5 простих інструментів для складних мітингів
Привіт, я Лера Мамай. Уже понад 6 років працюю в Plarium на позиції Event Manager. Як проєктний менеджер та модератор на день я проводжу приблизно 3–4 мітинги. Однак часто з таким завданням стикаються не тільки менеджери: зустрічі доводиться організовувати всім, кому потрібно зібрати групу колег для обговорення питань чи ухвалення рішень.
Найімовірніше, ви також стикалися з поширеними проблемами мітингів: недостатня підготовка, неструктурованість, розфокусування, непослідовність в обговореннях, а також нерозуміння того, як ухвалювати рішення.
Через бажання впоратись із цим челенджем я почала вивчати інструменти фасилітації і впродовж року активно застосовувала деякі з них на зустрічах у Plarium.
Нещодавно я також завершила дводенний тренінг від ICAgile. Сертифікацію пройдено, і я відчуваю натхнення для того, щоб поділитися своїм топом інструментів, які суттєво змінили мої мітинги. Звичайно, є багато інших, але починати рекомендую саме із цих.
1. Підготовка до мітингів за моделлю «5P»
- Purpose. Навіщо ця зустріч? Яка її мета? Чи можна впоратися без неї, використавши лист або повідомлення? Що станеться, якщо зустріч не відбудеться?
- Products. Який результат ми прагнемо отримати? Чи це рішення, пул ідей, документ, домовленість, уточнення тощо?
- Probable issues. Що може ускладнити перебіг зустрічі? Наприклад, різні часові пояси, мови, конфлікти інтересів, проблеми з підключенням.
- Participants. Чия відсутність завадить досягненню мети? Хто має бути лише проінформованим? Чи всі можуть бути присутніми?
Тут класно спрацює матриця відповідальності RACI. Вона для кожного на зустрічі визначає ролі: Responsible (відповідальний), Accountable (стейкхолдер), Consulted (консультант) та Informed (той, хто має знати весь перебіг). Серед присутніх обов’язково мають бути відповідальний за виконання та той, хто затверджує результат. А от консультантів і проінформованих можна залучити до процесу в інший спосіб. - Process. Що допоможе реалізувати мету та оптимізувати час? Як візуалізувати перебіг зустрічі? Якою має бути дошка в Miro або інший інструмент?

Ці прості, на перший погляд, запитання значно зменшують метушню, хаос і розфокусування під час мітингів.
2. Дизайн структури за ромбом ухвалення рішень
Для того щоб побудувати структуру, а також зменшити хаос і невизначеність, я використовую ромб ухвалення рішень Сема Кайнера.

Дизайн структури за ромбом детально описаний у книзі автора й вартий окремого вивчення. Сем Кейнер пропонує простий шаблон для складного шляху впорядкування дискомфортного процесу ухвалення рішень. Цей інструмент допомагає групі виходити із «заторів» на мітингах.
Ромб відображає два ключові етапи: розширення (дивергентне мислення) та звуження (конвергентне мислення).
Далі наведені основні етапи фрейму, який я найчастіше використовую.
1. Початок зустрічі
- Фасилітатор визначає проблему або завдання, що потребують розв’язання.
- Формуються цілі обговорення, правила взаємодії та ролі учасників.
- Учасники отримують потрібну інформацію чи контекст.
- Учасники вільно висловлюють ідеї, не оцінюючи їх одразу. Мета – зібрати якомога ширший спектр думок, навіть нестандартних.
- Учасники обговорюють ідеї: аналізують, розширюють та доповнюють іншими думками.
- На цьому етапі можна використовувати методи мозкового штурму чи подібні техніки.
4. Структурування та оцінювання інформації
- Учасники обговорюють сильні та слабкі сторони кожного варіанту.
- Визначаються найдоцільніші варіанти.
- Використовуються методи пріоритезації для скорочення списку ідей.
5. Ухвалення рішення й завершення зустрічі
- Група вибирає остаточний варіант рішення.
- Визначається план дій, відповідальні особи та подальші кроки.
Ця структура допоможе впорядкувати процес і знайти оптимальне рішення разом із командою. Рекомендую заглибитися в цю тему та використовувати такий інструмент як шаблон для дизайну зустрічей.

