Внутрішні івенти: рецепт залученості, продуктивності та здорового бізнесу
В QArea останні два роки ми активно тестуємо різноманітні формати та підходи до організації заходів, які б допомагали нам залишатися на зв’язку попри дистанцію.
Коли ми лише стояли на початку шляху, зіткнулися з низкою викликів: комунікація між відділами була не такою, як хотілося б, залученість членів команди залишала бажати кращого, співробітники потерпали від рутини і втоми, що приводило до вигорання.
Ми розуміли: необхідно щось змінити, аби відновити ентузіазм та позитивний настрій у колективі. Вирішили запровадити регулярні івенти, які хоч і не здатні повністю вирішити усі виклики, втім можуть допомогти підвищити залученість та згуртувати колектив.
Івенти стали не лише способом перепочинку від робочих завдань, а й можливістю зміцнити командний дух і створити сприятливу атмосферу, в якій кожен співробітник відчуває себе важливою ланкою команди. Як нам це вдалося – розповідаємо далі.
Виходимо з емоційних лабіринтів
З початком повномасштабного вторгнення перед QArea й TestFort постала величезна кількість викликів: як організувати безперервність бізнес-процесів, як убезпечити членів команди та, найголовніше – як не допустити відчуття втрати комунікації. Нам важливо було дати зрозуміти колегам, що життя триває, компанія продовжує працювати й у такий складний час внесок кожного в загальний результат – просто безцінний.
Зустрічі з психологом і юристом, лекції з української мови та історії України, тренінги з першої домедичної допомоги — ось неповний перелік подій, які ми провели за цей час. Ми прагнули психологічно розвантажити колектив, розвинувши його емоційну стійкість. Івенти стали тим рятівним колом, яке допомогло подолати кризу та повернути команду до нормального життя. Нижче розглянемо кожен з видів подій.
- Навчальні
До цієї категорії належать наші онлайн техмітапи. Ці івенти стали платформою для спільного обговорення технічних рішень, обміну досвідом та впровадження інновацій. Участь наших фахівців у техмітапі дає їм відчуття причетності до чогось важливого, адже всі виручені під час експертного заходу кошти, спрямовуються на підтримку наших захисників та наближення Перемоги.
Реєструючись на захід за допомогою бота, учасники роблять довільний внесок. Зібрані кошти ми передаємо для закриття поточних потреб військових.
Взявши участь у техмітапі, я як автоматизатор тестування зміг поглибити свої знання та обмінятися досвідом з колегами. Такі заходи допомагають відкрити нові підходи до автоматизації, знаходити ефективні інструменти та покращувати процес тестування. Вони надають цінну можливість спілкуватися з колегами-експертами в цій галузі та розвиватися в ній. В моєму переконанні, розвиток такого підходу дуже важливий для забезпечення якісного програмного продукту в майбутньому", - зауважує QA Automation Engineer Тарас Марєєв.
Техмітап для мене особисто став викликом, адже я змушена була бороти свої страхи та невпевненість. Разом з тим він дав мені зрозуміти, що я маю чим поділитися з людьми, мій досвід та поради можуть бути корисними іншим. І звісно, мене тішила думка, що це – мій внесок у підтримку ЗСУ та наближення Перемоги. Дякую за можливість бути долученою до такої доброї та корисної справи», - зазначає Recruiter в QArea Олеся Змисла.
- Розважальні
Наприкінці 2022 року на запит співробітників ми додали до календаря низку розважальних заходів, що дозволяють команді зняти напругу та налаштуватись на робочі процеси. Ми граємо в командні ігри (“CodeNames”, “GeoGuessr”, “Gartic Phone”, “Данетки”, “Де Правда?”), разом дивимося фільми, зустрічаємось офлайн у Pizza Day в офісах. І якщо раніше участь в активностях компанії деякими співробітниками сприймалася як марна трата часу, то тепер вони з нетерпінням чекають на анонси нових подій і щедро діляться фідбеком щодо минулих зустрічей.
Ця зміна сталася завдяки тому, що івенти стали більш різноманітними та спрямованими на інтереси широкого кола співробітників. Це зробило участь у них більш привабливою для кожного члена команди. Цьому сприяли також ефективна комунікація та залучення співробітників у процес планування івентів, аби їхні думки та побажання враховувалися при організації подій.
Особисто мені дуже подобаються ігрові івенти. Через невимушену атмосферу, яка створюється завдяки ним, виходить гарно комунікувати в колегами та класно проводити час. Дуже хотілося, щоб вони проходили частіше», - зазначає Quality Assurance Engineer в TestFort Нікіта Коваленко.
- Командні
Зробити традиційні “міти” команди більш ефективними вдалось шляхом чіткого планування та обговорення мети кожного заходу. Ми ретельно розробляємо порядок денний, визначаємо конкретні цілі та очікувані результати для кожної зустрічі.
