Євген Кудрявченко: як назначати та проводити першу зустріч з потенційним клієнтом із закордону

Євген Кудрявченко, засновник Vintage Web Production, поділився власним процесом, як назначати та проводити першу зустріч з потенційним клієнтом із закордону.

Як було до війни

Останні декілька років ми були сфокусовані на ринок України, тому звикли зустрічатися наживо, листуватися в Telegram і, звичайно, користувалися силою бренду, яку накопичували 15 років. І, якщо чесно, підзабили на англійську версію сайту і всілякі клатчі і біхенси, бо і на внутрішньому ринку вистачало роботи.

Як зараз

Vintage Web Production майже ноунейм для світу. Тому ми починаємо як молодий стартап шукати «щастя» забугром.

Спочатку йшло важко. Та шляхом експериментів прийшли до такої, більш-менш, результативної моделі.

E-mail

E-mail — там головний. Спілкування у месенджерах передбачено, коли довгі та теплі стосунки. Тому, потрібно:

• мати красивий корпоративний e-mail,
• перевірити, щоб імʼя та прізвище, а також всі підписи, були латинськими літерами. 

Я навіть експериментую зі своїм ім‘ям, щоб дізнатися, як легше читати. За паспортом я Ievgen, цей варіант — важкий. Пробував Evgen, але виявилось, що теж важко. Зараз зупинився на Eugene, хоча, як мені підказали, в різних країнах різна вимова: Єжен (французькою), Ойген (німецькою), Юджин (англійською) тощо. Тому, якщо ви Максим, вам пощастило! Пишіть Max і насолоджуйтесь. Якщо вас кличуть Щастислав, то, мабуть, варто взяти робочий псевдонім :) 

Коли маємо звернення від клієнта, лист відповіді будуємо за таким шаблоном:

• Привітатися і представитися.
• 2-3 речення — про компанію: який основний профіль; скільки років чи проєктів реалізовано, можливо ще щось видатне.
• Після цього — 2-4 речення на підтвердження експертизи відповідно до запиту. Наприклад, якщо шукають дизайн застосунку, можна описати одним реченням досвід у цьому напрямку і дати посилання на 1-2 роботи. Якщо запит загальний, ми даємо посилання на шоуріл і посилання на портфоліо.
• Далі — пропозиція провести онлайн-зустріч на 30 хвилин і посилання на  сторінку букінгу зустрічей на Calendly (що це — читай нижче).

Раніше писали дуже великі листи: про модель роботи, етапи створення, нагороди та інше. Але поки бачимо, що невеликий лист на пів А4 краще конвертує у зустрічі.

Інколи додаємо рейти, якщо був на це прямий запит, або якщо відчуваємо, що клієнт шукає дуже дешеве рішення.

Schedule a Meeting

Далі — з пошти клієнта потрібно перевести на особисту розмову, адже це збільшує шанси взяти добрий контракт. 

Для першої зустрічі зазвичай використовую Google Meet, хоча особисто більше полюбляю Zoom, але Google Meet більш розповсюджений та, чомусь, для першої зустрічі його вважають більш безпечним.

Призначення зустрічі — в месенджері це декілька швидких повідомлень «Коли зручно? — А може тоді? — Добро, домовилися». В листуванні, враховуючи різницю в часових поясах, такий метод працює погано і може займати дні і втрату ліда. Тому найкраще рішення використовувати рішення, де клієнт може відразу забукати у вашому календарі зручний для нього час. Це скорочує переписку на 2-3 дні.

Я використовую сервіс Сalendly, в якому можна:

• задати дизайн вашої особистої сторінки,
• скласти гнучкий графік на кожний день. 

Він автоматично формує лінк на Google Meet, надсилає його мені і клієнту, а також додає подію в календар і нагадує про дзвінок. Коштує все це $15 на місяць.

І ще головна перевага сервіса — він адаптує часовий пояс під клієнта. Тобто, у тебе зустріч на 18:00, а у клієнта з Америки буде зустріч на 10:00 ранку. Погодження та факапи з часовими поясами — це завжди біль — а тут все робиться автоматично.

Preparing for a Video Call

Знайти тихе місце та ще з гарним фоном зараз ще той квест, тому використовую віртуальний корпоративний бренвол. 

