5 простих інструментів для складних мітингів

Привіт, я Лера Мамай. Уже понад 6 років працюю в Plarium на позиції Event Manager. Як проєктний менеджер та модератор на день я проводжу приблизно 3–4 мітинги. Однак часто з таким завданням стикаються не тільки менеджери: зустрічі доводиться організовувати всім, кому потрібно зібрати групу колег для обговорення питань чи ухвалення рішень.

Найімовірніше, ви також стикалися з поширеними проблемами мітингів: недостатня підготовка, неструктурованість, розфокусування, непослідовність в обговореннях, а також нерозуміння того, як ухвалювати рішення.

Через бажання впоратись із цим челенджем я почала вивчати інструменти фасилітації і впродовж року активно застосовувала деякі з них на зустрічах у Plarium.

Нещодавно я також завершила дводенний тренінг від ICAgile. Сертифікацію пройдено, і я відчуваю натхнення для того, щоб поділитися своїм топом інструментів, які суттєво змінили мої мітинги. Звичайно, є багато інших, але починати рекомендую саме із цих.

1. Підготовка до мітингів за моделлю «5P»

  1. Purpose. Навіщо ця зустріч? Яка її мета? Чи можна впоратися без неї, використавши лист або повідомлення? Що станеться, якщо зустріч не відбудеться?
  2. Products. Який результат ми прагнемо отримати? Чи це рішення, пул ідей, документ, домовленість, уточнення тощо?
  3. Probable issues. Що може ускладнити перебіг зустрічі? Наприклад, різні часові пояси, мови, конфлікти інтересів, проблеми з підключенням.
  4. Participants. Чия відсутність завадить досягненню мети? Хто має бути лише проінформованим? Чи всі можуть бути присутніми?
    Тут класно спрацює матриця відповідальності RACI. Вона для кожного на зустрічі визначає ролі: Responsible (відповідальний), Accountable (стейкхолдер), Consulted (консультант) та Informed (той, хто має знати весь перебіг). Серед присутніх обов’язково мають бути відповідальний за виконання та той, хто затверджує результат. А от консультантів і проінформованих можна залучити до процесу в інший спосіб.
  5. Process. Що допоможе реалізувати мету та оптимізувати час? Як візуалізувати перебіг зустрічі? Якою має бути дошка в Miro або інший інструмент?

Ці прості, на перший погляд, запитання значно зменшують метушню, хаос і розфокусування під час мітингів.

2. Дизайн структури за ромбом ухвалення рішень

Для того щоб побудувати структуру, а також зменшити хаос і невизначеність, я використовую ромб ухвалення рішень Сема Кайнера.

Дизайн структури за ромбом детально описаний у книзі автора й вартий окремого вивчення. Сем Кейнер пропонує простий шаблон для складного шляху впорядкування дискомфортного процесу ухвалення рішень. Цей інструмент допомагає групі виходити із «заторів» на мітингах.

Ромб відображає два ключові етапи: розширення (дивергентне мислення) та звуження (конвергентне мислення).

Далі наведені основні етапи фрейму, який я найчастіше використовую.

1. Початок зустрічі

  • Фасилітатор визначає проблему або завдання, що потребують розв’язання.
  • Формуються цілі обговорення, правила взаємодії та ролі учасників.
2. Збирання та обговорення інформації

  • Учасники отримують потрібну інформацію чи контекст.
  • Учасники вільно висловлюють ідеї, не оцінюючи їх одразу. Мета – зібрати якомога ширший спектр думок, навіть нестандартних.
3. Занурення в тему, вивчення альтернатив

  • Учасники обговорюють ідеї: аналізують, розширюють та доповнюють іншими думками.
  • На цьому етапі можна використовувати методи мозкового штурму чи подібні техніки.

4. Структурування та оцінювання інформації

  • Учасники обговорюють сильні та слабкі сторони кожного варіанту.
  • Визначаються найдоцільніші варіанти.
  • Використовуються методи пріоритезації для скорочення списку ідей.

