Чи потрібна вам кастомізація ERP-системи?

Кастомізація ERP-системи: потрібна чи ні?

Що таке кастомізація в ERP-системі? Це зміна вбудованих функцій і можливостей програмного забезпечення або створення нових властивостей. В цьому сенсі щодо ERP-систем є дві досить розповсюджені теорії.

Одна каже про те, що краще не робити кастомізації – це додаткові витрати, це можливо повторення неідеальних вимог певних користувачів, і надалі ці додаткові новостворені функції потрібно підтримувати, переносити з однієї версії ERP-системи до іншої. Одним словом, ліпше підлаштувати свої вимоги під стандартні можливості системи – це буде дешевше і правильніше, бо систему створювали професіонали і вона містить найкращі практики.

Інша теорія говорить про те, що найкраща ERP-система має бути конструктором з потужними можливостями створення будь-якого нового функціоналу. Мовляв, краще самої компанії ніхто не знає як мають бути побудовані її бізнес-процеси, тому треба надати їй максимальні можливості по кастомізації.

Стандартний функціонал чи індивідуальна розробка

Звісно, кожна теорія має свою логіку. Але подивімося як ця тема виглядає у реальному житті та зачепимо практичну складову.

Реальне життя доводить, що навіть у компаній з відносно простими вимогами й нескладними процесами знаходяться індивідуальні риси, які можуть вимагати кастомізації ERP-системи. Це може бути специфічна друкована форма чи звіт, або інтеграція з іншими системами чи сервісами, якими користується компанія.

Справедливо також і твердження, що компанії, які націлені на створення конкурентної переваги, мають власне бачення побудови того або іншого бізнес-процесу у своїй компанії, і це також потребує можливостей мати змогу кастомізувати стандартні сценарії налаштувань ERP-системи.

З іншого боку, занадто прості системи з невеликим переліком можливих налаштувань, вимагають фактично побудови певного переліку елементів бізнес-процесів «з нуля», що виглядає як інвестиції в розробку того, що напевно модна було б отримати просто за ліцензійну плату.

Отже, точно можна погодитися з деякими аспектами від кожної з наведених вище вимог.

Чудово, якщо в ERP-системі є багато базових сценаріїв реалізації бізнес-процесів, які потребують тільки налаштування.

Водночас класно, коли система має такий інструментарій кастомізацій, який дозволяє досить просто створити нові функції та елементи. І ці нові розробки можуть бути легко перенесені на нові версії базової платформи.

Гарним прикладом збалансованої ERP-системи є Microsoft Dynamics 365 Business Сentral. В базовій платформі є набір всіх потрібних модулів для побудови ключових процесів компанії – фінансовий облік і звітність, фінансова консолідація для групи компаній, ланцюжок постачань (закупівля, склад, продажі), виробництво, облік і білінг по проєктах, функції казначейства і бюджетування.

Налаштувань безліч – наприклад:

• можна використовувати складне ціноутворення і знижки, або проставляти прайси вручну;
  
• можна налаштувати планування запасів і створення замовлень автоматично на основі певних параметрів, або закуповувати вручну;
  
• можна вести звичний склад, а можна додати налаштування для адресного зберігання в комірках;
  
• можна погоджувати витрати в ланцюжку певних менеджерів, а можна цього не робити, і таке інше.
  

Разом із тим, архітектура системи дозволяє створювати додатки всередині системи (Extensions), які можуть містити код, що кастомізує систему. Достатньо під’єднати середовище до Microsoft Visual Studio Code, в якому містяться бібліотеки мови програмування Business Central.

Крім цього, можна подивитися на додатки, які створені сертифікованими партнерами Microsoft і опубліковані самим Microsoft порталі AppSource, своєрідному онлайн-магазині. За певну вартість підписки ці додатки можна легко встановити на своєму середовищі та отримати нову функціональність. Це може бути простіше і швидше, ніж створювати власну. Наприклад, складна функціональність для логістичних компаній та 3PL-операторів, або специфічне виробництво меблів, або додатки, що допомагають розпізнавати вхідні документи від постачальників тощо. На AppSource, станом на сьогодні, більше ніж 4000 додатків.

Microsoft Power Platform

Іншим шляхом «лагідної» кастомізації може стати використання low code/no code платформи Microsoft Power Platform та всього стека застосунків Microsoft 365. Наведемо приклад.

У одного нашого замовника стояла задача не тільки адаптувати Business Central під галузеву специфіку та підхід до обліку, а ще й автоматизувати певні бізнес-процеси, щоб вивільнити персонал та оптимізувати використання ліцензій ERP-системи. Так, наприклад, було реалізовано задачу для кадрової служби в компанії. Ідея була в тому, щоб надати всім співробітникам компанії можливість погоджувати відпустку та надавати зворотний зв’язок в один клік. Весь кадровий облік ведеться в Business Central. Співробітнику не потрібно мати туди доступ. Достатньо заповнити форму на відпустку у Microsoft Forms. Затверджувачу в Microsoft Outlook приходить автоматично згенерований лист із запитом відпустки від співробітника. Після її погодження кадровою службою, в Business Central автоматично створюється наказ про відпустку, а співробітник отримує листа зі сповіщенням щодо погодження чи не погодження йому відпустки. Основні налаштування цього процесу відбувалися за допомогою low code у додатку Microsoft Power Automate.

Наприкінці, хочемо зауважити, що, у будь-якому випадку, до кастомізації потрібно підходити відповідально. Іноді, створення додаткової функціональності є очевидною, але завжди варто отримати професійну пораду від досвідчених архітекторів ERP-системи.

Трапляються випадки, коли недосвідчені аналітики можуть порекомендувати створення «нового велосипеда», якщо не досконало орієнтуються у розмаїтті стандартних функцій. Схожою проблемою може бути випадок, коли команда, що впроваджує нову ERP-систему погоджується робити кастомізації там, де варто показати та пояснити як можна побудувати процес в рамках стандартних можливостей, таким чином уникнувши витрат на розробку.