Kanban — планування, що можна використовувати в побуті

Вітаю! Мене звати Валерій Борзов. Я займаю посаду Delivery Manager в CodeIT. І я хочу розповісти про метод управління робочим процесом, який застосовується в різних сферах діяльності.

Kanban — надзвичайно популярний інструмент планування та керування завданнями, який забезпечує візуалізацію. З Kanban знайомі навіть айтівці рівня trainee, які працюють з Jira або Trello. Проте, дошки Kanban можуть бути корисними не тільки для айтівців та бізнесменів.

Зазвичай, проста дошка Kanban має три колонки.

To do (Зробити) → In progress (У роботі) → Done (Зроблено)

Кожна колонка містить стікери із завданнями, які потрібно виконати. Стікери можуть переноситись з однієї колонки до іншої коли їх статус змінюється.

В даній статті я розповім про те, як Kanban метод дозволяє моїй сім'ї ефективно керувати домашніми завданнями та отримувати від цього задоволення. Також я приведу приклади з реального життя, щоб краще розуміти, як Kanban допомагає з плануванням у побуті.

Більш детально про Kanban

Kanban - це метод управління робочим процесом, який може бути використаний у будь-якій галузі діяльності.

Він заснований на візуалізації робочого потоку та обмеження кількості незавершених завдань для покращення ефективності та продуктивності. Простими словами, Kanban допомагає організувати та оптимізувати роботу, зробити її більш структурованою та прозорою, а також підвищити якість виконання завдань.

Kanban як інструмент для планування у побуті

Я використовую Kanban навіть для організації моїх побутових та сімейних завдань.

Хто б міг подумати, що мої діти, замість того, щоб грати в Minecraft, будуть перетягувати стікери моєю кухонною дошкою і радіти, коли вони переміщуються з колонки "в процесі" в колонку "зроблено"! Це завдяки Kanban, який допомагає мені тримати моє життя в стані відносної організованості.

Проблема з Kanban плануванням

Попри те, що дошки Kanban допомагають планувати та керувати щоденними завданнями, вони можуть бути швидко перенасичені стікерами.

Проста модель (To do → In progress → Done) дуже добре підходить для планування невеликої кількості задач. Коли у вашому списку багато задач різного типу, які мають бути виконанні до певного часу, моделі стають набагато складнішими.

Крім того, будь-які команди Kanban можуть зіткнутися з наступними питаннями.

• Яке завдання брати наступним?
• Скільки часу потрібно витратити на виконання завдання?
• Які задачі можна відкласти?
• Як правильно створювати нові здачі?
• Чи потрібно створити додаткові дошки?
• Як відстежувати продуктивність у виконанні задач?

Маючи дуже складну Kanban дошку, яка переповнена задачами дуже легко отримати неефективну систему. Саме тому, Kanban метод рекомендує застосовувати практики, які допомагають покращувати ефективність планування.

Як правильно використовувати Kanban дошки у побуті — шість практик

Для того, щоб зберегти зрозумілість використання складних моделей, в Kanban є 6 практик:

• Візуалізація
• Обмеження обсягу завдань “У роботі”
• Управління потоком
• Прозорі правила роботи
• Зворотний зв'язок
• Розвиток через експерименти

Кожна із них важлива і гармонійно доповнює інші. Те, наскільки добре ви застосовуєте кожну практику, визначає ступінь довершеності вашої Kanban системи.

Розгляньмо кожну з практик більш детально, використовуючи приклади з розв'язання реальних побутових проблем.

1. Візуалізація

Зазвичай люди кажуть, що у них на проекті використовується Kanban, якщо в Jira є дошка з колонками. Kanban-дошка — відмінний спосіб візуалізації процесу, проте це лише 1 з 6 практик Kanban.

Візуалізація допомагає швидко оцінити задачі на дошці та зрозуміти які більш важливі за інші, які в роботі вже давно, а які були розпочаті нещодавно, і так далі.

Приклад з реального життя

У нашій сім'ї ми використовуємо пробкову дошку для відображення статусу тих чи інших завдань. Стікери різних кольорів, маркери, кнопки — для візуалізації. Потрібно придбати нові штори? Окей, просто візьми стікер, напиши "придбати нові штори в спальню" і прикріпи в колонку "To Do".

2. Обмеження обсягу завдань “У роботі”

Дуже важливо обмежувати кількість завдань в роботі для кожного члена родини. Чому? Якщо ліміту не буде, то через тиждень виявиться весь список задач в стані “In progress”, включаючи десятки дорогих покупок, які неможливо виконати за раз.

Приклад з реального життя

За яке завдання мені братися? Аналізувати ринок пральних машин, відремонтувати машину, купити нові бігові кросівки, підібрати курси німецької для дітей? Виходить, що я перевантажений — надто багато одночасних завдань. Я або постійно між ними перемикаюсь, так і не доробивши жодної до кінця, або зайнятий однією і просто ігнорую інші.

Для застосування обмеження у кількості завдань, які можна брати в роботу, використовують work in progress (WIP) ліміт. Він допомагає зрозуміти коли брати наступне завдання у роботу. Нова задача може бути взята і поміщена у слот “In progress” тільки тоді, коли є вільне місце для неї.

Приклад з реального життя

У роботі 2 завдання із максимальних 2? Окей, нову не беру. Закінчив одну (нарешті я купив нові кросівки для бігу — здається, це вже 10 пара) — автоматично взяв наступне завдання з колонки зліва. Так працює механізм Pull (на відміну від Push, де менеджер асайнить на вас таски, особливо вас не питаючи — знайомо?)

