Як ми допомогли салону краси перейти з телефонних записів на онлайн-запис в Instagram

Що було до онлайн-запису

До нас звернулася майстриня з невеликого салону краси. У команді було четверо людей, основні клієнти приходили з Instagram, а весь запис тримався на телефоні, Direct і нотатках у телефоні.

На перший погляд усе працювало. Клієнти писали: «Коли є вільне місце?», майстриня відповідала між процедурами, пропонувала варіанти, чекала підтвердження, потім вносила запис вручну. Але коли таких повідомлень багато, частина заявок губилася серед інших діалогів. Тобто це звичайна ситуація, як і в більшості малих салонів краси.

Найбільше дратувало не саме спілкування з клієнтами, а те, що запис забирав увагу під час роботи. Інколи довгі відповіді клієнтів змушували відмовляти іншим, бо чекаєш підтвердження від першого. Телефон постійно був поруч, бо кожне пропущене повідомлення могло означати втрачений візит.

Проблема 1.

Повідомлення після робочого часу. Клієнти часто писали ввечері або у вихідний.Якщо відповідь приходила пізно, частина людей не поверталася до запису.

Рішення.
Ми налаштували сторінку онлайн-запису, щоб клієнт міг сам обрати послугу, дату й час одразу після перегляду Instagram, навіть після робочого дня.

Проблема 2.
Ведення запису в нотатках телефону. Коли записи зберігаються вручну, легко щось пропустити або випадково затерти, забути оновити час чи запропонувати зайнятий слот.

Рішення.
Ми перенесли записи в єдиний календар Roxy Desk із доступними слотами, графіком майстрів і тривалістю послуг.

Проблема 3.
Постійні відволікання майстра на телефон під час роботи. Майстриня не могла спокійно працювати з клієнтом, бо телефон вимагав уваги протягом усього дня, особливо у свята (1 вересня, Новий рік, 14 лютого тощо).

Рішення.
Ми додали посилання на онлайн-запис у шапку Instagram-профілю та підготували коротку відповідь для Direct: «Оберіть, будь ласка, зручний час за посиланням».

Ми не починали з великого впровадження чи складних налаштувань. Для такого формату бізнесу вистачило тарифу «Стандарт» у Roxy Desk: він розрахований на команду до 5 працівників і дає багато можливостей для запису клієнтів - послуги, графік роботи, онлайн-запис і ведення візитів.

Спочатку ми допомогли описати послуги: назви процедур, тривалість, робочі години кожного майстра. Ідея була проста: не змушувати клієнта чекати відповіді в Direct, а дати йому можливість самому вибрати зручний час.

Посилання на сторінку додали в шапку Instagram-профілю. Також майстриня почала надсилати його у відповідь на стандартні повідомлення про запис. Замість довгого листування вона могла написати коротко: «Оберіть, будь ласка, зручний час за посиланням». Для клієнтів це не виглядало як новий складний процес, бо вони вже були в Instagram і це розповсюджена схема запису в багатьох компаніях.

Перші зміни стали помітні майже одразу. Записи почали з'являтися без дзвінків і довгих погоджень. Частина клієнтів бронювала час увечері. Зранку майстриня просто бачила нові візити в системі.

Важливо, що ми не прибирали живе спілкування повністю. Якщо клієнту потрібно щось уточнити, він усе одно може написати або подзвонити. Але сам вибір дати й часу більше не залежить від того, чи встиг майстер взяти телефон між процедурами.Для маленького салону краси це виявилося найціннішим: не «автоматизація заради автоматизації», а менше ручної рутини. Instagram залишився головним каналом, де клієнти бачать роботи й вирішують записатися. Roxy Desk став наступним кроком - місцем, де клієнт самостійно бронює час.

Наш клієнт не змінював процеси за один день і не вкладав великий бюджет у систему до того, як побачив користь. Вона почала з малого: налаштувала графік, додала посилання в Instagram і поступово привчили клієнтів записуватися онлайн. У результаті майстри стали менше відволікатися на телефон, записи стали акуратнішими, а клієнтам стало простіше знайти вільний час без зайвого листування. Саме з таких невеликих змін і починається нормальна автоматизація малого сервісного бізнесу.

Для нашої команди такі відгуки найцінніші, бо вони показують не тільки, як працює система, а найголовніше - позитивні емоції від співпраці з обох сторін.

Якщо клієнт має сумніви, ми пропонуємо почати з тарифу «Старт». Він безкоштовний і дає базові можливості для малого бізнесу: онлайн-запис 24/7, ведення візитів, графік роботи співробітників, управління послугами та інші інструменти. Це дозволяє спокійно познайомитися з roxydesk.com без ризику та зобов’язань.