Підготовка заявки

Цей матеріал створено в межах безкоштовного онлайн-курсу «Європейські гранти для культурних та креативних проєктів» від рамкової програми Європейського Союзу «Креативна Європа» та освітньої платформи Креативна Практика.

Подача заявки на грант «Креативної Європи» — непроста процедура. Один лише опис проєкту складається приблизно з 30 сторінок, а ще потрібно зібрати всі документи, все узгодити з партнерами, обговорити з ними бюджет (адже там описано, яку частину гранту отримає кожна організація і які візьме на себе витрати). До того ж всі документи до заявки необхідно готувати англійською мовою.

Якщо ви подаєте заявку вперше, ми рекомендуємо виділити на це мінімум місяць.

В цьому матеріалі ми докладно розглянемо цей процес.

Алгоритм подачі заявки

Процес подачі заявки складається з трьох етапів:

1. Спочатку треба створити профіль на сайті Європейської комісії. Після цього ви отримаєте особистий кабінет, через який зможете подати заявку. Через цей же особистий кабінет ви спілкуватиметесь з менеджером від Єврокомісії й отримуватимете повідомлення про статус заявки.
2. Далі, слід заповнити форму на сайті та прикріпити всі необхідні документи (про це ми поговоримо згодом). Це не обов'язково робити в один прийом: ви можете заповнювати форму частинами і завантажити спочатку тільки ті документи, які у вас є, а інші додати пізніше. Весь цей час заявка буде зберігатися у вашому особистому кабінеті як чернетка. Коли все буде готово, натисніть кнопку Send — і лише після цього заявка відправиться на розгляд комісії.
3. Тепер вам залишається тільки дочекатися відповіді. Повідомлення прийде в особистий кабінет, а також продублюється на електронну пошту, яку ви вказали при реєстрації. Розгляд заявки зазвичай займає від 3 до 6 місяців, а іноді навіть довше. Не чекайте швидкої відповіді.

Найвідповідальніший етап — другий. На ньому вам потрібно скласти та погодити з партнерами цілий ряд документів, які є невід'ємною частиною заявки.

З чого складається заявка

Коли ми описуємо процес звернення за грантом, ми називаємо це одним словом — заявка. Але насправді заявка містить в собі кілька складових:

• Аплікаційна форма
• Детальний опис проєкту
• Декларація доброчесності від основного партнера та листи делегування від усіх інших
• Бюджет проєкту
• Резюме фахівців
• Меморандум про співпрацю

Аплікаційну форму ви знайдете в особистому кабінеті на сайті Єврокомісії, а шаблони всіх інших документів можна завантажити в описі до конкурсу. Наприклад, ось список документів для конкурсу «Проєкти міжнародної співпраці» (посилання на кожен з них наведені в списку вище). Тільки майте на увазі, що шаблони для різних конкурсів можуть дещо відрізнятися, так що завантажуйте їх саме зі сторінки свого конкурсу. На цій же сторінці ви знайдете інструкцію щодо заповнення заявки. Прочитайте її уважно — там вказані моменти, на які треба звернути увагу, подаючи заявку саме на цей конкурс.

Розгляньмо ці документи ближче!

Аплікаційна форма

Аплікаційну форму вам потрібно буде заповнити в особистому кабінеті на сайті Єврокомісії. Зверніть увагу, що для кожного конкурсу форма своя, тому спочатку вам потрібно буде обрати конкурс, в якому ви хочете брати участь. Детальніше про це ми говорили у відеоуроці «Огляд інтерфейсу сайту Єврокомісії».

Детальний опис проєкту

Опис проєкту — це анкета, в якої ви маєте описати свій проєкт у деталях. ЇЇ розмір може змінюватись від конкурсу до конкурсу, але зазвичай він складає близько 30 сторінок. Намагайтеся відповідати на запитання заявки максимально конкретно та пишіть зрозумілою мовою. Зверніть увагу, що кожен розділ в описі має свої обмеження за обсягом.

В описі проєкту вам треба буде відповісти на такі питання:

• Як цей проєкт відповідає пріоритетам підпрограми?
• Як проєкт сприятиме залученню митців та культурних організацій, їх мобільності та підвищенню професійного рівня?
• Що є інноваційним у проєкті?
• Як цей проєкт сприятиме культурному розвитку Європи, а не тільки окремої країни?
• Наскільки проєкт доповнює інші культурні заходи, що організовуються в Європі?
• Який очікуваний коротко- та довгостроковий результат втілення проєкту?

Далі ви маєте розписати наповнення проєкту та заплановані заходи та бути готовим пояснити:

• Як запропоновані заходи відповідають цілям проєкту?
• Яких результатів ви очікуєте?
• Як ви плануєте оцінювати результати проєкту, якісно та кількісно?
• Яким є календарний план роботи?
• Чому бюджет є виправданим?

Також вам необхідно буде докладно описати та обґрунтувати вашу комунікаційну стратегію, цільові аудиторії, канали комунікації тощо. Про це ми докладно говорили в одному з попередніх модулів.

Ще один важливий розділ опису — це інформація про партнерів. Вам потрібно буде пояснити, чому саме ці організації беруть участь в проєкті, чому їхня експертиза в цьому проєкті цінна.

Декларація доброчесності та листи делегування

Декларацію доброчесності підписує представник головного партнера від імені всіх партнерів. У ній він зобов’язується поставитись до проєкту відповідально та використовувати грантові кошти виключно на реалізацію проєкту згідно з кошторисом.

У листах делегування всі партнери дають повноваження головному партнеру виступати від їхнього імені в рамках проєкту. Саме головний партнер буде підписувати договір з Єврокомісією, на його рахунок надійде грант, він має скласти фінальний звіт після завершення проєкту.

Бюджет проєкту

Зрозуміло, бюджет є невід'ємною частиною заявки, але на ньому ми зараз зупинятися не будемо, бо вже докладно розглянули його в одному з попередніх модулів.

Резюме фахівців

В описі заявки ви давали інформацію про партнерів на рівні організацій. Але ж працювати над проєктом будуть конкретні люди, і важливо, щоб вони були досить компетентні та мали необхідний досвід. Тому не забудьте додати до заяви резюме на всіх ключових фахівців. Якщо людина вже брала участь у подібних міжнародних проєктах, у неї є професійні досягнення або нагороди, обов'язково напишіть про це в резюме. Пам'ятайте, що ваше завдання — переконати експертів, які будуть розглядати заявку, що у вас є команда, яка впорається з проєктом.

Меморандум про співпрацю

Меморандум про співпрацю описує в загальних рисах умови, на яких видається грант, і зобов'язання, які беруть на себе партнери в рамках проєкту. Цей документ ми детально розбирали в статті «Меморандум про співпрацю», тому на ньому теж не будемо тут зупинятися.

Додаткові документи

Крім перерахованих вище, вас можуть попросити додати до заяви ще деякі документи.

Наприклад, якщо ви плануєте отримати грант понад 60 000 євро, вам потрібно надати бухгалтерський звіт про прибутки та збитки та баланс за останні два фінансові роки (це стосується лише головного партнера, тобто заявника). А якщо ви хочете отримати грант понад 750 000 євро, то ще й аудит за останній фінансовий рік.

Іноді фахівець, що відповідає за виділення коштів (його називають Project Officer) може попросити вас надати додаткові документи, які б підтвердили вашу фінансову спроможність втілити проєкт. В окремих випадках можуть запропонувати отримати грант, поділивши його на декілька платежів.