3. Фокус на агенді: паркування, самарайзинг, RPB
Іноді складно балансувати між фокусом на меті зустрічі та цікавими й важливими ідеями учасників поза агендою. Також учасники інколи можуть відхилятися від теми. Підтримувати продуктивність групи мені допомагають зазначені далі інструменти.
- Паркування. Це окреме місце на дошці, куди «паркуються» (записуються) ідеї, що не стосуються теми зустрічі, але є важливими. Наприкінці варто обов’язково повертатися до паркування, звертаючи увагу учасників на план дій щодо кожної ідеї: обговорити на іншому мітингу, передати іншій команді тощо.

- Самарайзинг. Це підхід, який дає змогу модератору підбивати підсумки, проговорюючи ухвалені рішення й зафіксовані ідеї, що фокусує групу. Ефективним буде використання самарайзингу не тільки наприкінці зустрічі, а й після завершення окремих етапів. Наприклад:
«Колеги, перш ніж перейти до наступного питання, підсумуймо вже ухвалені рішення».
- Review, Preview, Big picture (RPB). Цей інструмент допомагає тримати групу в тонусі під час тривалих зустрічей, підсвічуючи досягнуте й те, що ще потрібно зробити.
«Колеги, у першій частині зустрічі ми ознайомилися з масштабним дослідженням відділу зовнішніх комунікацій і поставили уточнювальні запитання (Review). Попереду в нас заплановані генерація та обговорення ідей (Preview) задля того, щоб наприкінці скласти стратегію комунікацій на наступний фінансовий рік (Big picture)».
4. Стек + паралельна візуалізація
Модератор часто стикається на мітингах із потребою збирати думки учасників. Організувати такий процес допомагають поняття «стек» та «візуалізація».
Стек — це коло виступів: учасники висловлюються одне за одним за попередньо визначеною послідовністю. Для продуктивності модератор може запропонувати самостійно визначати послідовність і висловлюватися за піднятою рукою або ж передаючи уявний мікрофон. Головне – уникнути перебивання та непорозумінь між учасниками, коли їм треба висловитися.
Паралельна візуалізація — це підхід, що полягає у фіксуванні модератором проговорених думок учасників на дошці чи в документі. Одна думка — одна наліпка.
Ці зафіксовані ідеї надалі буде дуже зручно пріоритезувати на наступному етапі обговорення.
5. Жонглювання форматами пріоритезації та голосування
Я часто експериментую з форматами пріоритезації, вибираючи той, що найкраще вписується в контекст. У ситуаціях, коли ідей багато, а вибрати найкращі складно, допоможуть зазначені далі інструменти.
- Пріоритезація за шкалою: дорого – дешево, швидко – довго тощо. Стане в пригоді для швидкої візуалізації більш релевантних ідей за важливими для вас критеріями.

- SWOT-аналіз (Strengths – сили, Weaknesses – слабкості, Opportunities – Можливості, Threats – загрози): для пріоритезації думок та ідей на основі сильних сторін і можливостей з огляду на ризики й зони розвитку.

- Матриця Ейзенхауера: допоможе сформувати план, фокусуючись на важливих та термінових завданнях.

Формати голосування також різноманітні: кружечки в Miro, реакції в Zoom, римське голосування тощо.

Використання цих інструментів якісно змінює зустрічі. Мітинги стають місцем продуктивних дискусій, ухвалення рішень і закриття питань, а мотивація вдосконалювати навички фасилітації зростає.
На цьому шляху я завжди пам’ятаю: ми проводимо більшу частину робочого часу на мітингах, тож нехай цей час буде комфортним і корисним.
Усім продуктивних зустрічей!