Впровадження ERP-систем для ІТ-компаній

Впровадження ERP для ІТ-бізнесу на певному етапі розвитку компанії стає наріжним каменем для масштабування. ІТ-компанії працюють на глобальному ринку, мають команди в різних офісах, традиційно використовують багато різних систем всередині організації для управління процесами. Отже, ERP-проєкт для таких організацій – це завжди виклик.

Для успіху такого проєкту важливо окреслити бізнес-цілі, заради яких впроваджується система, а також проблеми у поточному стані речей, які майбутня система має вирішити. Це дозволить консалтинговій команді та самій компанії мати мету і розуміння навіщо відбувається проєкт. Надважливо – готувати команду. Люди мають бути лояльним до змін, а ще краще рушіями цих змін. Вмотивовуйте команду проактивно рухати проєкт, готуватися до зустрічей, вивчати проєктну документацію та проходити тренінги. Тоді перехід на нову ERP-систему буде м’яким та результативним для компанії.

Мене звати Віталій Курдюмов, я – CBDO Clarity Ukraine, понад 20 років я присвятив сфері впровадження бізнес-софта та імплементації ERP-рішень. У цій статті я хочу поділитися власними спостереженнями щодо безпосереднього використання ERP-систем або намірами впровадження таких систем серед гравців IT-бізнесу. Також я запросив експертів зі сфери ІТ для якісного доповнення статті різноплановими поглядами на цю тему.

Навіщо ERP-система ІТ-компанії?

Якщо говорити про ERP-системи загалом, то з одного боку системи цього класу надають компаніям певні переваги – більш цілісну картину прибутковості бізнесу, запроваджують принципи аудійованості облікових даних, знижують ризик «людського фактора» при обліку, надають більшої контрольованості. З іншого боку, широко відомо, що впровадження комплексних ERP-систем є досить складною задачею, та потребує від компаній визначення власних вимог до обліку та наявності кадрових та фінансових ресурсів.  

Такі характеристики ERP-систем можуть не дуже в’язатися з самим характером IT-компаній, які часто починають свій шлях як стартапи, і довгий час свого життя залишаються в такому стані. Для багатьох IT-компаній мати гнучкість в обліку і звітності, не ускладнювати процеси власного бізнесу, і загалом обходитися мінімальними інструментами часто є свідомим рішенням, яке фактично заміщує необхідність використання комплексної ERP-системи. Менше із тим, в певний період свого життєвого циклу, компанії приходять до рішення впровадити ERP-систему. Перш ніж відповісти на питання чому так стається, подивімось, яка зараз ситуація з ERP-системами у компаній з IT-бізнесу? 

«Я вважаю, що у IT-компаній, на відміну від інших, є особливість. Їх власники та акціонери зазвичай люди з гарним IT-бекграундом і це накладає певне бачення на впровадження ERP. Я був свідком, коли було бажання виконувати проєкт в притаманному стилі для кастомізованих розробок, Agile, скорочуючи деякі елементи проєктних підходів, які притаманні саме ERP-впровадженням. Наприклад, в ERP-проєкті дуже важливий етап тестування і навчання користувачів до запуску системи, створення бібліотеки користувацької документації, а в чистому IT це може бути неважливим.
Також я б рекомендував максимально залучати фахового фінансиста в своїй команді, бажано з досвідом ERP-проєктів. Важливо знаходити баланс між зручністю системи, якої прагнуть люди з IT-бекграундом, і відповідності обліку і фінансовій звітності, якої прагнуть досвідчені CFO.
Якщо говорити про ERP-систему, яка б була кращою для IT-компанії, то на мій погляд це в першу чергу гнучка система, яка легко може підтримати зміни в бізнес-процесах, що є рисою динамічного IT-бізнесу. Але успіх проєкта залежить не стільки від продукту, скільки від правильно створеної команди, в якій неабияку роль відіграють партнери з впровадження обраної ERP-системи. Рекомендую ретельно підійти до вибору таких експертів і не намагатися на 100% перекласти впровадження на внутрішню команду. Реальний досвід в ERP набувається роками і десятками проєктів, і це є у компаній, які спеціалізуються саме на ERP» – наводить поради із впровадження CIO Kernel Андрій Піший.

Який стан обліку в ІТ компаніях зазвичай

Звісно, всі компанії так або інакше мають облікові інструменти. У відносно невеликих гравців облік ведеться з допомогою суміші гугл- або ексель-таблиць, іноді частково використовуються умовно бесплатні та доволі прості за функціоналом облікові системи на кшталт QuickBooks, Xero, Zoho Books. Дехто розробляє власні системи, спираючись на той факт, що в компанії є розробники. 

