Структура бюджету

Цей матеріал створено в межах безкоштовного онлайн-курсу «Європейські гранти для культурних та креативних проєктів» від рамкової програми Європейського Союзу «Креативна Європа» та освітньої платформи Креативна Практика.

Бюджет є дуже важливою частиною проєкту, тому підійти до його підготовки потрібно максимально відповідально. Тих меж, які ви в ньому опишете, доведеться дотримуватись протягом всього періоду роботи над проєктом — а це може бути не один рік.

Формат бюджету є чітко визначеним для кожного конкурсу, тож в процесі заявки вам просто слід використати відповідний вашому конкурсу шаблон.

Вимоги до заповнення бюджету

Бюджет слід заповнювати англійською мовою, а всі доходи й витрати писати в євро. Якщо ви будете витрачати бюджет в країнах, де використовується інша національна валюта, перераховуйте суми в євро за курсом Європейського центрального банку на дату, вказану у вашому Договорі (зазвичай, це курс валют станом на перший місяць звітного періоду).

Пам'ятайте, що всі витрати потрібно оформлювати документально: у разі послуг — підписувати договори та акти, в разі покупок — фіксувати все у видаткових накладних. Платіжні документи стануть в пригоді, коли ви будете звітувати за проєктом.

Джерела фінансування

В програмі «Креативна Європа» проєкти фінансуються шляхом співфінансування.

Це означає, що частину витрат покриває грант, а частину — ваш консорціум. Як співвідносяться ці частини, залежить від конкретного конкурсу.

Вашу частину співфінансування можна покрити з різних джерел:

• Внески від партнерів — як власні кошти компанії, так і залучені. Немає правил щодо того, скільки саме повинен внести кожен з партнерів. Цілком нормально, якщо більша організація зробить більший внесок.
• Приватні пожертвування — наприклад, кошти, зібрані через краудфандинг або гроші від меценатів.
• Публічні внески — це фінансування від державних і приватних організацій, фондів, інші гранти (крім грантів Євросоюзу в той самий період часу, тому що це буде вважатись подвійним фінансуванням).
• Дохід від проєкту — наприклад, виторг від квитків, продажу книг або інших товарів, які були створені в рамках проєкту.

Але не можна вказувати як джерело фінансування негрошові внески, на кшталт робочих годин чи надання власного авто у користування, все має бути зафіксовано фактичними оплатами.

Статті витрат

Всі витрати потрібно розписати за такими статтями:

• Прямі витрати проєкту (Costs directly linked to the implementation of the activities) — це витрати на виробничі процеси, закупівля матеріалів, оренда приміщень і обладнання, страхування. Сюди ж входять гроші, які підуть на формування призового фонду або виплату стипендій.
• Витрати на комунікацію та рекламу (Communication, promotion and dissemination costs and costs of exploitaton of results) — створення та розміщення реклами, організація піар-заходів, висвітлення проєкту в ЗМІ, витрати на рекламні матеріали (футболки, листівки, афіші), створення сайту тощо. Детальніше про те, як можна розповідати аудиторії про проєкт, ми говорили в статті «Канали та засоби комунікації проєкту».
• Витрати, що пов'язані з поїздками (Travel and subsistence costs) — це квитки, готелі, відрядження.
• Виплати працівникам (Personnel costs) — зарплати та гонорари штатним і позаштатним фахівцям, а також оплата роботи підрядників. Про те, які існують форми співпраці з фахівцями та як оплачувати їхню роботу, ми писали в статті «Принципи оформлення взаємовідносин в проєктах, що отримують грант», а про роботу із зовнішніми експертами та організаціями — в статті «Як відрізнити члена команди від підрядника».
• Непрямі витрати (Indirect costs) — вони стосуються приміщень і пов'язаних з ними витрат. Наприклад, це оренда офісу, страхування, комунальні платежі, прибирання, а також офісні витрати: телефон, інтернет, посилання листів.

