Типові помилки під час подачі заявок

Цей матеріал створено в межах безкоштовного онлайн-курсу «Європейські гранти для культурних та креативних проєктів» від рамкової програми Європейського Союзу «Креативна Європа» та освітньої платформи Креативна Практика.

У попередніх лекціях і статтях ми з вами дізнались, на що варто звернути увагу, коли подаєте заявку на грант і складаєте супутні документи.

І все ж хочеться ще раз наголосити на типових помилках, які роблять в документах заявники.

Неуважність до технічної сторони питання

Заявки на грант потрібно подавати через особистий кабінет на сайті Єврокомісії. Ми вже докладно розбирали цей процес у відеоуроці «Знайомство з онлайн-порталом Єврокомісії». Необхідно заповнити форму заявки, прикріпити документи та відправити все це не пізніше зазначеного дедлайну. Для цього треба натиснути кнопку Send. Після цього вам на пошту прийде підтвердження з номером заявки.

Обов'язково переконайтеся, що ви натиснули кнопку та отримали підтвердження. Тому що вже кілька разів траплялося так, що люди заповнювали заявку, прикріплювали документи та спокійно чекали на відповідь, а вона все не приходила. Після перевірки з'ясовувалося, що вони дійсно всі документи прикріпили, але забули відправити їх. Тому заявка так і залишилася в статусі чернетки, і експерти її не отримали.

Подача заявки в останній день

Процес подачі заявки на грант «Креативної Європи» досить простий, але все ж ніколи не відкладайте це на останній день. Завжди може виявитися, що ви забули якийсь документ або в останній момент знайшли в ньому помилку. Залиште собі можливість це виправити.

Статистика показує, що, попри всі попередження, 80% заявників тягнуть до останнього дня і години. І коли всі вони дружно приходять на сайт і починають завантажувати свої заявки, система не витримує навантаження та зависає. Результат — заявка не прийнята.

Тому краще за все поставити собі внутрішній дедлайн за день-два до справжнього і спокійно все відправити.

Розмиті пріоритети проєкту

У кожного конкурсу є свої пріоритети. Наприклад, для «Художнього перекладу» це підтримка промоції перекладеної європейської літератури, заохочення перекладів з менш поширених мов на англійську, німецьку, французьку та іспанську для розширення аудиторії, використання цифрових технологій під час промоції та дистрибуції. Вам потрібно звернути увагу на ці пріоритети та подумати, під який із них підходить ваша заявка.

Але ж не намагайтеся задовольнити одразу всі вимоги. Пам’ятайте, що вам потрібно буде надати відповідне обґрунтування, а також послідовний план втілення, етапи реалізації та оцінки результатів проєкту. Ліпше оберіть один або два пріоритети та збудуйте свій проєкт навколо них.

Немає гарантій дофінансування

«Креативна Європа» виділяє гранти на підтримку культурних та креативних проєктів, але за умовами програми грант ніколи не покриває 100% бюджету. Завжди є якась частина, для якої партнери повинні знайти гроші самостійно. У різних конкурсах ця частина різна, але не менше 20%. Не обов'язково вкладати свої гроші — можна шукати спонсорів, залучати державні та приватні організації, брати інші гранти (крім грантів ЄС). Ми про це вже говорили у статті «Ресурси дофінансування».

Але важливо пам'ятати про те, що хто б не пообіцяв вам допомогу, відповідальність за фінансування вашої частини бюджету лежить на вас. Тому в заявці вам потрібно буде показати, що ви точно зможете забезпечити фінансування — для цього можна, наприклад, надати гарантійні листи від партнерів, щоб експерти могли оцінити серйозність їхніх намірів, або подати план залучення коштів одразу з декількох ресурсів, щоб продемонструвати наявність у вас «плану Б».

Слабка команда

«Креативна Європа» працює з проєктами, які можуть тривати по 2, 3, 4 роки. Експертам необхідно розуміти, що ви зможете потягнути такий проєкт — а для цього потрібна дійсно сильна команда, яка має позитивний досвід роботи разом. Саме тому вирішальним фактором часто стає опис компетенцій і складу команди.