Також робимо акцент на активну взаємодію й залучення учасників до обговорення. Це досягається завдяки створенню сприятливої атмосфери для вільного обміну думками, питаннями та ідеями.
Окрім того ми дбаємо про часову оптимізацію та структурованість зустрічей. Встановлення чіткого регламенту та його дотримання допомагає уникнути непотрібних витрат часу. Додатково, ми розробляємо деталізовані плани для кожного етапу зустрічі, що допомагає зосередитися на конкретних завданнях.
Наша компанія відкрита до зворотного зв'язку. Після кожної зустрічі ми проводимо оцінку, дізнаємося думки учасників та враховуємо їхні рекомендації, щоб наступного разу зробити краще.
Комбінація цих практик допомогла нам ефективно використовувати онлайн-зустрічі як інструмент для збереження контакту з колегами, вирішення поточних проблем та підвищення ефективності командної роботи.
Крокуємо у такт: як корпоративні івенти трансформують команду
Ви намагаєтеся заохотити людей долучитися до якоїсь активності, але наштовхуєтеся на байдужість та пасивність – певно, подібна ситуація знайома багатьом.
Причин може бути декілька: команда не розуміє значущість події або ж вона не відповідає потребам і очікуванням співробітників; для івенту обрано невдалий час чи місце, або ж люди перевантажені інформацією про подію. Результат - низька залученість.
По суті, залученість – це емоційна відданість працівника організації. Це стан, коли співробітники відчувають себе важливою частиною команди, вірять у місію компанії та мають внутрішнє бажання докласти зусиль для її досягнення. Це не просто модне слово, а внутрішній бізнес-вимір, який вказує не лише на продуктивність працівників, а й на результативність бізнесу загалом.
Як свідчить статистика, у всьому світі лише 20% працівників почуваються насправді залученими до роботи. Наразі бізнеси активно намагаються знайти ідеї та розробити заходи, які дійсно збільшують цей показник.
Згідно з дослідженням Deloitte University Press, залучення працівників є викликом номер один для компаній. Це підтверджують 51% бізнес-лідерів, на думку яких досвід співробітників так само важливий для бізнесу, як і досвід споживачів. І внутрішні заходи – це потужний спосіб надихнути й мотивувати співробітників, створивши змістовний двосторонній діалог.
Внутрішньокорпоративні заходи можуть здійснюватися на різних рівнях - від невеликих щоденних ініціатив до масштабних корпоративних подій. Маємо декілька практичних порад щодо організації івентів:
• Аналізуйте потреби
Перш ніж планувати заходи, проведіть опитування або групові дискусії серед співробітників, щоб визначити їхні інтереси. Це допоможе підготувати події, які залучатимуть більше учасників.
В QArea при плануванні івентів кожного разу відштовхуємось від вподобань членів команди: голосування в корпоративному чаті дає зрозуміти, яка тематика найбільше відгукується. Ми проводимо ті формати, які зберуть найбільше голосів.
Цей підхід дозволяє нам краще зрозуміти потреби своїх співробітників та надати засоби для задоволення цих потреб через організацію відповідних івентів.
• Робіть різноманітні заходи
Плануйте заходи, які відповідають різним інтересам співробітників. Після аналізу потреб ми вирішуємо, які івенти будуть найбільш ефективними для різних цільових груп. До прикладу, в QArea для тих, хто прагне неформального спілкування – влаштовуємо розважальні онлайн-квізи й вікторини, а для тих, хто хоче зустрітися офлайн – офісний Pizza Day. Тим співробітникам, які прагнуть «прокачати скіли», або поділитися професійним досвідом – пропонуємо брати участь у техмітапах. А коли ми помітили, що в команді є потреба психологічної підтримки, організували зустрічі з психологом.
Не слід сподіватись, що один івент закриє всі потреби та очікування співробітників. Краще розбийте заходи по цільових групах. Так ви зможете забезпечити ефективну та адаптовану підтримку для кожного.
• Планування заздалегідь
Плануйте і анонсуйте заходи завчасно. Це дозволить колегам підлаштовувати свої графіки до календаря івентів. З нашого досвіду оптимально робити анонси заходів за декілька тижнів до івенту і нагадувати про старт у день проведення, аби люди могли спланувати участь. Крім графіка роботи команди враховуйте й святкові дати, щоб максимально залучити співробітників.
• Сприяйте участі
Залучення співробітників до планування та організації внутрішньокорпоративних заходів може значно підвищити їхню зацікавленість івентами, адже ви створюєте можливості для колег впливати на події та формувати корпоративну культуру.
Війна, як і будь-яка травма, хоче відібрати нашу субʼєктність. Паралізувати мислення і дії. Підготувати мітап, дати людям корисну інформацію, зібратись і виступити — доступна форма відгризти трохи субʼєктності назад. Відчути контроль і цінність. Дуже вдячна за цю можливість компанії і всім, хто долучається”, - ділиться Marketing Copywriter в QArea Олександра Баглай, яка провела декілька техмітапів.
