Цей матеріал створено в межах безкоштовного онлайн-курсу «Європейські гранти для культурних та креативних проєктів» від рамкової програми Європейського Союзу «Креативна Європа» та освітньої платформи Креативна Практика.

Щоб підтвердити, що ви доброчесно виконали свої зобов'язання і витратили грант на ті цілі, на які його отримали, потрібно буде надати звіт. Боятися цього не варто: якщо ви пройшли процедуру відбору та отримали грант, значить, у вас все вийде. Просто треба заздалегідь про це подумати та з самого початку збирати всі документи з проєкту, щоб не довелося це робити похапцем в останній момент.

Звіт обов’язково потрібно буде підготувати після закінчення проєкту. Але якщо проєкт триває кілька років або сума гранту досить велика, ваш проєктний менеджер може попросити вас надати й проміжні звіти. Тоді він попередить вас про це заздалегідь і пояснить, яку інформацію в них треба показати. Якщо проєкт триває не більше як рік, вам потрібно здати тільки один фінальний звіт після закінчення проєкту.

Щоб ви знали, до чого готуватися, подивімось, як виглядає звіт.

З чого складається звіт

Звіт складається з 4 документів:

  • Описовий звіт — в ньому потрібно розповісти, як пройшов проєкт: які заплановані дії вдалося виконати, а які ні, яких результатів при цьому ви досягли.
  • Фінансовий звіт — тут вам потрібно буде описати всі витрати та надати підтверджуючі документи.
  • Аудиторський сертифікат — він є необхідним, якщо проєкт отримав грант понад 60 000 євро. Докладніше про аудит ми поговоримо в наступній статті.
  • Декларація доброчесності — ви вже підписували таку декларацію на початку проєкту як обіцянку витрачати гроші лише відповідно до грантового договору. А зараз це треба зробити як підтвердження того, що ви дотримались зобов’язань.

Ці документи вам потрібно буде відправити своєму проєктному менеджеру. А він вже передасть їх на оцінку експертам.

Що відбувається після здачі звіту

Отримавши ваш звіт, експерти з Виконавчої Агенції перевірять, що ви виконали проєкт відповідно до плану і витратили гроші так, як було заявлено в бюджеті. Можливо, вони поставлять уточнюючі питання або попросять надати підтверджуючі документи.

Якщо все буде в порядку, ваш звіт буде прийнятий, і після цього ви отримаєте фінальний транш гранту. Ось тепер проєкт можна офіційно вважати завершеним!

Що далі

Іноді для того, щоб оцінити результати проєкту одного тільки звіту недостатньо. Тоді вас попросять додатково провести аудит. Про те, що це таке і в яких випадках він необхідний, ми поговоримо в наступній статті.