Розгляд прикладу бюджету

Цей матеріал створено в межах безкоштовного онлайн-курсу «Європейські гранти для культурних та креативних проєктів» від рамкової програми Європейського Союзу «Креативна Європа» та освітньої платформи Креативна Практика.

Щоб вам було легше скласти власний бюджет, ми підготували шаблон бюджету. Це документ у форматі Excel, який ви можете завантажити в описі вашого конкурсу.

Розберімося, як він влаштований і як з ним працювати.

Структура документа

У шаблоні бюджету вже задана структура та запрограмовані формули, які розраховують підсумкові значення та перевіряють введені дані на помилки. Вам потрібно тільки ввести дані в комірки, що підсвічені жовтим.

Коли ви відкриєте документ, ви побачите 5 вкладок:

READ ME — інструкція щодо заповнення,
1 Consolidated Summary Budget — консолідований зведений бюджет,
2 Expenditure per partner — витрати партнерів,
3 Expenditure per WPs — витрати за їхніми видами,
Countries — країни.

Вам потрібно заповнювати тільки пронумеровані вкладки. Вкладку READ ME обов'язково прочитайте перед початком роботи: в ній є пояснення, як працювати з документом. Вкладка Countries містить список країн, вона є технічною та редагувати її вам не потрібно.

У вкладці 1 Consolidated Summary Budget слід вказати джерела фінансування проєкту.

У вкладках 2 Expenditure per partner і 3 Expenditure per WPs потрібно розписати витрати. В обох цих вкладках витрати будуть одні й ті ж, тільки у вкладці 2 вони наводяться окремо для всіх партнерів (хто з партнерів скільки витратить), а у вкладці 3 — за напрямками роботи (на що будуть витрачені гроші).

Уточнимо, які дані треба вводити в кожну з вкладок.

1 Consolidated Summary Budget — консолідований зведений бюджет

Вкладка 1 Consolidated Summary Budget — це титульна сторінка бюджету. Тому почати треба з того, що вказати назву проєкту (Project Title).

Далі на цій вкладці мають бути показані витрати проєкту та джерела фінансування.

Витрати

Витрати вказані у блоці Expenditures. При цьому велика частина даних про витрати автоматично підставляється з інших вкладок, які ми заповнимо пізніше. Вам потрібно вказати тільки те, яка частина витрат припадає на треті країни (тобто ті, що не беруть участь в програмі «Креативна Європа»). Цю суму треба вписати в комірку Third country costs included in the total costs. Як ми вже зазначали у попередній статті, ці витрати не можуть перевищувати 30% бюджету.

Джерела фінансування

Джерела фінансування, або дохідну частину бюджету, потрібно розписати в блоці Revenue. У проєктів програми «Креативна Європа» є два основних джерела фінансування — це грант і кошти, що залучені партнерами.

Грант потрібно вписати в блок EU GRANT REQUESTED, причому відразу вказати, хто з партнерів яку частину гранту отримає. Частки гранту для кожного партнера потрібно вписати в комірки P1, P2, P3 і так далі, де P1 — це головний партнер.

Яку частину бюджету можна покрити грантом, описано в умовах конкурсу. Для різних конкурсів і проєктів ця частка різна, але зазвичай вона не перевищує 80%.

Частину, що залишилася (мінімум 20%) партнери повинні дофінансувати з власних або залучених коштів. Їх потрібно розкласти за чотирма статтями:

Внески від партнерів — Self-financing in own and raised funds.
Приватні пожертвування — Contributions from private sources.
Публічні внески — Contributions from public sources.
Дохід від проєкту — Income generated by the project.

У попередньому матеріалі «Структура бюджету» ми докладніше говорили про те, які витрати можна віднести до кожної з цих статей.

Отже, тепер ви розумієте, яку суму ви маєте. Тож подумаймо, як нею розпорядитися. І тут є два важливі аспекти:

Оскільки в проєкті беруть участь кілька партнерів, треба зрозуміти, як саме кожен з них бере участь у проєкті та на яку частину бюджету може розраховувати. Це ми опишемо у вкладці 2 Expenditure per partner.
Також потрібно подумати, скільки будуть коштувати різні напрямки роботи. Це треба буде записати у вкладці 3 Expenditure per WPs.

2 Expenditure per partner — витрати партнерів

У вкладці 2 Expenditure per partner за вертикаллю наводиться список партнерів, а за горизонталлю — статті витрат. Тут треба описати, за якими з витратних статей буде витрачати свою частину бюджету кожен з партнерів.