У більших гравців, що давно на ринку, питання з ERP може бути вирішено. Нерідко вони впроваджували такі системи власними силами бо мали власну ERP практику та in-house команду. Наприклад, EPAM є історично потужним партнером SAP, відповідно, компанія впровадила і давно використовує саме цю ERP. Ciklum свого часу обрав Microsoft Dynamics NAV (тепер Dynamics 365 Business Central) і після впровадження започаткував цю ж практику у себе. Хоча, з часом, її припинив, але система залишилась і досі служить компанії. 

Що ж спонукає IT-компанії залишити стартаперський запал, полишити гугл-таблиці з вірним QuickBooks, та вирушити у складну мандрівку ERP-проєктом? 

Базовою причиною є масштабування бізнесу.  

«Якщо компанія доїхала до розміру в понад 600 людей на «ексель-суперменах» (фахівцях з Excel) та кількох різних системах, у неї виникне багато складнощів із фінансами, бухгалтерією та плануванням. Зокрема:

• відсутність однієї фінансової політики на всю компанію (юніти/ підрозділи), яку можна запрограмувати;

• постійні помилки, які хтось має фіксити;

• поява дуже кастомних процесів;

• різна логіка обрахунків у різних відділах;

• відсутність подвійного запису;

• неможливість аудиту та підтвердження кожної цифри звітності;

• відсутність однакового розуміння ситуації у фінансах у компанії

• неможливість адекватного планування;

• довготривалий збір даних у всьому холдингу;

відсутність актуальної інформації для управлінських рішень» – зазначає Андрій Півненко, CEO & Founder FINBASE.

Як ERP допомагає ІТ-бізнесу зростати?

Річ у тім, що зростання IT-компанії відбувається в кількох напрямках – збільшується людський ресурс, з’являється більше замовників, відповідно, ускладняється організаційна та юридична структура. Вчора це була одна юридична особа в одні країні, сьогодні – це кілька компаній в різних юрисдикціях. Архітектура взаємодії зі співробітниками стає нетривіальною – частина членів команди може бути штатними співробітниками, частина – контракторами, і, зважаючи на кількість юридичних осіб, збільшуються ланцюжки розрахунків з персоналом. На це накладається валютний облік з курсовими різницями.  

Також сценарії отримання виручки виходять на новий рівень. Коли йде мова про IT-компанії, умовно їх можна поділити на дві категорії – сервісні та продуктові. Це впливає на облікову політику і, відповідно, на вимоги щодо функціоналу ERP-систем. Хоча в багатьох аспектах потреби в цих двох категоріях компаній однакові.  

«Що спонукає IT-компанію прийти до рішення впроваджувати комплексну ERP-систему? Якщо детально розглянути це питання, то основними причинами є:

1. Існуючі рішення не задовольняють потреби ІТ-компаній на сьогодні. Ті рішення, яких було достатньо вчора - вже не можуть підтримувати ефективне функціонування компанії сьогодні. Як результат - компанія не може вчасно прийняти вірні управлінські рішення, зростає час отримання інформації, складно отримати аналітику, яка виходить за межі однієї системи.

2. Для отримання необхідного рівня ефективності, компанії вимушені вкладати все більше і більше ресурсів у розробку і інтеграцію існуючих рішень.

3. Компанії бажають нарешті “закрити” питання, які виникають через необхідність розвивати та інтегрувати існуючі рішення - одним рішенням “під ключ” і перейти на сторону користувача, а не розробника.

4. ІТ-компанії бажають сфокусуватись на основному виді діяльності, а не ставати експертами в побудові систем внутрішньої операційної діяльності. З мого досвіду, деякі компанії намагались продавати свої внутрішні системи, як продукт. Але конкурувати з професійними продуктами ні з точки зору експертизи, ні з точки зору цінової політики, не змогли.

Існує чудова французька приказка – “Fais ce que tu fais le mieux avec tout ton cœur” - “Робіть те, що ви робите найкраще, з усім серцем”. Тому ІТ-компанії рано чи пізно приходять до висновку, що їх фокус – це їх основний вид діяльності, решту може вирішити професійне комплексне рішення – ERP-система» – поділився своїм досвідом Ігор Леонець, IT-експерт, займав керуючі посади в Luxoft, Ciklum, DataArt.

