Аудиторський слід у Microsoft Dynamics 365 Business Central
Аудиторський слід у Microsoft Dynamics 365 Business Central: Прозорість і контроль на кожному кроці
У сучасному бізнесі контроль, прозорість та відповідальність є основою ефективного управління. ERP-система має не лише автоматизувати процеси, а й фіксувати, хто, коли і які зміни вносив у дані. Саме для цього у Microsoft Dynamics 365 Business Central реалізована функція аудиторського сліду (Audit Trail).
Що таке аудит-слід у Business Central?
Аудиторський слід — це система автоматичного журналювання дій користувачів у системі, яка дозволяє відстежувати зміни в довідниках, документах, записах транзакцій та налаштуваннях. Завдяки цій функції ви завжди можете:
* побачити хто вніс зміни в запис;
* дізнатися який саме користувач і коли змінив поле;
* відновити історію змін значень поля (наприклад, зміну ціни, адреси, дати);
* перевірити ланцюг дій у контексті фінансових чи операційних подій.
Які типи змін фіксуються?
Business Central може реєструвати:
* створення, зміну та видалення записів;
* зміну конкретних полів у документах і картках;
* зміну користувачем налаштувань або довідкових даних;
* створення та проведення транзакцій (накладні, рахунки, замовлення);
* зміну даних у журналах (наприклад, GL Entries, Item Ledger Entries).
Це дає змогу бізнесу гарантувати достовірність даних, відповідність внутрішнім політикам та регуляторним вимогам, зокрема щодо фінансової звітності.
Як це реалізовано технічно?
У Business Central є функція "Change Log" (Журнал змін) — стандартний інструмент, який можна активувати для будь-якої таблиці або навіть конкретних полів. Адміністратор системи може:
* обрати, які таблиці варто контролювати;
* вказати, чи слід фіксувати створення, зміну або видалення;
* задати детальні параметри збереження історії.
Всі зміни потрапляють у журнал змін, який доступний для перегляду адміністратору або аудитору.
Переваги аудиторського сліду
1. Підвищення безпеки. Журнал змін унеможливлює несанкціоноване або непомітне втручання в дані. Кожна дія фіксується з ім’ям користувача, датою та часом.
2. Проста відповідність аудиту . У випадку перевірок (внутрішній чи зовнішній аудит), ви завжди маєте прозору картину змін по ключових документах і даних.
3. Зменшення помилок та зловживань. Працівники знають, що їхні дії відображаються в системі — це стимулює дисципліну та обачність при роботі з даними.
4. Відповідність стандартам. Функція особливо важлива для компаній, які працюють відповідно до міжнародних стандартів фінансової звітності (IFRS) чи мають SOX/SOX-like compliance вимоги.
Для кого це особливо актуально?
* Фінансові директори: для контролю за змінами в бухгалтерських та податкових даних.
* Аудитори: для прозорої перевірки операцій без потреби в сторонньому програмному забезпеченні.
* Керівники відділів: для розслідування інцидентів чи оптимізації процесів.
* IT-адміністратори: для управління доступами та моніторингу активності.
Функція аудиторського сліду в Dynamics 365 Business Central — це не просто журнал. Це інструмент довіри, контролю та прозорості, який дозволяє будувати зрілі бізнес-процеси, уникати критичних помилок і бути готовими до будь-яких перевірок.