Когда мы впервые зашли на страницу подачи конкурсных заявок Bea World Festival*, у нас опустились руки». В этом году мы завоевали золото Eventex** с офлайн-проектом «The Street» в категории Employer Branding Event и серебро (People’s Choice) с онлайн-проектом «Inspire Awards».

Мало того, что ты должен пошагово описать мероприятие, идею и новизну, весь технический процесс; отснять видеоролик, соблюдая строгие хронометражи. Еще нужно показать эффективность (в цифрах) и очень детально описать результат.

На тот момент у нас еще не было опыта участия в конкурсах подобного масштаба, но было огромное желание заявить о себе на весь мир.

Тогда мы нашли решение. Участие в конкурсе выделили в отдельный проект – со своим бюджетом (!), дедлайнами и командой ответственных.

Как оказалось, придумать отличную идею, реализовать ее и получить позитивный фидбек от Клиента – это полдела. Правильное оформление с соблюдением всех строгих правил конкурса и своевременная, необычная подача – вот залог успеха.

Многие ивентщики просто ленятся описывать «итак классные проекты», и упускают множество возможностей. Ведь участие в конкурсе – это очень полезный скил!

Итак, как завоевать золото на международном конкурсе ивентов.

По шагам.

Let’s go!

Шаг 1. Выделите конкурс в отдельный проект. Определите ответственных, бюджет на подрядные работы и, самое главное, четкий дедлайн.

Шаг 2. Потренируйте elevator speech. Мы репетировали с командой изо дня в день, пока не уместили в одну минуту рассказ о нашем проекте для воображаемого члена жюри. В итоге умение донести суть мероприятия (пока движется лифт) помогла при подготовке к конкурсу нашего проекта-победителя «The Street» со множеством локаций на 1500 Гостей.

Шаг 3. Делайте акцент на вовлеченности Гостей. В описании уникальности проекта не стоит хвастаться крутым оборудованием или супер-технологиями (если вы, конечно, не подаётесь в категорию «Use Technology»). Ведь потратить весь бюджет Клиента – такой себе креатив. В ролике о нашем проекте-победителе «The Street» мы сделали упор на использовании иммерсивного театра, когда Гости оказывались внутри истории и становились ее главными героями. И получили высокие баллы.

Лайфхак: «По правилам конкурса, предоставление видео не требуется. Но мы настоятельно рекомендуем Вам сделать видео о проекте, поскольку это, безусловно, один из лучших способов презентовать жюри Ваше мероприятие: дать более глубокое представление о динамике ивента, прочувствовать его атмосферу и энергию, как будто мы побывали там вместе с Вами», - комментирует Annie Atanasova, Communications Manager Eventex Awards.

Шаг 4. Подробно опишите результаты. Желательно, с прямой речью Клиента. Сделайте максимальное количество скринов постов из соцсетей. Покажите, насколько масштабно вы «посеяли» контент, используя в каждом предложении цифры.

Например, в описании результатов нашего онлайн-мероприятия «Inspire Awards», которое получило награду People’s Choice, мы дали три сильных показателя:

  1. Удержание аудитории составило 93%, что является отличным показателем для онлайн-награждения сотрудников Компании;
  2. Более 300 положительных отзывов от участников мероприятия;
  3. Увеличение охвата аудитории на 70% (в офлайн-мероприятии участвовали обычно только топ-менеджеры, а нам удалось задействовать в онлайне всех сотрудников Компании, что еще и повысило командный дух)

Лайфхак: закладывайте подсчет результатов в каждое свое мероприятие, даже если не собираетесь подавать его на конкурс. Во-первых, вы будете ориентированы на результат, а для Клиента – это самое главное. Во-вторых, это научит Вас «конкурсному мышлению», что поможет при заполнении столь «ненавистного» многими агентствами раздела «результаты ивента».

Шаг 5. Не бойтесь задавать вопросы организаторам и членам жюри конкурса. Когда мы впервые подали проект на BEA и не вошли в шорт-лист, то просто «завалили» организаторов вопросами: «что не так?», «где исправить?» и т.д. Сделали выводы, поехали дальше!

Лайфхак: помните, что конкурс – это тот же ивент. Поэтому если вы необычно подадите свой проект (например, напишите песню о корпоративной новогодней вечеринке), успех вам гарантирован!»

* Bea World Festival – The International Festival of Events and Live Communication

** Eventex Awards - The World’s №1 Awards for Events & Experience Marketing