Робота HR в агенції не менш творча, ніж у креативників. Цей спеціаліст-оркестр займається пошуком, наймом та адаптацією нових співробітників, підвищенням мотивації та залученості команди, документацією, організаційними проєктами та ще є негласним психологом для команди. Ми розпитали HR MediaHead, як це взагалі можливо. Дізналися чимало про тайм-менеджмент, організацію процесів та зручні інструменти.
Ви ж не думаєте, що невелика компанія може обійтись гугл-таблицями та нотатками у блокноті? Ми дійсно намагалися таким чином спростити собі задачу, але насправді лише ускладнили всі процеси. Спочатку ніби дрібниці: забули про день народження або сплутали річницю колег. Але згодом загроза потонути у децентралізованій інформації стала абсолютно реальною. Губити історії кандидатів або їх контакти – такого наша HR Таня точно не могла витримати та допустити. Тоді вона взяла оптимізацію процесів до своїх рук. І дивіться, що з того вийшло.
Облік персоналу
Раніше багато різнопланової інформації зберігалося на віртуальному диску у таблицях, документах, папках. Систематизація та опрацювання цих даних вимагали забагато часу та неадекватних зусиль.
Тепер всі відомості про співробітника зберігаються і доступні у його профілі: контакти, пройдені навчання, кадрові документи, робочі графіки тощо.
Рекрутинг
Раніше базою кандидатів була одна велика таблиця, яка зростала, поки не почала відверто глючити. Це стало остаточним знаком впровадити HRM-систему.
Тепер рекрутинг став одним з найбільш продуманих блоків. Кожен параметр налаштовується: етапи найму, видимість кандидатів і супроводжувальна інформація, можливість запрошувати кандидатів прямо з системи, відправляти офери або листи з відмовами.
Відсутності
Раніше, щоб дізнатися кількість доступних днів відпустки або лікарняних, кожен мав звертатися з питаннями до HR. А для того, щоб піти у відпустку, потрібно було звертатись до свого керівника: писати електронні листи, повідомлення або коментарі у таск-менеджері. Все це забирало час та ускладнювало облік і погодження відпусток.
Тепер планування та узгодження відсутності відбувається у HRM-системі автоматично. Співробітнику достатньо зробити запит, який одразу надходить керівнику. Керівник натискає кнопку – і узгоджений дей-оф або лікарняний вже у робочому графіку колеги.
Опитування
Раніше просто підходили до колеги і ставили запитання. Жарт, звісно, але колись збір інформації не сильно відрізнявся від цієї гіперболізованої ситуації.
Тепер повідомлення та нагадування пройти опитування приходять на пошту співробітникам автоматично. Всі відповіді зберігаються для зручного опрацювання HR-спеціалістом.
Он/офбординг
Раніше частина даних зберігалася у довільній формі документів, а дещо навіть “у голові”. Онбординг проходив по-різному для різних колег, залежно від відділу або просто від менеджера, який наймав ту чи іншу людину.
Тепер процеси онбордингу та офбордингу реалізовані за готовими сценаріями, що охоплюють всі кроки, які потрібно послідовно виконати на цих етапах.
До речі, налаштовані сценарії – це один з найзручніших шляхів оптимізації. Оцінка персоналу, планові рев'ю та 1:1 відбуваються вчасно, послідовно та конструктивно.
Названі процеси були нашими ключовими мотивами при виборі HRM-системи. Обрали HURMA і використовуємо її вже 2 роки. Найбільше задоволені тим, що це один інструмент і для рекрутингу, і для HR, що дозволяє не впроваджувати декілька платформ для різних цілей.
Недоліком виявилась хіба що недосконала фіксація офіційних відсутностей, наприклад, відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами або по догляду за дитиною до 3 років. Але більшість ключових і поточних процесів дійсно оптимізовані та структуровані.
Новий колега може одразу побачити склад своєї команди та дізнатись більше про кожного. Навіть якщо хтось не часто бачиться в офісі, то легко може дізнатись, хто сьогодні відсутній чи скоро збирається у відпустку. Забути про день народження неможливо і завжди знаєш, де подивитись контакти всіх співробітників. Окрім об’єктивної зручності, така організація інформації показала ще й ефект-бонус. Нам тепер зручніше і цікавіше бути на зв’язку. І HR задоволена. 😊