7 HR-процесів, які бізнесу варто автоматизувати в першу чергу

HR-команда може бути зайнята весь день — і при цьому не встигати робити роботу, яка справді впливає на бізнес.

Вранці потрібно перевірити статус нового співробітника, вдень нагадати керівнику про погодження відпустки, після обіду знайти дані про працівника в одній із систем, а ввечері зібрати звіт із кількох таблиць.

Наступного дня все повторюється.

І проблема не завжди в кількості співробітників. Часто вона починається значно раніше — коли HR-процеси стають залежними від пам'яті конкретної людини, Excel-таблиць, повідомлень у месенджерах і ручної передачі даних між системами.

У цей момент бізнесу вже недостатньо просто мати HRM-систему. Потрібно зрозуміти, які процеси варто передати системі, та які варто спочатку перебудувати.

Тоді виникає логічне питання: що саме автоматизувати насамперед?

Коли HR-процеси вже варто автоматизувати

Не кожен HR-процес потрібно автоматизувати. Але є чіткі сигнали, що ручна робота вже починає гальмувати бізнес. Завдання автоматизації — прибрати зайві ручні дії там, де вони вже заважають процесам працювати швидко та передбачувано.

Сигналами можуть бути ситуації, коли:

• одні й ті самі дані HR доводиться вносити в декілька систем;

• інформація про співробітників зберігається у таблицях, HRM, пошті та інших сервісах;

• погодження відпустки, документа або кадрової зміни залежить від повідомлення в месенджері;

• HR регулярно нагадує менеджерам про однакові задачі;

• звіти доводиться формувати вручну;

• співробітники постійно звертаються до HR із типовими запитами;

• у процесах з'являються затримки через людський фактор;

• команда зростає, а адміністративне навантаження на HR збільшується ще швидше.

У такій ситуації автоматизація HR-процесів дозволяє не просто перевести окремі операції в цифровий формат, а вибудувати зв'язок між людьми, даними та корпоративними системами. Це можуть бути автоматичні задачі та нагадування, передача інформації між HRMS та іншими сервісами, генерація документів, погодження або інтерактивна аналітика. Саме такий підхід до автоматизації описує QS Integration у своїй моделі роботи з HR-процесами.

Але автоматизувати все одночасно не обов'язково. Значно практичніше почати з процесів, які створюють найбільше рутини.

1. Рекрутинг і робота з кандидатами

Чим активніше компанія наймає людей, тим складніше керувати рекрутингом за допомогою таблиць, пошти та окремих нотаток.

Рекрутеру потрібно контролювати десятки деталей: звідки прийшов кандидат, на якому він етапі, коли запланована співбесіда, хто має надати фідбек, чи погоджена пропозиція та що потрібно зробити далі.

Частину цього процесу можна автоматизувати:

• збір і структурування кандидатів;

• ведення єдиної воронки найму;

• зміну статусів;

• постановку задач рекрутерам і hiring-менеджерам;

• нагадування про інтерв'ю та фідбек;

• шаблонні комунікації;

• формування рекрутингової аналітики.

Завдання автоматизації тут не в тому, щоб прибрати людину з процесу. Навпаки — вона має забрати адміністративну частину, щоб рекрутер більше часу приділяв кандидатам, а не оновленню таблиць.

2. Онбординг нових співробітників

Прийняття оферу — це лише початок.

До першого робочого дня нового співробітника можуть бути залучені HR, керівник, IT-відділ, бухгалтерія, офіс-менеджер та інші команди. Потрібно оформити документи, підготувати техніку, створити корпоративні акаунти, надати доступи, призначити зустрічі та не забути про контрольні точки адаптації.

Якщо кожен такий крок запускається вручну, результат сильно залежить від уважності конкретної людини.

Автоматизований сценарій може виглядати інакше: співробітник переходить у статус «прийнятий» — і система сама створює необхідні задачі для відповідальних осіб.

Наприклад:

• IT отримує задачу створити облікові записи;

• менеджер — провести welcome-зустріч;

• HR — проконтролювати документи;

• новий співробітник — ознайомитися з матеріалами;

• через визначений термін автоматично створюється задача для першого check-in.