Особливості обліку в ІТ-компаніях

Для сервісних IT-аутсорсингових компаній актуальним є облік годин (або інших одиниць виміру - дні, місяці, вартість команди), які продаються різним замовникам від різних джерел. Наприклад: є проєкт з німецьким клієнтом, гроші по якому отримує німецька юридична особа компанії, а залучаються на проєкт кілька фахівців з інших юридичних осіб компанії, дехто як штатний співробітник, дехто як контрактор. Послуги цієї команди купує наша німецька юридична особа і перепродає кінцевому замовнику. В такому сценарії потрібно отримати дані про витрачені одиниці часу команди на проєкті, сформувати коректний інвойс замовнику, а також інвойси по ланцюжку для сплати отриманих послуг від компаній нашого холдингу, від яких ми залучали фахівців в загальну команду для німецького замовника. Частина членів команди може бути штатними працівниками, а частина – контакторами. В цьому, досить типовому прикладі, переплітаються управлінський і локальні обліки. Управлінський облік дає прозору картинку так, наче у Вас немає тої великої кількості юридичних осіб, від яких залучаються ресурси, і Ви бачите одну зв’язку «проєкт кліжнта-надані послуги». Локальні обліки всіх залучених юридичних осіб в цьому проєкті потрібні, або мати коректні бухгалтерські дані та облік відповідних податків.

Для наведеного прикладу потрібно автоматизувати всі ланцюжки перетворень одних транзакцій в інші, і в той же час мати інструмент для відображення внутрішньохолдингових операцій (intercompany) і побудови консолідованої звітності. Тобто при формуванні фінансовій консолідації по холдингу, операції між власними компаніями мають бути коректно прибрані, і наглядова рада та акціонери отримають достовірні консолідовані фінансові звіти. Звісно, таким чином побудована система вимагає менше часу зовнішніх аудиторів і відповідно скорочує витрати на аудит, що є додатковою перевагою використання ERP-системи. 

Схожа історія з продуктовими IT-компаніями. Не важливо, що є продуктом – програмне забезпечення (якийсь додаток) або пристрій чи обладнання. Продаж продукту відбувається по багатьох каналах (мерчантах), і встає питання обліку доходів у розрізі різних юридичних осіб з різних країн та локацій, в різних валютах. При цьому система має зручно забезпечити облік доходів для різних типів продажів – від звичайного ціноутворення, типового для виробника/дистрибутора обладнання, до схем підписок, якщо йдеться про продаж ліцензій.  

«Мій досвід підказує, що сучасним ІТ-компаніям слід починати впровадження ERP-системи з появою першого фінансового спеціаліста, відповідального за напрямок консолідації та побудови пакету управлінської звітності.

По-перше, з урахуванням прайсингу сучасних систем і мінімальної кількості необхідних ліцензій – це не буде значним навантаженням на бюджет будь-якої компанії.

По-друге, наявність навіть самих базових компонентів у системі може суттєво спростити процес підготовки звітності. Довідники плану рахунків, курсів валют, функціонали розрахунку курсових різниць, формування фінансового результату за період спрощують процес підготовки звітності та дають можливість будувати повний пакет тріади звітності – BS, PL, CF. Багато компаній працюють на ринку 5+ років, але готують звітність у Excel чи Google-таблицях – як правило, вони зупиняються на CF, побудованому прямим методом та PL, побудованого гібридним методом, за якого більшість витрат все одно визнаються згідно з датою оплати. З допомогою такого інструментарію і за відсутності подвійного запису побудувати повноцінний BS досить складно, а саме у ньому містяться відповіді на багато запитань акціонерів, на кшталт «чому прибуток є, а кількість грошей на рахунках не збільшилась».

По-третє, раннє впровадження ERP дозволяє оцінити базовий функціонал системи і максимально використати його, адаптуючи свої бізнес-процеси під ERP (де це не потребує болісних змін) або шляхом внесення мінімальних доробок в систему під свої потреби. Впровадження ERP на більш пізніх етапах, коли компанія вже має великий штат та сталі бізнес-процеси, потребуватиме суттєвих витрат або часу (щоб перевчити всіх співробітників під нові процеси) або грошей (щоб кастомізувати ERP “під себе” чи інтегрувати до системи сторонні модулі, які компанія могла використовувати в минулому для точкового вирішення проблем автоматизації своїх процесів)» – поділився своїм баченням Геннадій Білун, керівник департаменту управлінського обліку і бюджетування SMARTER.

Складна та насичена ІТ-екосистема

Додатковим викликом для реалізації впровадження ERP-системи в IT-компаніях стає інтеграція з іншими системами. Серед розповсюджених інтеграцій: 

• Отримання даних про облік годин співробітників – це можуть бути трекінгові системи власної розробки, або системи на кшталт Jira та Azure DevOps.  
  
• Маленькі системи локального обліку, можливо такі, в яких працюють бухгалтери на аутсорсі в деяких віддалених офісах. 
  
• Платіжні та банківські системи. А також інтеграція з маркетплейсами, через які продають власні додатки IT-продуктові компанії. 
  
• Інші системи, наприклад, управління персоналом та CRM. 
  

