Вижити всупереч або дві історії, де все йде не за планом. Досвід івент агенції Ant Hill.

Наша агенція працює вже майже 20 років, і за цей час у моїй пам’яті накопичилося стільки яскравих моментів, що можна написати цілу книгу. Але ці дві історії стоять окремо. Це були справжні виклики для нашої команди, які показали, що таке організація подій, коли все йде не просто не за планом, а всупереч йому. Коли здається, що труднощі вже дійшли до краю, життя підкидає ще один сюрприз, і вирішувати його треба на ходу.

Один з цих заходів ми запам’ятали завдяки божевільним технічним і людським проблемам, які довелося вирішувати в реальному екстримі. А інший — через таку локацію, що, здавалось, її просто неможливо пристосувати для івенту. Але в підсумку виявилося, що справжня пригода тільки починається.

Тож давайте разом перенесемось у часі в ці моменти та подивимося, як наша команда впоралася з усіма цими викликами. І так, для нас немає нічого неможливого — це ми перевірили на собі не раз.

Історія перша. Проєкт, який запам’ятався найбільше

Є заходи, які запам’ятовуються на все життя, бо вони відбуваються зовсім не так, як планувалось. Саме на таких подіях ти пізнаєш межі своїх можливостей, вмінь і навичок. Вони формують характер агенції.

Не буду говорити про замовника, адже справа не в ньому, а в умінні тримати удар, коли все навколо руйнується.

Це було тоді, коли про 360 градусів мало хто щось розумів, а можливостей для обробки відео в 8К на три екрани майже не було. А з прикладів був лише захід у якійсь багатій східній країні.

Назва для заходу — “Challenge the future” — була підібрана влучно, і хоча вона дійсно пасувала клієнту, справжній виклик випав саме на нашу команду.

Ось що сталося:

• Головний замовник порвав зв’язки за тиждень до події й потрапив до лікарні. Це означало, що ми мали приймати ключові рішення самостійно, розуміючи всю відповідальність. Погодження отримали вже після того, як усе було готово.
• Вперше побачив “l'acoustics” — обладнання, яке нам надав місцевий підрядник у вигляді моніторів, підвішених як лінійний масив. Звук був, хоча й з відлунням, але кого це хвилювало? Добре, що не виставили в лінію, бо тоді це був би істинний лінійний масив.
• Головного режисера посадили на гору, щоб краще бачив, що відбувається в нашому проєкційному колі. А температура піднялася до 40 градусів, і під металевим дахом було нестерпно. Олександре, як ти там вижив — досі не розумію.

• Всі відеоматеріали, створені у великих розмірах (2-12 ГБ), коригувалися в останні дні. Коли кодеки нарешті зійшлися, а сервер зміг їх обробити й підключити, захід уже розпочався. Це було дуже напружено.

• Через кількість проблем стало зрозуміло, що хтось із команди має зайняти місце режисера, бо справжній режисер розв’язував іншу важливу проблему.
• Пану Притулі довелося говорити російською, а пану Танковичу — швидко вивчити українську. Чому так сталося — не питайте, але мушу зазначити: артисти впоралися на відмінно.
• Частина тканини, що затемнювала приміщення, обірвалася, і сонце засвітило прямо на проєкцію… Але ми вчасно впоралися, ну як впорались, запропонували проблемі овоча і молились про захід сонця.
• За кілька годин здійнявся вітер, саме тоді, коли режисера не було на верхній трибуні. Банери на сцені сильно роздуло, але добре, що сцена не впала.
• Деякі підрядники доставили обладнання невчасно або не доставили взагалі. Якісь проблеми були і з кейтерингом, але на цьому фоні я їх вже навіть не пам’ятаю.
• Несподівано комусь захотілося привітати компанію онлайн і вивести це на наш 360 екран при дуже повільному інтернеті. Одна лише думка про це змусила один із проєкторів згоріти. Та ми швидко записали привітання і пустили його в ефір — ніхто різниці не помітив :)

Було ще кілька десятків подібних моментів, але це ТОП-10. Спали ми мало, працювали багато, а відчуття виснаження минуло лише за тиждень.

І найголовніше: ні гості, ні клієнт не здогадалися, що відбувалося за лаштунками.

Ми — молодці: вся команда заходу, організатори, підрядники й наша агенція. Ми витримали цей виклик, створили заплановане майбутнє й тепер точно знаємо, як діяти, якими б не були обставини.

Історія друга. Найбожевільніша локація, де ми організували івент.

Локація, яка змінила наш підхід до організації заходів, навчила робити неможливе, ризикувати, мислити нестандартно, а головне — не боятися.

