Як відрізнити члена команди від підрядника

Цей матеріал створено в межах безкоштовного онлайн-курсу «Європейські гранти для культурних та креативних проєктів» від рамкової програми Європейського Союзу «Креативна Європа» та освітньої платформи Креативна Практика.

Ядром створення проєкту є команда, членами якої мають бути представники організацій-партнерів.

Докладно про це ми розповідали в статті «Команда проєкту, що подається на грант „Креативної Європи“». Проте не всі роботи з проєкту неодмінно мають виконувати саме учасники команди. Частину робіт ви можете делегувати підрядникам. Але при цьому деякі люди плутають підрядників і членів команди.

У цій статті ми розберемо, в чому між ними різниця, і які є особливості при роботі з підрядниками в проєктах програми «Креативна Європа».

У чому відмінність підрядників і учасників команди

Учасники вашої команди — це ті фахівці, без яких неможливо втілити проєкт в принципі. Вони відповідають за найважливіші частини роботи. І навіть якщо ви залучаєте таких фахівців в проєкт лише на певний напрямок, вони все одно вважаються учасниками команди. Наприклад, якщо ви готуєте видавництво перекладу книги, то перекладач може бути залучений до роботи на короткий термін, але без нього проєкт втілити принципово неможливо. Тому перекладач в такому прикладі є саме учасником команди, хоч і працює з вами на контрактній основі, а не за трудовим договором.

Підрядникам також можна делегувати некритичні разові або специфічні роботи.

Наприклад, якщо ви робите переклад книги, то перекладач і редактор — це члени команди, а друкарня — підрядник. Якщо щось не складеться з друкарнею, то можна буде знайти іншу, але якщо вийде поганий переклад — провалиться весь проєкт.

Інший приклад — організації заходу. Вашим ключовим надбанням є саме захід. Відтак, команда бере на себе організаційний клопіт, забезпечує наповнення програми, шукає та укладає договори з доповідачами чи артистами. Люди, які відповідають за організацію — команда, а людина, яка робить посадкову сторінку для продажу квитків — підрядник. Якщо в заході (скажімо, конференції) беруть участь запрошені закордонні лектори, то вони не є учасниками команди або партнерами, вони підрядники — тому що їх відповідальність і участь обмежені тільки їхньою доповіддю.

Для заходу також потрібні комунікаційний супровід в соцмережах та, скажімо, створення посадкової сторінки. Ці роботи потребують окремої експертизи, і цілком логічно їх делегувати. Так само як виготовлення та друк флаєрів чи буклетів. Саме для таких, часто одиничних і непрофільних для вас робіт, і варто залучати підрядників.

Вимоги до роботи з підрядниками

У «Креативної Європи» є певні правила вибору підрядників та роботи з ними.

Ще на етапі подання заявки ви маєте описати в загальних рисах ваші майбутні взаємини з підрядниками і потім повинні будете їх дотримуватися. Правила такі:

• Максимальна сума, яку можна використовувати на договори підряду, складає до 30% від загального бюджету проєкту.
• Вже подаючи заявку на грант, потрібно описати роботи, які передбачається віддати на підряд, і прорахувати їхню вартість.
• Обираючи підрядників, важливо дотримуватись адекватності у співвідношенні якість/ціна.
• Робота з підрядниками має бути офіційною, тож у вас мають бути підписані всі документи з ними та підготовлені всі звіти. Це знадобиться, коли ви будете готувати загальний звіт за грантом.

При цьому конкретних підрядників в заявці вказувати не потрібно, і суворої вимоги проводити тендер або конкурс немає. Головне, щоб умови взаємодії з підрядниками відповідали тим, що прописані в заявці.

Відповідальність при роботі з підрядниками

Пам’ятайте: відповідальність за роботу підрядників, дотримання ними бюджету та якості робіт несе головний партнер, тобто, швидше за все, ви. І саме вам доведеться вирішувати проблеми, що можуть бути спричинені нечесними або недостатньо кваліфікованими підрядниками. Ось чому важливо, закладаючи бюджет на них, провести дослідження реальних вартостей робіт. Не закладайте надто малий чи надто великий бюджет. Але він має бути саме таким, щоб дати вам змогу знайти порядну і надійну команду.

Що далі

Тепер, коли ми з‘ясували, які роботи ви і ваші партнери можете делегувати підрядникам, і як їх відрізнити від членів вашої команди, дослідімо, як правильно оформити стосунки з членами команди.

Про це читайте в наступній статті.