Тендери та правила роботи з пропозиціями в агенціях
Акаунт-менеджерки HOSHVA PR & DGTL Світлана Чижикова, Тетяна Сокол та Анна Кушнір поділилися власними кейсами та принципами підготовки до тендерів.
Зазвичай запити та тендери складаються з трьох глобальних блоків.
Не відкладаємо.
Розпочинаємо роботу над тендером відразу після його оголошення, щоб мати вдосталь часу для підготовки “ідеальної” пропозиції та не пропустити дедлайни. Ніколи не відкладаємо на потім.
Увага до деталей.
Варто спочатку звернути увагу на тендерну документацію. Уважно вивчити та дотримуватись вимог оформлення документів та технічних, які надаються з пропозицією. Важливо уникати помилок в документах та оформленні пропозиції, уважно слідкувати, щоб документи подавались у зазначеному клієнтом форматі, проаналізувати чи зможемо задовольнити всі вимоги.
Зазвичай частину документів можна підготувати завчасно, оскільки в більшості випадків клієнти вимагають одні й ті самі, або ж схожі документи.
Досвід та кейси.
Також необхідно надати портфоліо з аналогічних або схожих проєктів, щоб підтвердити свій досвід та експертизу. Вказати проєктну команду, яка буде системно працювати, опис основних підрядників і процесів.
Важливість аналізу фактажу для клієнта.
При підготовці тендерної пропозиції ми намагаємось повністю зануритись в задачу і в специфіку роботи клієнта. Тому на самому початку ми всією командою детально вивчаємо бриф та збираємо запитання, які необхідно уточнити. За потреби назначаємо Q&A sessions. Після цього починаємо досліджувати нішу, сам продукт чи послугу, аудиторію, тренди тощо. Аналізуємо попередні кампанії й практики конкурентів.
Цей етап важливий, адже показує наскільки команда попередньо вивчила бекграунд, орієнтується і “відчуває” особливості. Також на цій основі будуються креативні та комунікаційні рішення.
Зазвичай ми використовуємо інформацію, яку надає клієнт. Але якщо в процесі помічаємо розбіжності в даних, то звертаємось за роз’ясненням, ставимо питання.
Зворотний зв'язок.
Далі надсилаємо питання замовнику — намагаємося це зробити в перші дні після отримання тендеру, тому що замовник може не одразу відповісти й таким чином є ризик “витратити час” на очікування та скоротити свій час підготовки до тендеру.
Питання можна надіслати поштою або запропонувати зробити замовнику онлайн-зустріч. Останній варіант інколи є кращим та продуктивнішим, бо таким чином в ході розмови можуть виникнути й інші питання, відповіді, на які можна отримати не одразу. Відправляючи тендер, краще запропонувати замовнику особисту зустріч для захисту тендерної пропозиції. Це дасть змогу краще презентувати її й одразу відповісти на запитання, які виникли в процесі, а також збільшить шанси на перемогу.
Практичні рішення по задачі.
Рішення, які ми пропонуємо, можуть досить відрізнятись. Все залежить від задач, цілей і специфіки роботи клієнта. Але, попри різний інструментарій, є базові поінти:
- системний підхід;
- креативні out-of-the-box рішення;
- релевантність та унікальність звʼязків з партнерами, медіа, лідерами думок;
- зрозумілість пропозиції. Не завжди є можливість презентувати пропозицію, тому думка повинна бути чіткою і легко сприйматись;
- обов'язково пишемо предметні рішення. Разом із каналами, на яких комунікуємо, інструментами, таймінгами тощо.
Бюджет.
Клієнт часто звертає увагу на ціну при виборі агенції для реалізації задач, тому необхідно вміти аргументувати бюджет та пояснювати. Абсолютно нормально — аргументувати й доносити, що якісний результат не може коштувати копійки.
Вчасність.
Подати тендерну пропозицію до вказаного дедлайну. Краще це зробити заздалегідь, оскільки можуть виникнути труднощі із завантаженням пропозиції, важливо впевнитися та отримати підтвердження від клієнта про те, що він отримав пропозицію, тому це краще робити завчасно/за пару годин. У нинішніх реаліях може не бути світла/інтернету і таким чином є ризик не встигнути надіслати пропозицію до вказаного часу.
Тендер — це хороша можливість і, разом з тим, мотивація отримати бажаного клієнта, з яким давно мрієш попрацювати. Це не проста частина роботи, яка потребує багато часу та сил. Тендер прекрасно розкриває твої soft та hard skills.