Як розподілити бюджет

Звичайно, кожен проєкт індивідуальний і чітко визначеної структури бюджету, яка підійшла б кожному проєкту, певно, немає. Але ми рекомендуємо дотримуватися приблизно такого співвідношення:

• на основні витрати відвести близько 30% бюджету,
• на комунікацію та рекламу — 20-30%,
• на витрати, пов'язані зі співробітниками — 20-30%,
• на все інше — близько 10%.

Обмеження

Є обмеження, пов'язані з тим, що гранти «Креативної Європи» є цільовими. Вони покликані підтримувати культурні та креативні проєкти й розвивати співпрацю в цій сфері між людьми з різних європейських країн.

Зверніть увагу на такі обмеження бюджету:

• Витрати, пов'язані з третіми країнами (тобто тими, які не беруть участі в програмі «Креативна Європа») не можуть перевищувати 30% бюджету. Сюди відносяться як основні витрати (наприклад, заходи в третіх країнах), так і оплата фахівців з цих країн, рекламні витрати тощо. Список країн «Креативної Європи» ми приводили в статті «Міжнародні партнерства».
• На оплату роботи підрядників не можна відводити більш ніж 30% бюджету. Також не можна віддавати на підряд основні роботи й процеси, що безпосередньо впливають на успіх проєкту — про це ми говорили в статті «Як відрізнити члена команди від підрядника».
• Непрямі витрати не можуть перевищувати 7% від загальних прямих витрат, а також 7% від прямих витрат кожного з партнерів.
• До бюджету не можна закладати витрати, пов'язані з авторськими правами, тому що грант ці витрати не покриває. Детальніше про це ми писали в статті «Принципи оформлення взаємовідносин в проєктах, що отримують грант».
• Також для проєкту не можна закуповувати обладнання, нерухомість або будь-які інші активи, що залишаться у вас після закінчення проєкту. При цьому можна вписувати в бюджет амортизацію обладнання або закупівлю витратних матеріалів. Наприклад, ви не можете купити принтер, але можете оплатити з бюджету заправку картриджів або купівлю паперу. Якщо вам потрібно купити обладнання, ви можете зробити це за рамками бюджету проєкту — скажімо, оформити цю покупку на свою організацію. Інший можливий варіант — орендувати це обладнання. Оренду можна оплачувати з бюджету проєкту.

Детальніше про те, які витрати можна включати до бюджету, а які не можна, ми поговоримо далі в статті «Прийнятні та неприйнятні витрати».

Що робити, якщо в ході проєкту бюджет змінюється

Як би уважно ви не планували бюджет, коли проєкт почнеться, можуть статись зміни. Зал, який ви хотіли орендувати, може закритися; експерт може відмовитися виступати; курс валют може суттєво змінитися. Вам доведеться шукати заміни та якось виходити з важкого становища — і витрати можуть змінитися. Це нормально, ніхто не чекає від вас буквального виконання бюджету.

Тут важливо, щоб розбіжності були не надто великі, а загальний бюджет не змінився. Ви можете перерозподіляти бюджет за статтями: наприклад, якщо витрати на співробітників раптом виявилися більшими, ніж ви розраховували, ви можете скоротити бюджет на комунікацію. Якщо відхилення від плану не перевищують 10% за кожною зі статей, ви можете перерозподіляти кошти самостійно. Якщо перевитрата більше — будь ласка, узгодьте це зі своїм менеджером від «Креативної Європи».

Може вийти так, що перевитрату бюджету за якоюсь статтею неможливо компенсувати коштом інших, тобто загальний бюджет перевищений. У таких випадках перевитрату вам доведеться покривати з власних коштів: після того, як умови видачі гранту визначені та договір з Єврокомісією підписаний, збільшити суму гранту вже неможливо. Тому ми рекомендуємо дуже уважно підходити до планування бюджету та закладати в нього витрати не за мінімальною планкою.

Що далі

У цій статті ми розглянули загальні принципи формування бюджету.

Якщо щось з описаного поки що незрозуміло — нічого. В наступному матеріалі ми розглянемо складання бюджету на прикладі.