Як адмініструвати партнерство

Цей матеріал створено в межах безкоштовного онлайн-курсу «Європейські гранти для культурних та креативних проєктів» від рамкової програми Європейського Союзу «Креативна Європа» та освітньої платформи Креативна Практика.

Міжнародна співпраця може зробити ваш проєкт набагато цікавішим, а вам дати новий досвід і партнерів, з якими, можливо, ви ще не раз будете працювати разом. Але для цього потрібно правильно організувати взаємодію, розподілити ролі та відповідальність.

У цій статті ми поговоримо про те, як це зробити.

Ролі та відповідальність партнерів

За правилами «Креативної Європи», в проєкті повинен бути один головний партнер і кілька асоційованих.

Головний партнер повністю відповідає за проєкт як в юридичному, так і у фінансовому плані. Саме головний партнер підписує договір з Європейською комісією та отримує на свій рахунок грантові кошти. Він координує роботу інших партнерів і розпоряджається грантом. Після завершення проєкту головний партнер звітує перед грантодавцем про використання грошей.

Асоційовані партнери делегують головному право спілкуватися з Єврокомісією від імені проєкту і розпоряджатися грантом в рамках угод, які описані в меморандумі про співпрацю. Асоційовані партнери в кінці проєкту надають головному звіти про свою роботу. Ці звіти стануть частиною загального звіту, який головний партнер складає для Єврокомісії.

Але все це не означає, що відповідальність й ініціатива повинні залишатися тільки за головним партнером. Коли партнери домовляються разом працювати над проєктом, вони створюють команду, кожен учасник якої зобов'язується зробити свій внесок. Причому — і це дуже важливий момент! — партнерство має бути рівноцінним. Тобто у всіх партнерів мають бути приблизно рівні ділянки роботи, однаково важливі й вирішальні для успіху всього проєкту.

Серед учасників проєкту, що становлять команду, мають бути представники всіх партнерів. І кожен учасник повинен розуміти, що хоча формально за все відповідає головний партнер, насправді відповідальність спільна.

Оформлення відносин партнерів

Рамки участі партнерів у проєкті описуються в документах. Перший з них — це меморандум про співпрацю, який є невід'ємною частиною заявки. Докладніше про цей документ і його структуру ми написали в окремому матеріалі.

Меморандум визначає умови, на яких виділяється грант: цілі та завдання проєкту, перелік партнерів, розмір бюджету і розподіл його між партнерами. Меморандум підписують всі партнери. Але меморандум — це декларативний документ, і юридичних наслідків він не має.

Юридичні наслідки виникають на наступному етапі. Коли рішення про виділення гранту вже прийнято, потрібно підписати договір з Європейською комісією. Від імені учасників проєкту його підписує головний партнер. Тільки після цього перший транш гранту надходить на його рахунок.

Умови договору з Єврокомісією мають повністю збігатися з інформацією, що представлена в заявці та в меморандумі про співпрацю.

Своєю чергою, головний партнер підписує договори з кожним з асоційованих партнерів.

У цих договорах, крім іншого, потрібно описати, яким чином асоційований партнер отримає свою частину гранту. Наприклад, головний партнер може просто перерахувати йому гроші на рахунок — це зручніше, якщо з цих грошей потрібно буде оплатити якісь роботи або послуги в країні асоційованого партнера. А якщо, скажімо, потрібно купити квитки або оплатити проживання в третій країні, то зручніше, щоб платіж зробив відразу головний партнер.

Конкретні умови договору між головним і асоційованим партнером, а також контроль за їх дотриманням — відповідальність тих, хто підписує договір. Але не забувайте, що після завершення проєкту Єврокомісія перевірить, як були витрачені грантові кошти та чи дійсно кожен партнер зробив свою частину роботи.

Як розв'язувати проблеми

Підписуючись на участь в проєкті, всі партнери беруть на себе відповідальність за розв'язання будь-яких питань, у тому числі й проблемних. Але про всі серйозні відхилення від початкового плану потрібно обов'язково оповіщати грантодавця. Якщо виникає якась нестандартна ситуація, члени команди повинні придумати, як її вирішити, і вже готове рішення запропонувати Єврокомісії.

Звичайно, буває всяке, і іноді за первісним планом йти просто неможливо. Складнощі можуть виникнути й в одного конкретного партнера, наприклад, якщо в його країні раптом змінилася економічна або політична ситуація, а іноді криза буває глобальною — ось як це було у 2020 році з епідемією коронавірусу. Тут вже змінювати плани довелося всім.

До яких наслідків призведуть зміни, залежить від того, на якому етапі вони відбулися.

Якщо ви встигли тільки подати заявку і підписати меморандум про співпрацю, а після цього хтось із партнерів вирішив вийти з проєкту, швидше за все, вас попросять просто внести зміни в заявку і меморандум. Якщо все сталося в розпал роботи над проєктом, доведеться вносити зміни в договори. Головний партнер повинен буде підписати додаткову угоду до договору з Єврокомісією.

Як врегулювати зміни у відносинах між головним партнером і асоційованим, вони повинні вирішувати самі: розірвати договір, внести в нього зміни або просто не підписувати, якщо ще не встигли це зробити.

Якщо обставини такі, що виконати проєкт неможливо зовсім, у виняткових випадках можна відмовитися від участі в програмі — але тоді доведеться повністю повернути грант. Це важке рішення, але іноді воно єдино вірне. Ніяких штрафів за повернення гранту не передбачено.

Що далі

Отже, ми розібралися в тому, як працювати з партнерами, де їх шукати і як оформляти з ними відносини. Але в будь-якому проєкті, особливо культурному або креативному, завжди є ще одна сторона — це глядачі, слухачі, читачі, гості, тобто аудиторія. І ось про те, як працювати з аудиторією, ми й поговоримо в наступній частині нашого курсу.