Що спільного між ковбасою та делегуванням?
Матеріали статті сформовано на основі тематичної зустрічі Ukrainian Digital Community: «Управлінські навушники» або як будувати та керувати процесами в агенції.
Спікер: Євген Кудрявченко — засновник Vintage Web Production. За 15 років пройшов шлях від аматорської веб-студії до продакшена світового рівня. На рахунку студії більш як 200 світових нагород.
Делегування — це інструмент звільнення часу, а не відповідальності
Делегування є стратегією, якою керівники передають певні завдання і повноваження своїм підлеглим або членам команди. Це може включати делегування виконання завдань, прийняття рішень, надання повноважень або контролю над певними процесами.
Однак, правильне делегування не обмежується лише передачею завдань і відповідальності. Воно також включає передачу знань, навичок, інформації та ресурсів, необхідних для успішного виконання завдань. Керівник несе відповідальність за результати, тому він повинен забезпечити, щоб членам команди були надані необхідні ресурси та підтримка для виконання делегованих завдань.
Правильне делегування може допомогти звільнити час керівника, оскільки він може переказати певні завдання своїм підлеглим, звільняючи тим самим час для виконання стратегічних або важливих завдань. Однак, воно також передбачає відповідальність за результати і може вимагати від керівника контролю та координації виконання делегованих завдань.
В загальному розумінні делегування може бути інструментом звільнення часу, але воно також є інструментом розподілу відповідальності та розвитку команди, допомагаючи підвищити продуктивність та ефективність організації.
Делегувати — це немов нарізати ковбасу та поклаcти її до рота іншому. Ковбаса — це обсяг задачі. А рот — досвід фахівця. Важливо, щоб вони підходили за розміром один одному»
Головні поради делегування від Євгена Кудрявченка
• Делегувати 100% неможливо, але 80% — цілком реально: головне просто почати це робити!
Рівень делегування може варіюватись залежно від контексту і ролі керівника. Зауважте, що делегування повинно йти в парі зі здатністю довіряти своїм підлеглим, надавати їм необхідну підтримку і ресурси, а також встановлювати систему зворотного зв'язку для відстеження прогресу та вирішення потенційних проблем.
• Делегування — інструмент звільнення часу, а зовсім не зняття відповідальності з себе
Делегування не повинно бути способом зняття відповідальності з себе як керівника. Відповідальність за результати все ще залишається на вас, незалежно від того, які завдання ви делегуєте своїм підлеглим.
Як керівник, ви все ще маєте бути відповідальним за прийняття стратегічних рішень, контроль за процесами та досягнення поставлених цілей. Делегування завдань полягає в передачі їх виконання, але ви залишаєтесь відповідальним за керування і спрямування команди, надання необхідної підтримки, вирішення проблем і забезпечення досягнення результатів.
• Варто розділяти великі задачі на менші, щоб навіть новий працівник міг їх успішно виконати
Розділення великих задач на менші підзадачі є ефективним підходом, особливо коли ви хочете залучити нового працівника до процесу. Цей підхід називається декомпозицією задач.
Декомпозиція дозволяє розбити складні завдання на більш прості компоненти, що їх легше розуміти, керувати та виконувати. Це також дає змогу розподілити роботу між різними членами команди, включаючи нових працівників, і дозволяє їм успішно виконувати свої завдання.
Ось декілька кроків, які можуть допомогти вам розділити велику задачу на менші підзадачі:
1. Аналізуйте велику задачу і визначте основні етапи або кроки, що потрібно зробити для її виконання.
2. Розбийте ці етапи на менші конкретні підзадачі, які можуть бути виконані окремими членами команди. Зробіть ці підзадачі настільки конкретними, що вони будуть зрозумілими і виконувані новим працівникам.
3. При необхідності розподіліть ці підзадачі між членами команди, враховуючи їх навички, досвід та доступні ресурси.
4. Надайте необхідні інструкції, пояснення та підтримку новим працівникам, щоб вони могли ефективно виконувати свої підзадачі.
5. Встановіть систему зворотного зв'язку, щоб забезпечити відстеження прогресу, розв'язання проблем та координацію між членами команди.
• Сталі процеси краще втілювати за алгоритмом, натомість творчі потребують лише загальної рамки
Сталі процеси та завдання, які мають повторювану природу та жорсткі вимоги до виконання, краще втілювати за алгоритмом. Алгоритм — це чіткий набір послідовних кроків, які необхідно виконати для досягнення певного результату. Використання алгоритмів допомагає забезпечити однорідність, якість та ефективність в процесі виконання завдань.
З іншого боку, творчі завдання характеризуються більшою ступенем невизначеності, свободи та потребують творчого мислення. Вони часто включають розв'язання проблем, генерацію ідей або створення нових концепцій. У цих ситуаціях важливо мати загальну рамку або орієнтир, але не так жорсткий алгоритм, який би обмежував творчий потенціал.
• Зробити так, щоб всі все зробили правильно — обов’язок керівника
Керівник має ключову роль у встановленні стандартів, наданні настанов і підтримці, щоб забезпечити, що завдання виконуються належним чином і згідно з очікуваннями.
Якщо хочете делегувати відповідальність, то лише комплексом, по-іншому ніяк.»