Советы для начинающих project-managers о том, как организовать рекламный проект/ивент и булочку с маком.

Если вы хоть раз пытались организовать вечеринку для друзей, то в этой статье вам встретится много знакомого. Потому что проекты, это как вечеринки – есть повод, гости и куча организационных вопросов.

Поэтому, по аналогии с вечеринкой, я бы разбила работу с проектом на следующие этапы:

Всем понравилась идея, давайте организовывать.

Тут обычно возникают первые трудности с героями и участниками: то они на заданные даты маникюр запланировали, то хотят знать, кто еще участвует (а если это разглашать нельзя, то мммм, как интересно получается), то вообще хотят окончательно понять зачем им это все надо. Вот тут главное не совершить первую ошибку и дать это понимание.

Я в эти моменты вспоминаю основы пиара – темой (а в нашем случае проектом) нужно заинтересовать, потому что живой интерес и понимание взаимной выгоды – залог успеха.

Как только участнику проекта станет ясна его выгода, то множество организационных вопросов исчезнет сами собой.

Будьте добры помедленнее, я записываю.

В процессе организации стоит создать свой чек-лист – те пункты, без которых проект невозможен. Выписать нужно все, начиная от самых глобальных задач, дат сдачи и дедлайнов, до самых простых и элементарных вещей – еда/вода/логистика/запасные кроссовки/зарядки для телефонов/дополнительная нервная система (последняя особенно пригодится, особенно если проект большой и сложный).

Поможет не запутаться в рутине и потоке дел составление ежедневного списка приоритетных задач. Если к концу дня этот список выполнен – дайте себе перерыв, переключитесь, отдохните, побалуйте себя печенькой, в конце концов. Вы же человек, а не машина.

Нужно усвоить одно важное правило: бюджет нужно беречь.

Если вам нужно выбирать: выйти за рамки бюджета или потерять качество, но остаться в бюджете, выбираем первое – всегда. Если вдруг вы видите, что намечается перерасход, то нужно задавить это еще в зачатке.

Подумайте, где может быть источник этого перерасхода и разумно сэкономьте.

Коммуницируй их полностью.

Люди могут говорить на одном языке, а понимают друг друга при этом по-разному. Важно убедиться, что вас понимают. 

Убедились? Точно? А теперь снова убедитесь. 

Старайтесь фиксировать ваше общение в письменной форме – всегда удобнее найти переписку или письмо и показать общие договоренности или принятые решения, чем доказывать, что кто-то кому-то что-то обещал. Это кажется очевидным, но поверьте –люди удивляют чаще, чем природные катаклизмы и курсы валют.

Сопротивление бесполезно.

Иногда проекты попадаются достаточно большие и тяжелые, поэтому и ответственность – соразмерная. Не сопротивляйтесь, не пытайтесь балансировать в этот период между личной жизнью и работой. Работа всё равно в этот момент победит. Возвращаясь к аналогии с вечеринкой – предупредите об этом родителей/вторых половинок/друзей/кумовей и даже консьержку, если такая имеется. Пусть все поймут и примут тот факт, что вы будете какое-то время приходить позднее привычного и слегка помятым. Пусть держат наготове утюг, чай с ромашкой, а лучше – бокал игристого :-) 

Практика показывает, что чёткое следование всем пунктам плана не исключает форс-мажоры. 

У меня бывало всякое: что делать, если билетов на поезд нет, а старт пресс-тура уже завтра? Как доставить 40 ящиков шампанского на мероприятие в торговый центр, если по правилам ТЦ заносить алкоголь запрещено? Что делать, если в типографии перепутали файлы и напечатали не то, что надо или не тем цветом? Думаете все это так и осталось без ответа. Ничего подобного. 

В проектах неизбежно наступает момент, когда адреналин зашкаливает. Просто нужен глубокий вдох-выдох, спокойный обзор происходящего, чашка чая, Google и звонок другу. Поверьте, просто пересказав ситуацию, можно многое разложить по полочкам.

Свершилось!

Проект стартовал. И тут наступает момент, когда ты уже ни на что не повлияешь: гости пришли, напитки и угощения на столе, фотограф работает или материалы отсняты, статьи пишутся, видео конвертятся. Все. Выдыхаем и ловим волну успокоения и неги. 

Если по завершению проекта – заказчик дает свою положительную обратную связь или неожиданно «многозначительно молчит», то значит, значит все удалось. Мир, дружба, печеньки.

Ну и не забывайте основное правило: главное не бояться!