У результаті онбординг стає не набором нагадувань у голові HR, а відтворюваним процесом.

3. Управління HR-даними та кадровими змінами

Одне з найбільш проблемних місць у HR — не відсутність даних, а їхня фрагментованість.

Ім'я, посада, підрозділ, керівник, дата найму, тип зайнятості та інша інформація про співробітника можуть одночасно зберігатися в HRM, бухгалтерській системі, корпоративному каталозі, Excel-файлах та інших сервісах.

Якщо дані змінюються, їх потрібно оновити всюди.

Наприклад, співробітник переходить в інший підрозділ. HR змінює інформацію в одній системі, але її ще потрібно передати в інші. Що більше таких операцій, то вищий ризик отримати декілька різних версій одних і тих самих даних.

Автоматизація дозволяє побудувати іншу логіку: інформація змінюється в основній системі й передається далі відповідно до визначених правил.

Саме тому іноді найбільш корисним HR-проєктом стає не впровадження нової функції, а наведення порядку в даних та інтеграціях.

Як це працює на практиці: HR-міграція Kusto Agro з 1С у PeopleForce

Показовий приклад — проєкт QS Integration для агрокомпанії Kusto Agro.

Завданням було перенести HR-дані з 1С у PeopleForce. Важливо було не просто експортувати та імпортувати інформацію, а зберегти її структуру, уникнути втрат і мінімізувати залучення HR- та IT-команд клієнта.

Перед міграцією команда провела аудит та підготовку даних, зіставила поля між системами, очистила дублікати й неактуальні записи. Після цього спочатку виконали тестову міграцію, перевірили результат і лише потім перенесли дані повністю. Процес реалізували у партнерстві з PeopleForce без ручної роботи з боку HR-команди клієнта.

У результаті HR-команда отримала роботу в єдиній системі, структуровану базу, доступ до даних без постійного залучення IT, а також можливості для аналітики та звітності.

Цей приклад добре демонструє важливий принцип: автоматизація HR не завжди починається зі створення складного нового workflow. Іноді першим кроком має стати централізація інформації та усунення ручної роботи з даними.

4. Відпустки, лікарняні та внутрішні запити

«Можна у відпустку з понеділка?»

На перший погляд, це просте повідомлення. Але за ним може стояти цілий процес: перевірити залишок днів, отримати погодження менеджера, внести інформацію в систему, передати її в інший відділ та врахувати під час планування роботи команди.

Коли співробітників десять, це не проблема. Коли їх сотні — таких запитів накопичується багато.

Тут добре працює self-service підхід. Співробітник сам створює запит у системі, після чого він автоматично рухається за визначеним маршрутом.

Наприклад:

співробітник подає заявку → менеджер погоджує → HR отримує інформацію → відповідні системи оновлюються.

Аналогічний принцип можна використовувати для:

• лікарняних;

• роботи з дому;

• зміни персональних даних;

• отримання довідок;

• запиту обладнання;

• кадрових документів;

• інших типових звернень.

Цінність такого підходу не тільки в економії часу HR. Співробітник також розуміє, де знаходиться його заявка та що відбувається далі.

5. Навчання та розвиток персоналу

Що більше співробітників проходять навчання, то складніше контролювати цей процес вручну.

Кому потрібно пройти курс? Хто вже його завершив? Хто не склав тест? Коли треба нагадати про обов'язкову сертифікацію? Яке навчання має пройти співробітник після переходу на нову позицію?

Частина цих дій добре піддається автоматизації.

Система може:

• призначати навчання за посадою або роллю;

• надсилати нагадування;

• контролювати дедлайни;

• зберігати результати тестування;

• фіксувати завершені курси;

• формувати історію розвитку співробітника;

• збирати дані для звітності.

Наприклад, якщо людина стає менеджером, зміна її ролі може автоматично запускати відповідну програму навчання. HR не потрібно щоразу вручну перевіряти списки та надсилати однакові повідомлення.

При цьому технологія не визначає, чого саме потрібно навчати людей. Вона лише допомагає організувати процес і не витрачати ресурс команди на його адміністрування.

6. Оцінювання ефективності співробітників

Performance review теж часто починається з таблиць і форм.

