Друга зима під обстрілами: як логістичним компаніям підготуватися до можливих блекаутів

Восени та взимку минулого року український бізнес вимушено познайомився із блекаутами. Армія окупанта масовано обстрілювала критичні об’єкти, внаслідок чого багато міст країни опинилися у темряві. Аварійні та віялові графіки відключень світла, перебої зі зв’язком та інтернетом – все це стало перепоною для нормального функціонування багатьох компаній та підприємців, які вперше зіткнулися з подібною проблемою. Яка ж ситуація зараз? Андрій Курський, СЕО Всеукраїнського сервісу доставки Zakaz.ua розповів, чи підготувалися вони до нового потенційно важкого сезону холодів і можливих відключень електроенергії.

Наближається нелегкий період року — можливе поновлення масових ракетних обстрілів критичної інфраструктури по всій Україні, які можуть спричинити відключення електроенергії. Так, за даними Yasno, минулої зими українці провели «у темряві» у середньому 35 днів. Зрозуміло, що відсутність світла впливає на низку факторів: від індивідуального самопочуття до ведення бізнесу. Тому наразі ледь не головне завдання підприємців — підготуватися до російських атак, не дати робочому процесу стати на паузу й продовжувати працювати.

З якими проблемами довелося зіштовхнутися минулого року

Торік відключення світла паралізувало роботу багатьох підприємств та бізнесів. Коли Україна зіткнулася з блекаутами й було запроваджено планові віялові відключення, в цей непростий період показники усіх ритейлерів та представників e-сommerce значно просіли як за трафіком, так і за доходом. Наприклад, Zakaz.ua довелося взагалі на деяких локація запроваджувати квоти на кількість прийнятих замовлень через неможливість їх зібрати й вчасно доставити Клієнту, адже тимчасово в певний період темпи опрацювання та збирання замовлень значно знизилися через труднощі, пов'язані з відсутністю електрики.

Серед головних проблем, що ускладнювали роботу Zakaz.ua чи взагалі тимчасово стопорили робочий процес, були наступні фактори:

• Часті повітряні тривоги, які тривали годинами. У такі моменти робота збиральників у магазинах призупинялася, адже співробітники мали подбати про безпеку через загрозу обстрілів та перейти в укриття.
• Неготовність локацій. На той час, особливо восени на початку виникнення проблем зі світлом, чимала кількість локацій ритейлерів не були належним чином облаштовані альтернативними джерелами живлення та засобами зв’язку. Відсутність світла у торговельному залі становила ще півбіди, адже наші збиральники навчилися працювати з ліхтариками та добре орієнтуються, де знаходиться потрібний відділ та товар. Однак відсутність інтернету та неможливість роботи касового апарату могли буквально паралізувати роботу на локації.
• Відсутність зв’язку. Окрім проблем з інтернетом, довелося зіштовхнутися з проблемами мобільного зв’язку. Доволі часто, коли зникало світло в певному районі, вишки мобільних операторів починали погано ловити сигнал й скористатися телефоном також ставало проблематично. Адже під час комплектації замовлень збиральники іноді мають зв’язуватися з Клієнтом по телефону, щоб погодити замінити товарів у кошику. Варто зазначити, що відсутність мобільного зв’язку стосувалася обох сторін: як у збиральника, так і у самого Клієнта. Таким чином, це створювало ще й проблему для наших операторів контакт-центру, які обдзвонювали Клієнтів під час форс-мажорних ситуацій, щоб попередити їх про зміну часу доставки, погодити новий слот або дату, або взагалі скасувати замовлення, якщо ситуація не дозволяла його зібрати.
• Додаткові витрати. Щоб забезпечити можливість автономно працювати, довелося позапланово збільшити бюджет витрат компанії, які пішли на закупку старлінків, генераторів, палива та іншого обладнання, яке, до слова, через збільшений попит вартувало чималих коштів.

Тоді, зненацька зіткнувшись з проблемою відсутності електрики, ми, як і переважна більшість українських підприємців, не були готові до неї. Проте не опустили руки. З генераторами, павербанками, ліхтарями чи при свічках, але намагалися продовжувати працювати, наскільки це було можливо. Нашій команді доводилося на ходу вчитися функціонувати в умовах хронічної нестачі електрики, налагоджувати процес, проявляти кмітливість та підлаштовуватися під нові виклики. 

Зима близько: як працюватиме Zakaz.ua під час блекауту 

Щоб цьогоріч росіяни та блекаут не застали український бізнес зненацька, ділимося власним досвідом, який допоможе логістичним компаніям та сервісам доставки у підготовці до «темних часів». Навчені досвідом попереднього року, ми проаналізували всі тогорічні проблеми, слабкі місця, врахували всі нюанси та підготувалися до можливого нового сезону без електроенергії. Крім того, наші партнери-ритейлери також максимально облаштували свої магазини необхідним спорядженням для забезпечення безперебійного режиму роботи: хтось обладнав супермаркети резервними джерелами живлення, хтось закупив стаціонарні дизель-генератори, пересувні генератори, зарядні станції, забезпечили роботу магазинів фурами-рефрижераторами, щоб продукти не псувалися і т.д.

