Как бизнесу работать с агентством, чтобы не потратить деньги зря? Отвечает бренд-стратег Дарья Волкова.
"Работали с агентством — сначала, вроде, все хорошо было, а в результате деньги и время потратили, а результата ноль" — если вам знакома такая ситуация, то эта статья 100% рекомендована вам к прочтению.
Меня зовут Дарья Волкова, я бизнес и бренд стратег, специалист по коммуникациям и ментор стартапов. Я почти 5 лет работала в международных рекламных агентствах, 3 года на стороне бизнеса и основала собственное агентство, поэтому мне есть чем поделиться с предпринимателями, которые хотят начать работу с креативными партнерами.
В Украине работает множество агентств, студий и бюро. Ниже я описала самые популярные форматы, но, на самом деле, их гораздо больше:
Прежде чем выбирать агентство или студию, стоит четко понять свою бизнес-задачу. Ответьте сначала на вопрос: «С чем конкретно мне нужна помощь и что мне нужно, чтобы реализовать задуманное?». Возможно, агентство вам не нужно и вы можете справиться силами штатных специалистов.
Если вам нужна помощь со стороны, то обязательно сформулируйте задачу для агентства. «Хочу больше клиентов» или «Нужно, чтобы все о нас знали» — это очень размытая формулировка. Подумайте, где именно ваши «болевые точки» и какими инструментами можно их «вылечить». Если не сделать эту «домашнюю работу», то есть риск потратить сотни тысяч долларов на мобильное приложение в продукте, где нужен просто хороший сайт. Профессионалы, конечно, подскажут вам оптимальный вариант, но будет не лишним вначале разобраться самим.
После того как сформулировали свою бизнес-задачу, ищите подходящую команду. Найдите примеры сайтов, рекламу или брендинг, которые вам нравятся, и узнайте авторов. Свяжитесь с ними и обсудите ваш запрос.
Также, можно собрать рекомендации от друзей и знакомых — лично и в соцсетях. Однако, у рекомендателей нужно уточнить бизнес-задачу, сроки и стоимость работы с полюбившимся им агентством, и сопоставить их со своими исходными данными.
Если рекомендации знакомых ничего не принесли, тогда можно поискать на ресурсах-агрегаторах, где агентства и студии размещают свои портфолио. Например, Cases, Behance, Clutch, Designrush и другие.
Что нужно узнать об агентстве перед стартом работы?
- Четко сформулировать задачу и понять какой именно тип агентства вам нужен.
- Посмотреть портфолио и составить список интересных вам команд.
- Узнать загруженность команды и возможную дату старта.
- Узнать почасовой рейт или стоимость работ.
- Получить отзывы от других клиентов или попросить их у команды.
- Назначить встречу и обсудить детали будущего сотрудничества.
Существует две наиболее распространенные формы оплаты услуг студий — Fix Price (фиксированный гонорар) и Time and Materials (почасовка). Рассмотрим плюсы и минусы.
Fix Price
Утвержденный бюджет не меняется, а сроки выполнения определяются в начале. Ответственность за несвоевременное выполнение ложится на исполнителя.
Отсутствует гибкость и каждое обновление в проекте требует дополнительных обсуждений с командой, что негативно влияет на процесс и конечный результат.
Общая стоимость работы выше, в среднем, на 30% — в бюджет включается страховка от непредвиденных ситуаций.
По договору нужно предупреждать агентство о прекращении работы минимум за месяц до фактического завершения работы.
Такой формат подходит для проектов с прогнозируемым объемом работ, например, брендинг, написание статей или разработка стратегии коммуникации.
Time and Materials
Перед стартом проекта делается предварительная оценка в часах и клиент видит ориентировочный бюджет.
Есть среднее рыночное значение на выполнение определенной задачи, и если креативная команда делает что-то слишком долго, то этому должно быть объяснение. Никто не будет делать три страницы сайта в течение 4 месяцев (если это не проект с созданием большого количества иллюстраций, сложных анимаций и тд.).
Прежде, чем подписывать договор, можно протестировать студию, оплатив 20-40 часов работы.
Чтобы понимать, как двигается проект, поделите работу на этапы и двигайтесь небольшими спринтами.
Такой формат удобен в длительных проектах, например, при разработке сайта или приложения, где функционал может добавляться или удаляться, а вместе с тем меняется и затраченное время.
Как выбрать команду, которой можно доверять?
Я знаю рынок и понимаю, что если нет личных предпочтений, то сложно выбрать именно ту команду, которой можно доверять. И если уровень дизайна или «чистота» кода у разных агентств могут быть на одном уровне, то личностные качества и клиентский сервис, сильно отличаются и влияют на результат.
Итак, 4 не технических момента, на которые вам следует обратить внимание:
- Заинтересованность команды в вашем проекте
Я уверена, что невозможно создать крутой продукт, не глядя друг другу в глаза перед стартом работы. Если агентство не предлагает встретиться, а просит вас заполнить бриф и через неделю получить готовую работу, то вам с этими людьми не по пути.