3. Управління потоком

Пріоритизація це дуже важливий компонент ефективного управління задачами. За допомогою певних позначок можна виділити задачі які необхідно взяти в роботу в першу чергу, а які можна відкласти.

Для пріоритезації завдань у Kanban використовують поняття class of service (CoS) — ми також використовуємо його.

Найпоширеніші класи завдань:

• Expedite — супер термінові завдання
• Fixed date — завдання потрібно зробити до конкретної дати
• Standard — звичайне завдання
• Intangible — завдання з найнижчим пріоритетом

Приклад з реального життя

У той момент, коли стікер з'являється на дошці в розділі “To do”, він набуває свого CoS — ми задаєм його кольором стікера.

🟥 Червоний стікер (Expedite) — супер термінові завдання

Відремонтувати бойлер: Зробити це потрібно сьогодні, максимум завтра, оскільки альтернативного постачання теплої води немає.

🟦 Синій стікер (Fixed date) — завдання потрібно зробити до конкретної дати

Вибрати ресторан для святкування дня весілля: У нас річниця у листопаді, тому немає сенсу обирати ресторан у серпні. А у грудні це завдання буде не актуальне.

🟩 Зелений стікер (Standard) — звичайне завдання

Купити гарнітуру для роботи: Поточна гарнітура працює добре, але хочу підібрати із шумодавом. Не горить, але покупка значно покращить мій комфорт під час робочих дзвінків.

🟨 Жовтий стікер (Intangible) — завдання з найнижчим пріоритетом

Замінити екран на телефоні: Це мій другий телефон, котрий я використовую як backup у подорожах. Екран там розбитий, але можна користуватися. Заміна коштує дорого, і якщо будуть вiльнi гроші — ок, я заміню екран.

Не можете зрозуміти який CoS привласнити задачі? Подумайте про вартість затримки (Cost of Delay). Наше завдання — мінімізувати вартість затримки.

Приклад з реального життя

Якою є динаміка вартості затримки вибору ресторану для відзначення річниці, яка відбувається 20 листопада? За тиждень до 20 листопада — нульова. Але якщо ресторан не обраний до 20 листопада, столик не заброньований, то ціна затримки пробиває дах.

4. Прозорі правила роботи

Усі домовленості мають бути чітко сформульовані та зафіксовані. Колір стікера для кожного CoS, назви колонок, WIP ліміти, будь-які інші домовленості. Все має бути доступним та актуальним для всіх хто залучений до планування.

Приклад з реального життя

У нас є таке правило: завдання у “In progress” щодня відзначається точкою на ній, щоб розуміти, як багато часу вона була у роботі.

Також, у нас на дошці є спеціальне місце для стікерів із правилами.

5. Зворотний зв'язок

Зворотній зв'язок допомагає зрозуміти, що у моделі працює погано для того, щоб виправити це.

Крапки на стікерах — гарний приклад циклу зворотного зв'язку. З їхньою допомогою ми можемо зрозуміти як довго виконувалося те чи інше завдання. А ще, можна співвіднести це з CoS і мати більш докладну статистику, і взагалі будувати графіки типу Cumulative Flow Diagram. Хоча ні, давайте не ускладнювати і залишимо це для робочих проектів в IT.

Приклад з реального життя

Ми маємо регулярні ретроспективи в сімейному колі. Як часто, у якому форматі? Це все є у наших policy, звичайно. 2 рази на місяць ми готуємо піцу або інші ласощі, а потім переглядаємо все, що зробили за минулий період. Обговорюємо, що можна покращити, аналізуємо причини затримок завдань. І, звичайно, хвалимо один одного за досягнення.

6. Розвиток через експерименти

Експерименти — один з найкращих способів знайти нові шляхи покращення існуючих систем.

Додати нову колонку "On hold"? Додати "Expedite lane" для супер термінових завдань? Почати рахувати час простою завдання в колонці “To do”? Та все, що завгодно. Експериментуємо та не забуваємо про зворотній зв'язок, щоб оцінити нововведення.

Як організувати Kanban планування у побуті — приклади дошок

Плануєте спробувати Kanban планування в своїй сім'ї? Оберіть один з найбільш популярних та зручних варіантів.

Дошка з наліпками

Для цього потрібно придбати дошку, стікери різного кольору, та маркери. За допомогою маркеру можна швидко малювати колонки, в залежності від вашої системи планування. Різнокольорові стікери допоможуть ефективно пріорітизувати задачі.

Коркова дошка з кнопками

Коркова дошка це альтернатива звичайній магнітній дошці. Серед переваг коркових дошки — низька ціна та естетичний вигляд, який чудово підійде до будь-якого інтер'єру. Для пріоритизації, можна використовувати кнопки-гвоздики різного кольору.

Kanban додаток

Звісно, у 21 сторіччі, є цифрові альтернативи для організації Kanban планування в побуті. Trello — один з найкращих інструментів, який дозволяє створювати дошки та перетягувати стікери на комп'ютері або смартфоні. Функціоналу безкоштовної версії Trello більш ніж достатньо для організації ефективного процесу планування у побуті.

Висновок

Що ж ми отримуємо у результаті? Краще планування завдань та витрат. Залучення всієї сім'ї — діти вчаться розуміти, що таке відповідальність, вони бачать свій внесок. Зниження стресу — в голові нічого немає, все на дошці. Поліпшення комунікації та атмосфери в сім'ї.

А ще так приємно рухати стікери по дошці — чистий кайф! Спробуйте.