Зі свого боку ми спланували чіткий план дій та прописали інструкції для наших співробітників щодо роботи на кожній локації ритейлера на випадок відсутності електроенергії. Наприклад, у великих містах України та у Києві в нас запланована схема переміщення замовлень та співробітників на сусідні локації. Тобто, якщо, умовно, в магазині Auchan на Почайній буде відсутнє світло, замовлення, які б мали бути укомплектовані на цій локації, пакуватимуться в іншому найближчому супермаркеті ритейлера, де проблем зі світлом та зв’язком немає. Крім того, ми масово забезпечили локації та співробітників необхідним обладнанням, збільшили кількість матеріально-технічної бази: генераторів, старлінків, телефонів, станцій для підсилювання мобільного зв’язку, павербанків, світлодіодних ламп, автономних ліхтариків тощо.

Щоб повітряні тривоги не впливали на кількість зібраних замовлень, для співробітників була погоджена доплата у випадку перепрацювання за збір всіх замовлень, які будуть пакуватися після закінчення зміни співробітника. Зокрема, ми подбали й про наших працівників. На випадок, якщо співробітникам через повітряну тривогу доведеться якийсь час просидіти в укритті під час робочого дня, були виділені кошти на забезпечення локацій термосами, обігрівачами тощо. Також передбачена певна сума відшкодування коштів на зігріваючи гарячі напої у тих ситуаціях, коли ритейлери автобусами під час тривоги вивозять усіх співробітників (і своїх, і Zakaz.ua) з локації до найближчого громадського укриття, якщо у приміщенні магазину такого немає і колегам доведеться купувати напої деінде.

Також відмічу, що співробітники офісу Zakaz.ua під час блекауту взагалі зможуть працювати безперебійно й без жодних ускладнень. Адже в нашому офісі на постійній основі забезпечена наявність електроенергії, тепла, інтернету та мобільного зв'язку, що є невід'ємною та обов’язковою умовою для забезпечення функціонування бізнесу зі сфери e-commerce.

Отже, цього року ми відважно готові долати труднощі та зробили чимало кроків для забезпечення безперебійної роботи у форс-мажорних випадках через відключення електроенергії. Ми максимально налаштувати наші внутрішні мобільні застосунки на роботу в режимі автономності, збиральники з ліхтариками продовжать укомплектовувати замовлення та збирати необхідні товари в залі супермаркету, а кур’єри Zakaz.ua стандартно їх доставлятимуть Клієнтам у зазначений час. За замовчуванням, у випадку якщо ліфт у багатоповерхівці не працюватиме, гарантовано пакунки до дверей будуть доставлені кур’єром в межах 5-ти поверхів. Якщо поверх знаходиться вище 5-го, тут вже будемо дивитись по ситуації, вазі замовлення та фізичним можливостям кожного кур'єра, чи зможе він здійснити доставку до дверей Клієнта на зазначений поверх. Зі свого боку, коштом компанії для кур'єрів передбачена доплата за підйом на поверх без світла. 

Підготовка важлива: кілька порад наостанок 

Цьогоріч, під час теплого сезону до настання холодів бізнес мав достатньо часу на підготовку до роботи в умовах можливих блекаутів, адже вже відчув на собі наслідки відсутності електроенергії та знав, з чим доведеться зіткнутися. Якщо ж ви ще й досі не вжили заходів задля налаштування автономності, радимо вам зробити наступні обов’язкові кроки:

• Проаналізуйте та врахуйте всі проблеми, з якими ви зіткнулися минулого року. Розробіть чіткий алгоритм дій, складіть список та придбайте необхідне технічне обладнання, пропишіть інструкції для співробітників, як діяти за певних форс-мажорних обставин під час відключення електрики.
• Зробіть офіс автономним. Забезпечте ваш офіс та важливі робочі локації компанії джерелами електроенергії: можна закупити на баланс компанії від великих генераторів-трансформаторів до зарядних станцій й павербанків під різні девайси. Тут все залежить від розміру вашого бізнесу й завдань, які перед ним стоять.
• Налаштуйте систему зв’язку між співробітниками та Клієнтами: забезпечте наявність та доступ до безперебійного інтернету для ваших працівників під час віялових відключень або блекаутів.
• За потреби, рекомендуємо покращити мобільний зв'язок. За допомогою спеціальних пристроїв, таких як репітер, є можливість суттєво поліпшити сигнал мобільного зв'язку навіть під час тривалих відключень світла.
• Якщо це необхідно, обговоріть та погодьте зі співробітниками альтернативний графік та додаткову систему мотивації, якщо доведеться перепрацьовувати в неробочий час під час блекауту.

Зазначу, що підготовка важлива не лише для бізнесу, а й для українського населення. З відкритих джерел відомо, що більшість українців вже готові цієї зими до можливих відключень електроенергії. Про це свідчать результати опитування групи "Рейтинг" на замовлення Міжнародного республіканського інституту. Так, 82% респондентів сказали, що підготувалися до «темних часів», запаслися всім необхідним та залишатимуться у себе вдома в разі погіршення ситуації з постачанням електроенергії або її відсутності упродовж 5 днів. 1% — поїде за кордон. Це зайвий раз доводить, що наш народ сміливий та незламний! Ми вистояли минулу зиму й обов’язково переживемо цю! Все буде Україна!