Прийнятні та неприйнятні витрати

Цей матеріал створено в межах безкоштовного онлайн-курсу «Європейські гранти для культурних та креативних проєктів» від рамкової програми Європейського Союзу «Креативна Європа» та освітньої платформи Креативна Практика.

Коли ви платите з власних грошей, ви критично підходите до оцінки витрат, вибираєте нижчі ціни, відкидаєте надмірності. Так само роблять і співробітники «Креативної Європи», коли оцінюють бюджети проєктів, що реалізуються в межах програми.

Про те, як оцінити прийнятність витрат, що можна та що не можна включати в бюджет проєкту, ми й поговоримо у цій статті.

Загальні критерії прийнятності витрат

До бюджету проєкту можна включати витрати, які охоплюють такі категорії:

• Безпосередні дії з реалізації проєкту: організація зйомок, проведення конкурсу, створення виставкової експозиції, розробка навчальних курсів. Сюди ж можна включити бюджет на призи та стипендії, якщо вони передбачені проєктом.
• Реклама проєкту, комунікації, просування, поширення, а також використання результатів проєкту. Наприклад, якщо ви проводите фестиваль, вам потрібно створити та вести сторінки в соцмережах, оплачувати рекламу, надрукувати квитки та афіші, купити футболки, кепки та іншу фірмову продукцію.
• Поїздки та супутні їм витрати. Якщо ваш проєкт передбачає приїзд іноземних експертів, ви повинні будете купити їм квитки на літак, організувати трансфер з аеропорту, забронювати готель, оплатити харчування.
• Оплата роботи фахівців: це зарплати для штатних співробітників і гонорари для позаштатних, платежі за договорами з підрядниками. Сюди ж включається оплата лікарняних, відпусток і соціальних відрахувань, які ви зобов'язані оплачувати за законами країни, в якій працюють ці люди.
• Непрямі витрати — вони зазвичай пов'язані з утриманням приміщень: плата за електрику, опалення, прибирання, закупівлі канцелярських товарів, підключення до інтернету і телефону. Пам'ятайте, що непрямі витрати не можуть бути більше, ніж 7% бюджету.

Складаючи план проєкту та оцінюючи вартість робіт і послуг, які ви збираєтеся вказати в бюджеті, виходьте з таких принципів:

• Товари та послуги повинні бути придбані виключно для проєкту. Якщо ви щось не використовуєте безпосередньо в проєкті або використовуєте побіжно, в бюджет це включати не можна. Наприклад, ви не можете оплатити послуги перекладача з української на французьку, якщо в проєкті не залучені французи.
• Не можна включати в бюджет активи, які залишаться у вас після завершення проєкту. Це означає, що ви не можете купити для проєкту відеокамеру — ви можете або взяти її в оренду, або врахувати в бюджеті тільки частину її вартості як амортизацію.
• Оплачувати особисті витрати можна тільки для людей, задіяних в проєкті, і тільки якщо вони виникли в рамках проєкту. Тобто ви можете оплатити готель для учасника знімальної групи в місті, де проходять зйомки, але не на курорті біля моря, куди він вирішив з'їздити на вихідні.
• Вартість робіт і послуг повинна бути розумною, тобто приблизно такою ж, як в середньому на ринку. Коли ви підбираєте підрядника, проведіть невелике дослідження, запросіть прорахунок робіт у кількох компаній і виберіть оптимальний варіант співвідношення ціни і якості. Якщо вам потрібно організувати поїздку, вибирайте той вид транспорту, який дешевше за інших рівних умов. За можливості, обирайте громадський транспорт.

Які витрати є неприйнятними у будь-якому випадку

За правилами «Креативної Європи», є статті витрат, які не можна включати в бюджет ні за яких умов. До них відносяться:

• Борги та збори за обслуговування боргу, а також резерв на майбутні борги або збитки, в тому числі виплати за кредитом на обладнання або інфраструктуру, що були придбані для проєкту.
• Плата за касове обслуговування, в тому числі комісії банку за переказ коштів від грантодавця грантоотримувачу або від головного партнера асоційованим.
• Витрати, пов'язані з конвертацією валют — це стосується проєктів, в яких використовуються якісь ще валюти крім євро. Якщо ви отримуєте рахунки в національних валютах, то збитки від коливання курсу не можна покривати коштом бюджету. Також в бюджет не можна включати страхування валютних ризиків.
• Повернення капіталу акціонерам і прибуток за відсотками за використання капіталу — наприклад, дивіденди або винагорода, яка виплачується у вигляді частини капіталу компанії.
• ПДВ, віднесений на майбутні періоди, тобто той, що може бути поверненим, і відповідно до стандартів бухгалтерського обліку не повинен обліковуватися. Тому, не є витратою.
• Натуральні внески, надані безкоштовно — наприклад, неоплачувана волонтерська робота або приміщення для проведення заходу, яке безкоштовно надає міська влада.
• Витрати, задекларовані в рамках іншого гранту ЄС (тобто, подвійне фінансування).
• Витрати на персонал національної, регіональної або місцевої адміністрації, а також на персонал або представників інституцій, органів або агенцій ЄС.

Як вести облік витрат

Після завершення проєкту головний партнер звітуватиме перед Європейською комісією про цільове використання гранту. Загальний звіт, який він представить Єврокомісії, складається зі звітів, які він має отримати від усіх асоційованих партнерів, що беруть участь в проєкті. Для великих проєктів, на які виділяється грант понад 60 000 євро, також проводитиметься аудит. Крім того, представники Європейської комісії можуть попросити надати якісь документи ще в ході реалізації проєкту.

Тому всі організації-партнери повинні дуже уважно та ретельно підходити до обліку своїх витрат. Слід дотримуватися таких правил:

• Всі організації-партнери зобов'язані вести облік та іншу супровідну документацію.
• Всі витрати мають бути оформлені відповідно до міжнародних фінансових бухгалтерських стандартів та звичайної практики організації.
• Потрібно зберігати оригінали документів, що підтверджують витрати, 5 років після закриття балансу (3 роки для грантів до 60 000 євро).
• При оформленні витрат на зарплати та гонорари співробітників, що працюють на умовах погодинної (або поденної) оплати, потрібно вести облік фактично відпрацьованого часу.
• Методи обліку витрат та процедури внутрішнього контролю мають давати можливість підтвердити, що задекларовані суми збігаються, а інформація має бути деталізована.

Що буде, якщо включити в бюджет неприйнятні витрати

Коли ви готуєте бюджет грантового проєкту вперше, це нормально, що ви не до кінця розумієте усі вимоги Але в більшості випадків достатньо керуватися стандартними фінансовими та бухгалтерськими правилами та здоровим глуздом.

Якщо ви все ж включите до бюджету неприйнятні витрати з необачності, вони будуть відхилені, і вам доведеться покривати їх зі своїх коштів. Те ж саме станеться, якщо ви не зможете підтвердити витрати документально. Якщо неприйнятні витрати були невеликого розміру і в них не було злого умислу, ніяких санкцій не буде.

У виняткових ситуаціях за порушення у плануванні та обліку витрат можуть бути застосовані особливі заходи: зупинка або припинення проєкту, зменшення суми гранту тощо.

Що далі

Тепер ви розумієте, як спланувати витрати та скласти бюджет, що можна й що не можна в нього включати та як вести облік. Але залишається ще питання з фінансуванням: адже грант «Креативної Європи» не може покривати 100% бюджету, і частину коштів вам доведеться шукати в інших місцях. Про те, які ресурси можна використовувати для дофінансування проєкту, ми поговоримо в наступній статті.