 Список не вичерпний. Методи інтеграцій також. Важливо, щоб нова ERP-система підтримувала сучасні (а іноді і не дуже, якщо є вимога побудувати інтеграцію з якимось доволі давнім рішенням) методи обміну даними.

«В нашому випадку рішення про впровадження комплексної ERP було викликане бажанням додати в компанії та в фінансовому відділі більше структурності та системності через:

1. Автоматизацію процесів: ERP автоматизує рутинні фінансові операції, які обліковувалися мануально: облік витрат, рахунки до сплати та отримання і т.д., зменшуючи кількість помилок та підвищуючи ефективність роботи фінансового відділу

2. Покращену інтеграцію та кросфункціональну синергію: Система дозволяє інтегрувати фінансові процеси з іншими бізнес-функціями, такими як управління проектами, HR, продажі та закупівлі.

3. Підвищену прозорість: ERP забезпечує прозорість фінансових операцій, що сприяє більшому контролю та довірі з боку інвесторів та партнерів.

4. Уніфікацію місця зберігання даних: ERP об'єднує фінансові дані з різних відділів в одній системі, що забезпечує легкий доступ до актуальної інформації та відповідно оптимізацію з точки зору використання цієї інформації в подальшій побудові аналітики та підключення BI систем.

Масштабованість: Система може адаптуватися до зростання компанії, підтримуючи додавання нових функцій та модулів без значних витрат» – зазначає Дмитро Наталченко, CFO Trinetix.

Як впровадити ERP, що релевантна вашим потребам?

Як бачимо, потужна ERP-система має беззаперечну користь, коли IT-компанія виходить на певний масштаб. Варто зазначити, що складність і тривалість проєкту впровадження прямо пропорційна готовності компанії до чіткого формулювання принципів обліку. Це дає більшу динаміку проєкту. Саме впровадження ERP-системи можна розглядати як певного роду аудит власних бізнес-процесів та облікової політики. В цьому також варто розгледіти цінність проєкту. 

Наприкінці хочу навести універсальні поради, якщо Ви знаходитесь у стані, коли Вам потрібна нова ERP-система: 

Щодо вибору певної ERP-системи. Сприймайте її, як таку, з якою Вам прийдеться працювати багато років. Чи є за нею надійний вендор, чи є достатньо фахівців на ринку, чи присутній цей продукт в інших країнах, чи містить у своїй базовій поставці перелічені функції: фінансова консолідація, можливість поєднати локальний і управлінський облік, облік проєктних робіт з різними ставками часу, можливість біллінгу підписок тощо. Чи легко система модифікується та які є показники масштабування, якщо говорити про великі обсяги транзакцій? 

Уважно придивіться до команд партнерів з впровадження, з якими плануєте виконання проєкту. Отримайте відгуки, бажано по ринку власними незалежними джерелами. Гарною ідеєю буде створити сценарій/приклад демонстрації і попросити партнера налаштувати такий приклад і показати Вашій команді. При цьому бажано, щоб від партнера показ демо робив фахівець чи група, яка буде безпосередньо приймати участь в майбутньому проєкті а не просто крутий преселлер. Звісно, взагалі чудово, якщо Ви знайдете команду, що вже мала досвід подібних проєктів саме в ІТ-сфері і схожому бізнес-домені. 

Насамкінець, підійдіть ретельно до формування обсягу проєкту. Коли створюється оцінка майбутнього проєкту – вартість і тривалість, важливо мати адекватне уявлення щодо того, які вимоги є наразі. І це уявлення потрібно передати партнеру з впровадження. Гарним кроком тут буде витратити трохи додаткового часу і бюджету на міні-проєкт з діагностики (так званий Discovery або «пілот»). Це допоможе більш чітко розрахувати ваш майбутній обсяг проєкту, ви отримаєте реалістичну оцінку та зважено поставитесь до підготовки ресурсів – власної команди та бюджету на фінансування проєкту. 

 Замість висновку

За даними тогорічної статистики, українська IT-спільнота генерує 4,5% ВВП України та становить 12% в загальному експорті. В нашій практиці значно побільшало запитів на впровадження ERP саме від ІТ-сегменту, а це означає, що IT-компанії в своєму життєвому циклі виходять на той рівень масштабу, який потребує ERP-систему. Цей тренд зростатиме та попит на фахові команди з імплементації ERP також збільшуватиметься. Саме тому варто планувати завчасно як бюджет, так і внутрішню та партнерську команду, щоб майбутній проєкт рухався відповідно до погодженої вами дорожньої карти. 

Отже, я сподіваюся даний матеріал стане у пригоді тим, хто планує впровадження бізнес-софта наступного року, та вже зараз прагне якісно підготуватися.