Побудова операційної системи в ClickUp для маркетингової агенції
XQL Group — B2B marketing-агенція, що працює з software development, SaaS і дизайн-компаніями на кількох ринках одночасно. Команда допомагає бізнесам рости від стратегії до виконання, масштабуючи десятки технічних компаній.
Зі збільшенням кількості клієнтів і паралельних проєктів щоденні процеси почали ускладнюватись, а ClickUp з інструмента, який мав допомагати в роботі, поступово почав її гальмувати.
ClickUp без структури і єдиних правил
До початку роботи команда вже вела клієнтів у ClickUp, але workspace ріс хаотично і з часом втратив будь-яку логіку.
Частина внутрішніх задач постійно «висіла» в In Progress, накопичувались прострочення, а окремі люди були перевантажені, поки інші — навпаки.
У результаті не було розуміння:
- скільки часу реально йде на кожного клієнта і внутрішні задачі?
- де команда працює на межі завантаженості?
- які задачі регулярно затягують кампанії або звіти?
ClickUp був у роботі, але не давав відповіді на ці питання.
Як ми навели лад у ClickUp, який виріс без системи?
Зробили структуру задач зрозумілою для команд
Почали з бази: перебудували ClickUp так, щоб ним справді було зручно користуватись щодня.
Розділили клієнтську і внутрішню роботу:
- кожен клієнт отримав свої списки з однаковою логікою статусів, тому одразу видно прогрес і де виникають блокери;
- внутрішні задачі винесли в окрему частину зі своєю логікою, представленнями і правилами.
Для регулярних процесів, як-от контент, кампанії та звітність, додали шаблони і чеклісти, щоб робота не розвалювалась від проєкту до проєкту.
Фінанси і ліди в ClickUp
Ми зібрали в ClickUp не тільки задачі, а й роботу з лідами та оплатами, щоб весь процес був в одному місці.
Фінанси
Інвойси прив’язали до проєктів і автоматизували базові речі: призначення відповідальних і нагадування про прострочення. Нічого більше не губиться і не потребує ручного контролю.
CRM
Окремо налаштували простір із CRM-логікою. Ліди рухаються по зрозумілому пайплайну, а нові контакти одразу потрапляють до відповідального менеджера.
OKR, HR і база знань
Цілі зв’язали із задачами, тому стало видно, які задачі реально рухають роботу вперед, а які просто накопичуються і не мають значного впливу на бізнес.
Окремо зібрали HR-процеси в одному місці. З’явились профілі співробітників, регулярні 1:1, онбординг і всі внутрішні задачі, пов’язані з командою.
Базу знань також зібрали в ClickUp. Документація, інструкції та внутрішні правила більше не губляться в чатах або різних інструментах, і до них легко повернутись у будь-який момент.
Автоматизації допомагають не пропускати логування часу і тримати процес під контролем. AI використовується для щоденних апдейтів по проєктах і роботи з документацією, щоб команда витрачала менше часу на рутину.
Що змінилось після перебудови ClickUp?
ClickUp з таск-трекера перетворився на операційну систему
На рівні команди
Команда почала розуміти свою реальну завантаженість і планувати роботу без постійного перегрузу. Видно, хто над чим працює і куди йде час.
Затримки тепер помітні раніше, ще до того, як зриваються дедлайни. Частину ручного контролю забрали автоматизації, тому задачі і платежі більше не губляться.
На рівні бізнесу
Менеджмент почав нормально бачити, що відбувається в компанії.
В одному місці видно:
- прогрес по проєктах
- завантаженість команди
- відпрацьовані години
- клієнтів і задачі по кожному з них
- інвойси і статус оплат
- виконання цілей
Це дало контроль над проєктами, людьми і фінансами без постійного ручного збору інформації.
Результати
- 20+ автоматизацій у щоденній роботі
- 100% проєктів зібрано в одній системі
- CRM повністю працює в ClickUp
- фінанси та інвойси прив’язані до проєктів і під контролем
- прозоре навантаження команди без ручного збору даних
ClickUp перестав бути інструментом. Він став тим, на чому тримається вся операційка.