Также, следует обратить внимание на вопросы, которые задают вам представители агентства. Вопросы должны касаться решения поставленной бизнес-задачи и помогать выявить риски и слабые места, чтобы решить их вместе и усилить бизнес.
Личная заинтересованность, совпадение в ценностях — это основа взаимоотношений и успешного проекта. В процессе работы следует встречаться лично или в Zoom столько сколько нужно, чтобы наладить процесс и получить отличный результат.
2. Общее впечатление
Приехали к вам основатели агентства или отправили менеджеров? Где вам предложили встретиться: в офисе, в уютном ресторане или в кафешке у метро с растворимым кофе? Насколько презентабельно выглядят люди на переговорах? Это демонстрирует подход к бизнесу, уровень агентства и отношение к вашему будущему сотрудничеству.
То же касается и техники. Например, если дизайнер из студии презентует свои работы на ретро ноутбуке условного 2010 года выпуска, то это повод задуматься. Конечно, никто не настаивает, чтобы была топовая техника, но люди, не готовые вкладываться в рабочий инструмент, не будут вкладываться в качественный продукт для клиента. Хорошие сайты, игры, приложения стоят недешево, поэтому не могут создаваться с помощью устаревшей техники.
3. Как организован рабочий процесс
Начиная работу с креативной командой, вы вместе должны составить дорожную карту проекта: определить ключевые моменты, дедлайны и время на внесение корректив.
Также, нужно определить лиц принимающих решение с вашей стороны и основные каналы коммуникации. Чтобы не было ситуации «начали переписку в почте с Марией, перешли в Telegram с Петром и продолжили в Viber с Валентином». По моему опыту, хорошо работает связка почта+мессенджер. В почте — договора и официальные письма, в мессенджерах — ежедневная рутина.
Вы, как клиент, должны быть в курсе всего происходящего с вашим проектом. Обеспечить такую осведомленность — задача представителя агентства, например, проектного менеджера. Но и сами не стесняйтесь спрашивать, если что-то непонятно.
Стоит обратить внимание на таск-менеджеры и дашборды, в которых вы будете синхронизироваться. Это могут быть как простые программы типа Trello или Notion, так и программы для создания IT продуктов, например, Jira, Confluence.
4. Ищите людей, с которыми комфортно
В процессе работы со стороны агентства будет много вопросов о вашей «бизнес-кухне». Во время знакомства подумайте, доверяете ли вы этим людям и сможете ли вы честно поделиться с ними своими переживаниями? Если ответ положительный, можно двигаться дальше.
Если доверия не возникает, то нужно прощаться. Это будет лучшим вариантом, чем идти на компромисс с собой и бояться сболтнуть лишнего.
Важными моментами являются инициативность и самостоятельность представителей агентства. Креативная команда должна стать вашим партнером, а не «руками» которые делают все, что попросит клиент.
Как давать обратную связь?
Давать конструктивную обратную связь по работе — крайне важный навык, который нужно развивать, если планируете сотрудничать с внешней креативной командой. Я коротко описала пункты, которые помогут более четко формулировать фидбек:
- Заранее проговорите с командой моменты, на которые вы будете обращать внимание.
- «Мне не нравится» — не конструктивный фидбек. Четко опишите, почему предложенное решение не подходит для конкретной бизнес-задачи.
- «Предложите нам еще что-то» — это перекладывание ответственности за бизнес на других людей. Если работа зашла в тупик, обсудите задание еще раз и расставьте приоритеты.
- Не показывайте «сырой» продукт жене или мужу, соседу или сыну маминой подруги. И не давайте фидбек агентству на основе этих комментариев. Опирайтесь только на собственное мнение и мнение тех, кто будет с этим продуктом работать дальше.
- Если в вашем бизнесе несколько человек принимающих решение, то на презентацию идей зовите всех, чтобы потом не было «испорченного телефона».
Юридическая часть
Из-за большого количества фрилансеров и новичков на рынке креативных услуг, до сих пор некоторые работают без договора: не хотят «заморачиваться этими условностями», тратить деньги на юриста и бухгалтера, платить налоги и прочее.
Работая без договора, клиент и креативная команда рискуют остаться ни с чем: клиент без прав интеллектуальной собственности, агентство без денег. Поэтому, если вам предлагают оплатить услуги наличными без договора, бегите.
Часто, желая поскорее начать проект, клиенты сами форсируют события и просят команду начать раньше, без договора. Не делайте так, пожалуйста. Потратьте эти 2-3 дня на то, чтобы спокойно все вычитать, внести свои предложения и стартовать работу после подписания договора и предоплаты
В конце еще один совет от меня: выбирайте креативную команду на основе объективных фактов, но слушайте свою интуицию. Уверена, у каждого предпринимателя хорошо развита «чуйка». Поэтому, доверяйте себе и профессионалам, которые на время станут партнерами в развитии вашего бизнеса.