Шаблони документів для звітування
Щойно ви отримаєте перший транш грантового фінансування, почнеться перший звітний період. Як правило, він триває місяць або квартал, в залежності від того, як ви самі сплануєте кошторис.
Наприкінці звітного періоду вам потрібно буде звітувати за цим періодом. Тобто:
- Підготувати серію звітів.
- Надати електронні документи, пов'язані з діяльністю стартапу в цей період.
- Надати обґрунтування вибору нових підрядників, з якими ви взаємодіяли впродовж цього періоду.
Щоб звітування проходило для вас швидко, просто і безболісно, ми підготували для вас серію рекомендацій та шаблонів документів. Сподіваємось, вони стануть вам в пригоді!
Зберігання електронної версії документів онлайн
Першою дуже корисною звичкою для вас буде зберігання всіх документів за проєктом в електронному форматі в хмарному сховищі. Згодом вам знадобиться надати доступ до цієї папки представникам Фонду, тож ліпше одразу попіклуватись про те, щоб в ній було легко орієнтуватись та знаходити потрібні документи.
Перш за все, варто розділити вміст на декілька підпапок, відповідно до кількості періодів. Наприклад, якщо ваш кошторис поділено на три звітні періоди, вам знадобляться такі підпапки:
- Період 1
- Період 2
- Період 3
В кожній з них варто одразу зробити окремі папки:
- Договори, додатки, акти
- Рахунки
- Обґрунтування
В кожній папці зручно мати підпапки за назвою підрядників, з якими ви підписуватимете угоди. Зауважте, що в цих папках слід зберігати саме підписані версії документів, а не просто електронні документи. Ліпше за все зберігати їх в форматі PDF.
В папці «Обґрунтування» ви маєте зберігати інформацію стосовно того, за якою процедурою обрали нових підрядників в цьому періоді.
Зверніть увагу, що якщо ви є ФОП, і з вашою командою ви взаємодієте, як з іншими ФОП, то по кожному з них потрібно буде навести окреме обґрунтування.
Обґрунтування вибору підрядників
Документ з обґрунтуванням підрядника ви подаєте в цілому в довільній формі. Але зауважте, що відповідно до пункту 5.4 Грантового договору:
Стартап повинен враховувати необхідність економії, ефективності та прозорості проведення процедур закупівель та здійснювати закупівлю товарів, робіт та послуг з використанням процедур конкурентних закупівель. Конкурентні закупівлі можуть здійснюватися через систему ProZorro, або ж шляхом запиту цінових пропозицій у не менш, як трьох суб’єктів господарювання. При виборі переможцем учасника, який запропонував не найбільш економічно вигідну ціну, Стартап повинен надати Фонду письмове обґрунтування такого вибору.
Звіти
На додачу до надання команді Фонду всіх документів, пов'язаних з діяльністю стартапу у звітному періоді, вам знадобиться здати 3 звіти:
- Описовий
- Фінансовий
- Запит на перерозподіл коштів (за потреби)
Всі вони подаються через вебпортал, але в цьому матеріалі ми надамо вам шаблони документів, щоб вам було легше заздалегідь підготуватись до звітування.
Описовий звіт
Після завершення звітного періоду, вам кожного разу потрібно буде готувати описовий звіт, що міститиме опис і динаміку за такими параметрами:
- Команда
- Ринок
- Продукт
- Стратегія
- Traction
- Інше
Фінансовий звіт
На додачу до описового звіту вам необхідно буде надати фінансовий звіт. В ньому потрібно буде надати інформацію за кожною транзакцією в цьому періоді, а також перелік робіт у прив'язці до договорів.
Тобто з одного боку треба описати всі договори та додатки, за якими велись роботи, та надати через інтерфейс порталу їхні електронні версії. А з іншого — описати кожну транзакцію за звітним періодом.
Для подачі фінансового звіту вам також знадобиться виписка з банківського рахунку, що завершується останнім днем звітного періоду.
Перерозподіл коштів
Часто трапляється, що після завершення звітного періоду, стартап використовує не всю суму коштів або ж використовує її не зовсім так, як планував. Всі ці зміни необхідно внести у звіт, що називається «Перерозподіл коштів», в якому слід оновити кошторис, а під ним ще надати обґрунтування внесених змін.