Треба максимально чітко описувати всі ролі, які є у вашому проєкті, успіхи та досягнення членів команди, їхні нагороди, додаткову освіту та міжнародний досвід. Вам потрібно переконати експертів, що за справу беруться досвідчені люди, а це вже саме собою є певною гарантією успішності.

Немає цілісної концепції проєкту

Іноді проєкти, які надходять на конкурс, є набором розрізнених акцій або завдань, не об'єднаних спільною ідеєю. Наприклад, на конкурс «Художній переклад» за правилами приймають тільки пакет робіт — від 3 до 10 книг. Підбираючи ці книги, видавництво повинно обґрунтувати, чому саме вони були обрані. Це може бути серія книг одного автора або зібрання творів різних авторів, але на одну тему. Такий цілісний проєкт набагато легше просувати та пояснювати його ідею аудиторії.

Крім того, всі заплановані активності мають відповідати меті проєкту та допомагати в його реалізації. Скажімо, не можна внести в бюджет проєкту з перекладу літератури оренду дорогої відеокамери, якщо це не стосується реалізації проєкту.

Незбалансований бюджет

Багато зауважень викликає непослідовність в бюджеті. Наприклад, якщо істотною частиною вашого проєкту є заходи, а в бюджеті вони займають незначну частку, це викликає запитання та сумніви в експертів.

Немає комунікаційної стратегії

Деякі заявники дуже докладно й конкретно описують сам проєкт, але до підготовки комунікаційної стратегії підходять формально. Це велика помилка, тому що комунікаційна стратегія є вкрай важливою частиною проєкту. Недарма ж вона оцінюється у 20 балів зі 100, тому й рекомендовано на неї планувати 20-30% бюджету проєкту.

Перед початком проєкту вам обов'язково треба подумати, на яку аудиторію він буде звернений і як ви з нею будете комунікувати. Причому пам'ятайте, що крім основної аудиторії, у будь-якого проєкту є і додаткові. Ми про це говорили докладніше в розділі «Комунікаційна стратегія проєкту».

Описуйте стратегію максимально чітко та структуровано. Вам потрібно переконати експертів, що ви дійсно добре розумієте свою аудиторію та знаєте, як до неї достукатися.

Недостовірна інформація

Бувають випадки, коли заявники вказують в заявці недостовірну інформацію. Ймовірно, вони думають, що експерти живуть далеко, не розуміються на наших реаліях або просто не помітять підробку. Але це не так: експерти на те й експерти, щоб такі речі виявляти. Вони спілкуються один з одним та з іншими професіоналами та знають, де можна уточнити інформацію.

Тому рано чи пізно (а швидше за все, рано) неправдиву інформацію виявлять. Мало того, що за це знизять оцінку, так ще й заявник матиме негативну репутацію, і надалі йому буде дуже складно отримати підтримку не тільки від «Креативної Європи», а й від інших грантових програм.

Локальне мислення

Буває, що за грантом звертаються проєкти цікаві, але цікаві тільки для України. Наприклад, люди організовують конференцію для дизайнерів і навіть запрошують на неї одного-двох лекторів з-за кордону. Але це не робить конференцію міжнародною, адже за великим рахунком вона не допомагає ні українським дизайнерам познайомитися з європейськими трендами, ні розповісти більше про наш дизайн за межами країни.

Програма «Креативна Європа» створена для того, щоб допомагати європейським митцям та іншим професіоналам виходити зі своїми проєктами на наднаціональний рівень, щоб знайомити людей з різних країн з культурою один одного, щоб допомагати їм об'єднуватися та робити проєкти разом. Саме це треба пам'ятати, обдумуючи концепцію проєкту.

Що далі

Отже, ми поговорили про основні помилки, які люди допускають, коли подають заявки на грантові програми. Сподіваємося, вам тепер вдасться їх уникнути.