Хмарна еволюція документообігу АСКОД на інфраструктурі GigaCloud

Електронний документообіг без серверів, паперу та обмежень. Разом із GigaCloud команда «ІнфоПлюс» перевела одну з наймасштабніших систем документообігу країни АСКОД у формат SaaS, забезпечивши стабільність, безпеку й безперервність роботи навіть у кризових умовах.

«ІнфоПлюс» — український розробник та постачальник комплексних рішень на базі програмного забезпечення системи електронного документообігу АСКОД та програмного забезпечення Oracle. «ІнфоПлюс» є партнером GigaCloud та учасником шоуруму «Своє.IT».

Трансформація документообігу

Компанія «ІнфоПлюс» вже понад 30 років впроваджує систему електронного документообігу АСКОД — рішення, яке автоматизує всі ділові процеси у приватному бізнесі, органах державної влади, місцевого самоврядування, навчальних і фінансових установах тощо. Мета системи — забезпечити швидкий та безпечний обмін документами між співробітниками, установами та відомствами, що є критично важливим для їхньої роботи.

Довгий час система впроваджувалася переважно у класичному форматі — на серверах клієнтів. Це передбачало безпосередню купівлю системи та необхідної кількості ліцензій користувачів. Така модель вимагала великих інвестицій у «залізо» та утримання ІТ-фахівців, що було непосильним для багатьох бюджетних установ.

Коли виклики стають можливостями

Ідея розмістити систему АСКОД в хмарі та надавати її як сервіс, тобто за моделлю SaaS (Software as a Service), вперше зʼявилася під час пандемії COVID-19. Тоді стало зрозуміло, що користувачам потрібне доступне та гнучке рішення, яке можна швидко впровадити і яким можна користуватися дистанційно.

«Ми почали шукати хмарного провайдера, щоб розгорнути АСКОД як сервіс і запропонувати клієнтам зручне SaaS-рішення без необхідності інвестувати у власну IT-інфраструктуру, — говорить Артем Мокряков, комерційний директор «ІнфоПлюс». — Для нас ключовими критеріями були оптимальна вартість, наявність датацентрів на території України та відповідність провайдера міжнародним стандартам безпеки».

Повномасштабна війна росії проти України лише підсилила перехід саме на модель SaaS. Відключення електроенергії, обстріли, ризики знищення серверів у прифронтових регіонах, евакуація працівників і нестача технічних спеціалістів — усе це зробило хмарну модель єдиним варіантом для забезпечення безперервного документообігу.

Партнерство з GigaCloud

Команда «ІнфоПлюс» мала досвід співпраці з кількома українськими хмарними провайдерами. Однак через технічні збої, що призводили до простоїв у роботі державних установ і неможливості обмінюватися документами протягом кількох тижнів, компанія була змушена переглянути свої партнерства. Після тестування інфраструктури GigaCloud, яке продемонструвало стабільність сервісу навіть під час пікових навантажень, команда «ІнфоПлюс» обрала саме цього провайдера для подальшої співпраці.

«Ми не можемо дозволити собі простої. У когось тендер, у когось листування з міністерством, у когось погодження бюджету. З GigaCloud ми отримали впевненість, що документообіг не зупиниться ні за яких умов», — говорить Артем Мокряков, комерційний директор «ІнфоПлюс».

У хмарному форматі АСКОД працює як онлайн-сервіс, до якого користувач підключається через браузер або захищений вебінтерфейс та працює звідки завгодно. Усі дані, документи, маршрути погодження й шаблони зберігаються у хмарі GigaCloud, а не на локальних комп’ютерах чи офісних серверах. Адміністрування, оновлення та технічну підтримку системи забезпечують фахівці «ІнфоПлюс» спільно з командою GigaCloud.

Переваги АСКОД як SaaS-рішення та перспективи розвитку

Трансформація системи АСКОД у хмарний формат стала новим рівнем зручності та ефективності для всіх учасників процесу: команди «ІнфоПлюс» та кінцевих користувачів.

Переваги для користувачів:

• Безперервний доступ до документів з будь-якого місця.
• Відсутність турбот про сервери, резервне копіювання чи безпеку.
• Швидке підключення до системи. Впровадження займає години, а не тижні, а користувач може почати роботу вже наступного дня.
• Замість купівлі дорогого обладнання чи ліцензій — щомісячна підписка.
• Можливість гнучко додавати та зменшувати кількість ліцензій користувачів, що економить бюджет.
• Оновлення відбуваються без зупинки роботи та без залучення фахівців користувача.
• Захист даних і конфіденційність. Датацентри GigaCloud відповідають українським та міжнародним стандартам безпеки, що особливо важливо для державних структур.

Переваги для команди «ІнфоПлюс»:

• Постійний контроль над системою. Розробники мають безперервний доступ до інфраструктури, що дозволяє оперативно стежити за стабільністю роботи сервісу та швидко реагувати на будь-які збої.
• Швидке адміністрування та підтримка. Усі дії — від технічного обслуговування до оновлень — виконуються централізовано, без потреби отримувати доступ до серверів замовників або чекати на погодження.
• Оперативне резервне копіювання. Команда може самостійно робити бекапи та контролювати збереження даних, що підвищує рівень надійності та захищеності інформації.
• Спрощене оновлення системи. У хмарній моделі нові версії та функції впроваджуються одночасно для всіх користувачів без складних налаштувань чи переривання роботи.
• Менше ручної роботи з клієнтами. Не потрібно домовлятися про доступи, налаштовувати окремі сервери чи координувати технічні дії з кожною установою — усе відбувається автоматично в єдиному середовищі.
• Гарантована безперервність роботи. Система працює стабільно, навіть під час пікових навантажень чи перебоїв у роботі окремих клієнтів.

Наразі команда «ІнфоПлюс» працює над впровадженням AI в систему АСКОД. Вже зараз штучний інтелект допомагає автоматично опрацьовувати вхідну документацію — розподіляє її між виконавцями, відстежує маршрути погодження та навіть формує відповіді на типові запити. Така автоматизація значно прискорює роботу з великими обсягами інформації, адже щодня через систему проходять тисячі документів. В перспективі компанія розглядає можливість використання хмарної GPU-інфраструктури GigaCloud. Це дозволить масштабувати застосування AI в системі АСКОД і зробити роботу державних структур ще ефективнішою та швидшою.

«Хмара дала нам свободу розвитку. Ми можемо зосередитися на самому продукті, його якості, зручності, інтелектуальних функціях, а не на “залізі”», — говорить Артем Мокряков, комерційний директор «ІнфоПлюс».