• Робіть ставку на спільні цілі
Пов'язуйте внутрішньокорпоративні заходи зі спільними цілями та завданнями компанії. Це посилить відчуття приналежності та залученості до досягнення загальних успіхів.
В QArea влаштовуємо заходи, спрямовані на покращення співпраці між командами та відділами. Наприклад, тренінги й проекти, які вимагають спільної роботи. Вони допомагають підвищити ефективність та продуктивність команд, сприяючи загальному розвитку компанії.
- Уникайте важких презентацій
Демонстрація важливого й цікавого контенту стає ключовим моментом під час онлайн-заходів. Він допомагає утримувати увагу відвідувачів, сприяє активному обговоренню порушених питань. Використання «важких» презентацій є найбільшою помилкою організаторів. Людям не цікаво переглядати слайди з «простинями» щільних текстів та непривабливим віжуалом. Це вірний спосіб змусити їх відчути себе виснаженими та втомленими, і, врешті, занудьгувати.
Замість цього зосередьтеся на наданні учасникам інформативного, короткого, але цікавого контенту. Це допоможе «увімкнути» аудиторію до активного обміну думками.
- Будьте вибагливими, обираючи спікерів
Цей аспект має величезне значення, оскільки від вибору доповідачів залежить не лише вміст і якість презентацій, але й загальне враження та цінність події для учасників.
Перш за все, зосередьтеся на тематиці вашого івенту. Виберіть доповідачів, які мають експертні знання, авторитет та досвід у сфері, що пов'язана з темою заходу.
До прикладу, обираючи спікерів для наших партнерських техмітапів, ми звертаємо увагу на кілька ключових аспектів. Перш за все, важливо, щоб спікер мав експертні знання та досвід у сфері, яка пов'язана з тематикою івенту. Його експертиза має бути загальновизнаною.
Також важливо враховувати комунікативні навички. Спікер повинен бути здатний цікаво та зрозуміло подати інформацію аудиторії. Виграшний варіант, коли доповідач вміє добирати влучні вербальні й невербальні засоби, які утримують інтерес слухачів протягом всього виступу.
Також важливо враховувати відповідність теми виступу спікера цілям івенту.
- Не ігноруйте інтереси команди
Починаючи з планування, важливо зрозуміти, що учасники івенту – це люди з унікальними смаками, інтересами та досвідом. Ігнорування цієї різноманітності може призвести до того, що частині учасників захід може «не зайти» і вони відчуватимуть себе відсторонено.
В QArea регулярно проводимо опитування членів команди, де вони можуть висловити свої побажання та пропозиції щодо майбутніх івентів. Збір та аналіз побажань співробітників дозволяє краще адаптувати програму заходів до потреб та очікувань аудиторії.
- Робіть прогон, а краще декілька
Репетиції – запорука того, що онлайн-подія пройде без збоїв і помилок (але це неточно:). Багато хто уникає технічних прогонів безпосередньо перед заходом. Це призводить до того, що під час самого івенту з’являються певні перешкоди, які псують загальну картину.
Звісно, від технічних проблем не застрахований ніхто (переконувалися в цьому багато разів під час проведення техмітапів), втім під час репетицій ви можете помітити «вузькі місця» там, де цього не очікували й матимете певний час, аби їх усунути.
- Збирайте фідбек
По завершенні корпоративного івенту одним із ключових кроків до покращення та оптимізації майбутніх подій є активне залучення учасників до надання фідбеку. Багато хто ігнорує цей пункт, але він має важливе значення, оскільки відгуки команди надають цінну інформацію для вдосконалення проведення майбутніх івентів.
Перш за все, важливо визначити зручний та ефективний спосіб збору фідбеку від учасників. Це може бути анонімне опитування через спеціальний онлайн-інструмент, електронна пошта або відкритий чат для обговорення. В QArea для цієї мети ми використовуємо Google Forms.
При зборі фідбеку створіть структуровані запитання, які допоможуть отримати конкретну та корисну інформацію. Наприклад, питання можуть стосуватися якості презентацій, комфорту використання платформи, взаємодії з іншими учасниками тощо.
Пам'ятайте, що важливо не лише зібрати фідбек, але й аналізувати його та вживати конкретні кроки для вдосконалення подій. Відгуки учасників можуть надати цінну інформацію про те, що вже працює добре, а також підказати, де є можливості для покращення.
Аналізуючи фідбек, ми виявили слабкі та сильні сторони минулих івентів. Учасники висловили певні побажання щодо різноманітності тем та форматів подій. Деякі відмітили потребу у більш інтерактивних сесіях та практичних активностях. Ця інформація дала нам можливість адаптувати майбутні івенти, додаючи більше активних форматів та можливостей для участі кожного.