HR створює опитування, нагадує менеджерам про дедлайн, збирає відповіді, переносить результати в таблицю, формує підсумки та готує інформацію для наступної зустрічі.

І що більша компанія, то більше часу займає організація самого процесу.

Автоматизувати можна адміністративну частину:

• запуск циклу оцінювання;

• розсилання форм;

• нагадування учасникам;

• збір self-review;

• отримання фідбеку від менеджера або колег;

• проведення 180° чи 360° оцінювання;

• зберігання результатів;

• формування аналітики;

• постановку цілей на наступний період.

Менеджер при цьому все одно приймає рішення і проводить розмову зі співробітником. Але HR-команді не потрібно вручну координувати кожен етап.

Це хороший приклад того, як автоматизація не замінює людську взаємодію, а створює для неї більше простору.

7. HR-аналітика та звітність

Ще одна типова ситуація: керівництво запитує HR про плинність персоналу, динаміку чисельності команди або результати найму.

Якщо інформація знаходиться в різних системах, спочатку потрібно експортувати декілька файлів, привести дані до єдиного формату, перевірити їх, створити таблицю — і лише після цього побудувати звіт.

У результаті значна частина часу йде не на аналіз, а на підготовку інформації до аналізу.

За правильно налаштованої автоматизації частину показників можна отримувати без постійної ручної роботи:

• headcount;

• плинність персоналу;

• кількість відкритих і закритих вакансій;

• швидкість найму;

• проходження випробувального терміну;

• відпустки та відсутності;

• результати навчання;

• результати performance review.

Для бізнесу важлива ще одна зміна: дані стають доступними не лише раз на місяць після підготовки HR-звіту. Їх можна виводити на дашборди та використовувати під час прийняття рішень.

Чи потрібно автоматизувати всі HR-процеси одночасно

Ні. Іноді автоматизація всього одразу — найгірший спосіб почати цифровізацію HR.

Перед впровадженням інструментів варто подивитися на поточні процеси та зрозуміти, де саме виникають найбільші втрати часу.

Хорошими кандидатами на автоматизацію зазвичай стають процеси, які:

• відбуваються регулярно;

• складаються з повторюваних операцій;

• передбачають багато ручного перенесення даних;

• залучають декілька людей або відділів;

• часто зупиняються в очікуванні погодження;

• мають чіткі правила;

• створюють значне адміністративне навантаження.

Наприклад, автоматизувати процес, який трапляється двічі на рік і займає 15 хвилин, навряд чи буде пріоритетом. А от операція, яку HR повторює по десять разів щодня, — зовсім інша історія.

Важливо й не автоматизувати неефективний процес у тому вигляді, у якому він існує зараз.

Якщо погодження документа проходить через сім людей лише тому, що «так історично склалося», автоматизація семи погоджень не вирішить проблему. Спочатку варто запитати, чи справді всі сім етапів потрібні.

Тому автоматизації має передувати оптимізація.

Як визначити, з якого HR-процесу почати

Можна використати просту модель та оцінити кожен процес за кількома критеріями:

частота → витрати часу → кількість учасників → кількість ручних операцій → ризик помилки → потенційний ефект.

Уявімо два процеси.

Перший — щорічне формування документа, яке займає у HR одну годину.

Другий — обробка запитів співробітників, на яку щодня витрачається по кілька годин і яка постійно потребує участі менеджерів.

Навіть якщо перший процес автоматизувати набагато простіше, для бізнесу більший ефект, імовірно, дасть робота з другим.

Тому краще починати не з питання «що ми можемо автоматизувати?», а з питання «де сьогодні компанія втрачає найбільше часу через ручні HR-операції?»

З чого почати вже зараз

Виберіть три HR-процеси, які команда повторює найчастіше. Для кожного оцініть:

• скільки разів на місяць він повторюється;

• скільки часу займає;

• скільки людей у ньому бере участь;

• де дані передаються вручну;

• де найчастіше виникають помилки або затримки.

Процес із найбільшими втратами часу — ваш перший кандидат на автоматизацію.

Хороша HR-автоматизація починається не з вибору системи. Вона починається з розуміння, яку проблему бізнес більше не хоче вирішувати вручну.