Як писати кандидатам листи, які читатимуть
Знаннями ділиться Олена Ширінговська, Senior Recruiter в toogeza.
"Минулого тижня я проводила внутрішній воркшоп для команди по листам, де ми 2 дні “просмажували” конкретні приклади хороших і не дуже листів, які ми відправляли та отримували. І хоч без практики досвід передати важче, я вирішила написати коротку вижимку основних тез та порад.
Порада №1. Памʼятайте, що рекрутинг-листи – це різновид ділових листів, а це означає, що вони мають відповідати тим самим вимогам, що і будь-які інші ділові листи:
- бути зрозумілими, недвозначними та доречними
- короткими та простими для сприйняття
- структурованими (1 задача на лист, 1 тема на абзац, 1 думка на речення) та ввічливими.
Ідеально, коли отримувач чітко розумітиме, що йому робити після вашого листа (і бажано, щоб ваш лист не спонукав знайти і вбити вас 🙂
Лайфхаки щодо саме рекрутингових листів (= що працює у мене:)
Розуміти, кому пишеш:
- Писати, коли на 100% впевнена, що профіль підходить
- Включати в текст листа причини, чому вирішила, що кандидат підходить
- Коли не впевнена – писати "не знаю" і ставити питання
Тримати внутрішні налаштування на:
- спілкування на рівних… (Не залежно від того, скільки досвіду у вас, а скільки в кандидата, і скільки карʼєрних сходинок вас розділяє, ви говорите від імені компанії, і виходите з пропозицією, на яку кандидат може або пристати, або відмовитись, а значить маєте парітет. Імхо, намагання “підлаштуватися знизу”, як і “докажіть, що достойні” виглядають однаково жалюгідно та непрофесійно).
- …з турботою в деталях (при цьому, памʼятайте, що раз я пишу першою = мені більше треба = кандидатам має бути зручно)
- спілкування рідною мовою кандидата, коли це можливо. (Рідна мова скоротить емоційну відстань між вами та кандидатом, бо такий текст із більшою вірогідністю допоможе викликати емоції)
- відвертість щодо ЗП. Раджу писати діапазон зарплатні кожен раз, коли це не заборонено (це і про зручність для кандидатів, і про повагу до часу, і дуже підвищує response rate)
- кандидата загалом.. Перед відправкою листа порахуйте, скільки раз ви написали “компанія”, “я” “ми” (про себе і свої задачі) та скільки “ви”, “вам”, “ваш” і “ти” (якщо ви обираєте писати на “ти”, чого я б не радила писати незнайомим людям). І змініть формулювання так, щоб слів про кандидата було більше. Людям важливі вони самі. Люди люблять читати про себе. Пишіть їм про них в першу чергу.
Дбати про стиль та tone of voice:
- Використовувати факти, а не оціночні судження (“Отримали X $ у Y раунді інвестицій” говорить більше, ніж “перспективний стартап”, “3 місце в опитуванні ДОУ за 2023 рік в категорії…”, а не “ серед кращих роботодавців”, у “ми з командою граємо в настолки по четвергах” більше віриш, ніж у затерте “молода дружна команда”)
- Більше "повітря", менше "води" (“Повітря” = простір між рядками та абзацами, що дає осягнути структуру листа швидким поглядом. “Вода” = зайві слова, прикметники і прислівники, які часто є оціночними судженнями. А також шаблонні фрази, які наш мозок пропускає так само, як adblocker рекламу на сайтах)
- Скорочувати тексти до сенсів. Перед відправкою раджу прочитати текст вголос і скоротити місця, де забракло повітря дочитати речення.
Порада №2. Персоналізувати листи.
Бувають різні рівні персоналізації:
0. Підставити імʼя ≠ персоналізація
1. Мінімальний = це не спам.
2. Оптимальний = мій профіль читали
3. Ідеальний = та я крута (ий), хочуть саме мене! (Але обережно з неправдоподібними лестощами)
Чим вужча воронка, тим більш персоналізований лист
При широких воронках – A/B тестинг варіантів листів або варіантів тем
Розуміти, що в більшості випадків вистачає й оптимального рівня персоналізації, бо ідеальний вимагатиме більше часу та зусиль.
Pro tip: Часто ваш сорсинговий запит може слугувати “шаблоном для персоналізації”.
Наприклад: Шукаєте “Head of Finance" в тайтлі, Лімассол в локації, “big4" в ключових словах, сміливо пишіть всім знайденим за цим пошуком “Пишу вам, бо бачу в вашому профілі досвід управління фінансами та бекграунд у “великій четвірці”. Наш клієнт в Лімассолі…”.
Для запиту по цій же вакансії "CFO + Кіпр + KPMG" відповідно пишіть “Для нашого клієнта, кіпрської компанії… ми шукаємо CFO з бекграундом у великій четвірці. Бачу, ви працювали в KPMG…". Це win-win історія, де кандидат читає з листа, що ви читали його профіль, а ви оновлюєте шаблон лише раз на кожен сорсинговий запит.
Якщо треба більше персоналізації, зверніться до:
- опису задач чи проєкту на останньому місці роботи кандидата
- LinkedIn summary/ header
- спільних з вами людей /компаній, в яких раніше працювали /компаній, за якими стежите /хобі/котиків/песиків / волонтерських проєктів
- спільних з компанією або проєктом технологіях/ інтересах /цінностях
- публікацій / активностях в LinkedIn
- репозиторіїв у Github / портфоліо на Behance / Dribble
- публікаціях в інших соціальних мережах (якщо вони професійні)
- видачі в Google по запиту за іменем кандидата
Порада №3. Подбайте про функціональні теми листа
Базові вимоги до теми будь-яких бізнес-листів:
- Має коротко описувати його зміст (= турбота про зручність)
- Має співпадати за тоном і стилем з листом
- Такі самі вимоги до поваги, грамотності та професійності, як і в тілі листа
- Тема листа не має бути розпізнана як спам
- Має спонукати відкрити лист
Pro tip: Саме для рекрутингових тем для мене найкраще працює формула:
Тема листа = Що + Де + Чому
Що = Вакансія/ Назва вакансії
Де = Назва компанії / Опис проєкту/ Локація/ Формат
Чому = Selling points)/ Персоналізація / Особливості
Розумію, що формула виглядає якось дуже просто і очікувано, але, як на мене, творчим виявам не місце в ділових листах. Основне завдання теми – бути функціональною, тобто буквально розповідати про що буде цей лист, а частина з “чому” має спонукати відкрити і дізнатися деталі.
Ось кілька моїх прикладів для іллюстрації:
"Вакансія Junior OSINT аналітика з громадяньскою місією"
"GR Officer to the Board в технологічну групу компаній"
"Вакансія ML Engineer в продукт Embedd (remote)"
"Шукаємо Head of Project на проєкти, що наближатимуть перемогу України"
Пишить персоналізовані листи з функціональними темами, і най завжди будуть із вами високі response rates!