Щоб мати гарне зображення (якість картинки на першій зустрічі повинна бути перфект), треба добре освітлення, якого інколи важко видавити в тому куточку, де ви сховалися від дітей та шуму. 

Тут на допомогу приходить світло для вебкамери. Я використовую Vijim VL69, бо в неї зручне кріплення на кришку MacBook і можна керувати тепловою температурою, але канає будь-що, якщо ви знайдете, як його швидко і зручно монтувати. Вартість — $25-50. 

Звук беру з AirPods. Знову-таки, в них тихіше чути двох бігаючих по хаті дітей.

З таким комплектом можете виходити на кол хоч з туалету :)

Meeting

Найкраще для першої зустрічі пропонувати 30-хвилинну розмову. 

По-перше, вони не будуть боятися, що втратять багато часу, бо година це забагато, а за 15 хвилин особливо не встигнеш. Клієнти з Америки дуже дисципліновані по часу і їм потрібно знати час завершення, бо там вже буде стояти друга зустріч. І ваш прямий обов’язок вкластися у забуканий час, краще навіть в 25 хвилин. 

Інколи буває що зустріч триває довше з ініціативи другої сторони, тоді краще спитати коли вийде час: «Ми домовлялися на 30 хвилини, але бачу що нам є що обсудити, вам буде зручно договорити зараз, чи забукаємо ще одну зустріч?».

Сценарій зустрічі:

• Привітатися.
• Якщо клієнт сам підняв тему України, поспілкуватися 2-5 хвилин. Часто питають чи ми в безпеці — зазвичай просто переживають, чи можна нам давати проєкт. У цьому випадку — короткі відповіді і до справи (ми кажемо як є, що ми на заході України і тут більш безпечно і що можемо перший етап зробити з пост оплатою). Є клієнти котрі виражають слова підтримки і розповідають, як вони збирали речі-кошти нам — тут треба трошки довше поспілкуватися. Вони люблять історії і взагалі деталі. Я вибрав шлях не жалітися, а казати, що ми віримо у перемогу і поки наші хлопці воюють, ми запускаємо економіку і починаймо працювати, щоб скоріше потім відбудувати Україну.
• Далі — пропоную зробити коротку презентацію компанії. У мене це 8 слайдів, де є посилання на проєкти та відео. Відео не показую, бо часто воно йде ривками і змазує весь кайф, тому прошу щоб самі потім подивилися. Презентація — 3-4 хвилини. Додатково, якщо вже знаю щось про проєкт клієнта, показую 1-2 реалізованих проєкти з його або близької ніші. Звісно, презентація, всі посилання та зображення вже відкриті у браузеру, ще до початку зустрічі.
• Дуже важливо не розтягувати свою презентацію, тому на хвилині десятій ви зобов’язані вже запитати про проєкт та задачу. За планом — 5-7 хвилин розповідь і 5 хвилин — на запитання.
• Останні 5-7 хвилин, це вже організаційні запитання. Розповідаю, як ми працюємо, які в нас рейти, терміни тощо. Хоча часто клієнти самі ставлять питання, які їм цікаві. Наприклад, просили пояснити, чому ми малюємо в Figma, бо в його світі всі малюють в Abobe XD :)
• Ну в кінці розмови завжди йде фіксація наступних кроків (наприклад, коли нададуть фідбек, або що треба підготувати, вислати тощо). Дзвінок без фіксації дій і наступних кроків — це просто змарнований час.

Next Steps

• Після дзвінка потрібно вислати все, що наобіцяли. 
• Вести результати в CRM (раніше були на AMOcrm, а зараз вже місяць користуюся Pipedrive). 
• Додати в CRM нагадування "пінгонути" клієнта за 2-3 дні, якщо самі не відповідають.
• Якщо вже є контакт і додаткові запитання від клієнта, дожимати листами або ще одним дзвінком вже на годину, де все погодити й починати роботу.

Звісно, головне запитання, на яке я не дав відповіді — це де брати лідів. 

Ми покі самі в пошуках, щось дає SEO та сайти з нагородами. Найбільше обробляємо партнерських запитів (наприклад, агенції з більшим рейтом кидають нам лідів, котрі не тягнуть їхні рейти). 

В довгостроковому плані будь-який канал, який ти розвиваєш довгий час — працює та дає лідів. А от як зробити, щоб вони вже були завтра — це питання нетворкінгу, нестандартного підходу та фарту.