5. Ухвалення рішення й завершення зустрічі

  • Група вибирає остаточний варіант рішення.
  • Визначається план дій, відповідальні особи та подальші кроки.

Ця структура допоможе впорядкувати процес і знайти оптимальне рішення разом із командою. Рекомендую заглибитися в цю тему та використовувати такий інструмент як шаблон для дизайну зустрічей.

3. Фокус на агенді: паркування, самарайзинг, RPB

Іноді складно балансувати між фокусом на меті зустрічі та цікавими й важливими ідеями учасників поза агендою. Також учасники інколи можуть відхилятися від теми. Підтримувати продуктивність групи мені допомагають зазначені далі інструменти.

  • Паркування. Це окреме місце на дошці, куди «паркуються» (записуються) ідеї, що не стосуються теми зустрічі, але є важливими. Наприкінці варто обов’язково повертатися до паркування, звертаючи увагу учасників на план дій щодо кожної ідеї: обговорити на іншому мітингу, передати іншій команді тощо. 
  • Самарайзинг. Це підхід, який дає змогу модератору підбивати підсумки, проговорюючи ухвалені рішення й зафіксовані ідеї, що фокусує групу. Ефективним буде використання самарайзингу не тільки наприкінці зустрічі, а й після завершення окремих етапів. Наприклад: 

«Колеги, перш ніж перейти до наступного питання, підсумуймо вже ухвалені рішення».

  • Review, Preview, Big picture (RPB). Цей інструмент допомагає тримати групу в тонусі під час тривалих зустрічей, підсвічуючи досягнуте й те, що ще потрібно зробити.

«Колеги, у першій частині зустрічі ми ознайомилися з масштабним дослідженням відділу зовнішніх комунікацій і поставили уточнювальні запитання (Review). Попереду в нас заплановані генерація та обговорення ідей (Preview) задля того, щоб наприкінці скласти стратегію комунікацій на наступний фінансовий рік (Big picture)».

4. Стек + паралельна візуалізація

Модератор часто стикається на мітингах із потребою збирати думки учасників. Організувати такий процес допомагають поняття «стек» та «візуалізація».

Стек — це коло виступів: учасники висловлюються одне за одним за попередньо визначеною послідовністю. Для продуктивності модератор може запропонувати самостійно визначати послідовність і висловлюватися за піднятою рукою або ж передаючи уявний мікрофон. Головне – уникнути перебивання та непорозумінь між учасниками, коли їм треба висловитися.

Паралельна візуалізація — це підхід, що полягає у фіксуванні модератором проговорених думок учасників на дошці чи в документі. Одна думка — одна наліпка.

Ці зафіксовані ідеї надалі буде дуже зручно пріоритезувати на наступному етапі обговорення.

 5. Жонглювання форматами пріоритезації та голосування

Я часто експериментую з форматами пріоритезації, вибираючи той, що найкраще вписується в контекст. У ситуаціях, коли ідей багато, а вибрати найкращі складно, допоможуть зазначені далі інструменти.

  • Пріоритезація за шкалою: дорого – дешево, швидко – довго тощо. Стане в пригоді для швидкої візуалізації більш релевантних ідей за важливими для вас критеріями.
  • SWOT-аналіз (Strengths – сили, Weaknesses – слабкості, Opportunities – Можливості, Threats – загрози): для пріоритезації думок та ідей на основі сильних сторін і можливостей з огляду на ризики й зони розвитку.

  • Матриця Ейзенхауера: допоможе сформувати план, фокусуючись на важливих та термінових завданнях.

Формати голосування також різноманітні: кружечки в Miro, реакції в Zoom, римське голосування тощо.

Використання цих інструментів якісно змінює зустрічі. Мітинги стають місцем продуктивних дискусій, ухвалення рішень і закриття питань, а мотивація вдосконалювати навички фасилітації зростає.

На цьому шляху я завжди пам’ятаю: ми проводимо більшу частину робочого часу на мітингах, тож нехай цей час буде комфортним і корисним.

Усім продуктивних зустрічей!

3347
Events
Community
Videos
About Us