За вертикаллю для кожного з партнерів вам треба буде вказати назву організації (NAME ORGANIZATION) і країну (COUNTRY). Країну вибирайте зі списку, щоб випадково не помилитися в написанні. Пам'ятайте, що в першому рядку (P1) слід записати головного партнера.

Далі для кожного партнера потрібно вказати суми, які він витратить за кожною зі статей. Статей всього 5, деякі з них містять підстатті:

Costs directly linked to the implementation of the activities — витрати, що безпосередньо пов'язані з реалізацією проєкту.

Financial support to third parties = prizes and / or bursaries — фінансова підтримка третіх сторін, тобто призи та стипендії.
Other costs — інші витрати.

Communication, promotion and dissemination costs and costs of exploitations of results — витрати на комунікацію, рекламу, розповсюдження, а також витрати, пов'язані з використанням результатів проєкту.
Travel and subsistence costs — витрати на поїздки, проживання в поїздках і витрати на відрядження.
Personnel costs — витрати на персонал.

Salaries — зарплати.
External professional services — витрати на підрядників.
Fees, remuneration of artists, sciencific personnel and technicians — гонорари, винагорода митців, науковців і техніків.

Indirect costs — непрямі витрати.

Зверніть увагу, що перші чотири статті належать до прямих витрат, а остання, п'ята — це непрямі витрати. Непрямі витрати не можуть перевищувати 7% від загальних прямих витрат, а також 7% від прямих витрат кожного з партнерів.

З чого складається кожна з цих статей ми обговорювали в матеріалі «Структура бюджету».

Оскільки всі проєкти дуже різні, складно сформулювати загальні для всіх принципи розподілу витрат за статтями. В кінці цієї статті ми дамо посилання на приклад реального бюджету проєкту — можливо, це допоможе вам зорієнтуватися.

3 Expenditure per WPs — витрати за видами витрат

У вкладці 3 Expenditure per WPs за вертикаллю наводяться напрями роботи (Workprogrammes). Які саме напрями будуть у вашому проєкті, ви писали в робочому плані (Work Plan). Наприклад, WP1 — це управління проєктом.

За горизонталлю ви бачите тут ті ж 5 статей витрат, що і в попередній вкладці.

Таким чином, в цій вкладці потрібно розписати, які суми будуть виділені на кожен з напрямків роботи та за якими статтями вони розподіляться.

Зверніть увагу на два стовпчики праворуч, позначені «Sub-contracted?». У першому з них треба написати Yes або No — тобто, чи буде хоча б частина робіт за цим напрямком віддана на підряд. У другому стовпчику треба вказати приблизну вартість робіт з підряду.

Перевірка даних

Суми, які ви вписуєте в різні статті та розділи бюджету, мають сходитися одна з одною. Наприклад, витрати мають відповідати доходам, а витрати за однією статтею у вкладці 2 Expenditure per partner повинні бути такі ж, як витрати за цією статтею у вкладці 3 Expenditure per WPs. За всім цим складно слідкувати, і якщо дані внесені з помилкою, її буде непросто знайти.

Щоб полегшити вам роботу, ми запрограмували в документі деякі автоматичні перевірки. Якщо ви помилитеся, заповнюючи бюджет, внизу листа з'явиться повідомлення про помилку.

Майте на увазі, що далеко не всі помилки можна виявити автоматично. Наприклад, за правилами «Креативної Європи» ви не можете витрачати гроші з бюджету проєкту на оплату авторських прав — але автоматично це перевірити неможливо. Тому ми рекомендуємо ще раз ретельно перевірити документ перед відправкою, і бажано, щоб це зробила не та людина, яка його заповнювала.

Приклад заповненого бюджету

Щоб ви мали уявлення про те, як виглядає заповнений бюджет, ми покажемо бюджет одного з реальних проєктів, який брав участь у програмі «Креативна Європа». Звісно, усі конфіденційні та особисті дані в ньому приховані, бо цю інформацію ми розголошувати не маємо права. Приклад заповненого бюджету ви можете завантажити тут: https://bit.ly/2Hy5pOz.

Якщо навіть після цього у вас все ж залишаться запитання — не соромтеся звертатися за консультацією в українське бюро «Креативної Європи».

Що далі

У цій статті ми розглянули шаблон бюджету та поговорили про те, на що треба звернути увагу при його заповненні. Тут мова в основному йшла про бухгалтерську складову бюджету.

Однак, стосовно бюджету є ще один важливий момент. У програми «Креативна Європа» є досить суворі критерії щодо того, які витрати можна покривати з грантових коштів, а які не можна. Про це ми поговоримо в наступній статті.