Чому саме ця локація стала для нас таким випробуванням? Адже раніше вважалося, що найскладніше — організувати щось у чистому полі, де немає жодної інфраструктури.

Сьогодні, за нашою внутрішньою шкалою складності, організація заходу в чистому полі оцінюється як "0". Причому є локації з позначкою "-" і "+". Але цю локацію можна сміливо назвати "-100": мінус сто метрів під землею - станція київського метрополітену "Львівська брама"! І, на відміну від міфічного Львівського метро, ця станція таки існує.

Потрапити на станцію — вже було пригода. Ми приїхали в кабіні машиніста, а коли вийшли з неї, опинилися на темному пероні. У світлі ліхтариків на телефонах побачили сталактити і сталагміти, що поблискували під шаром пилу.

Чим більше інформації ми отримували, чим ситуація виглядала складнішою:

Виходу нагору немає, потрапити туди можна тільки поїздом. І вантажі, і люди — все лише потягом або мотовозом.

Електрики теж немає. Точніше, є 5 кВт потужності для аварійного освітлення та кабель постійного струму, яким користуються поїзди.

Логістична задачка №1:

З технічної станції-депо на Дарниці запускається мотовоз з трьома вагонами вантажу. Він їде до станції "Львівська брама" 3 години, назад у депо — близько 2,5 годин. Мотовози їздять вночі, коли метрополітен зупиняється для технічного огляду. У довоєнні часи він не працював з 00:00 до 05:30. Скільки часу є, щоб розвантажити 3 вагони, і скільки людей для цього потрібно?

Логістична задачка №2:

Як організувати прибуття на станцію 300 VIP-персон, щоб вони не перекривали рух пасажирів і не порушували графік руху поїздів метро? Спуск на ескалаторах станції "Золоті ворота" займає 1 хв 37 с + 30 с пішки до перону. Радіозв'язку немає. Гості прибувають на захід не вчасно, а деякі навіть не були у метро. Часова відстань між потягами о 20:30 складала 8 хвилин. Найближча кишеня, де можна зупинити потяг, — біля станції "Дружби народів" (три станції від “Золотих воріт”). Тож у нас є 4 хвилини, щоб гості спустилися, 1 хвилина, щоб зайшли в поїзд (два вагони), 1 хвилина, щоб вийшли, 1 хвилина на розгін і гальмування, 1 хвилина, щоб гості вийшли з перону в зал. І ще хвилина в резерві. А ще треба не допустити випадкових пасажирів і уникнути невдоволення громадян та медійної уваги.

Зверху потроху капає, не так сильно, як на Голосіївці, але це ризик для дорогих нарядів майбутніх VIP-гостей та освітлювального обладнання.

Виявили аномалію — "станціятрус", що спричиняє "пилепад". Коли рухаються поїзди, особливо якщо вони зустрічаються на одній станції, вона вібрує.

Вентиляція забезпечується поїздами, але що робити, якщо вони не рухаються, а станція забита людьми? До речі, через вентиляційну шахту завглибшки в 16-поверховий будинок ми протягнули кабель від генераторів, бо монтаж трансформаторної станції з постійного на змінний струм виявився занадто дорогим.

Водопостачання і каналізація відсутні. Так, коли будували станцію, це якось продумували, але зараз вони недоступні. Довелося будувати VIP-убиральню.

Протипожежна безпека відсутня.

Підрядників, які працювали б у метро, немає.

Відповідальність за все, звичайно, на організаторах.

Робота з Київським метрополітеном нагадує середньовічне королівство з дюжиною герцогств і баронств, де кожному підлеглому байдуже, що наказує керівництво. І хоча у нас був договір, мотивацію доводилося шукати у кожного особисто, а кожен крок узгоджувати з безліччю герцогів.

Хочу особливо відзначити "Службу руху", "Службу колії" і диспетчерів — справжні професіонали.

Це було складно — розв'язати всі ці задачі не лише теоретично, але й організаційно. Як ми це зробили? Це окрема історія, але головне — швидко приймати рішення, не боятися, спілкуватися з людьми, мотивувати їх і діяти, не ховаючись за іншими.

Так, у нас все вдалося. Гості прибули на івент вчасно, вчасно з нього вийшли. Про захід написали всі, хто міг, а про бренд одягу дізналися в Парижі та Мілані. Fashion TV транслювало наш показ, ми отримали безліч нагород. Але головне — зрозуміли, що вмотивованого організатора неможливо зупинити, бо страх перед невдачею для нього не існує.

На питання, чи взявся б я за подібну авантюру сьогодні, маючи цей досвід? Однозначно — так, бо в цьому і є сенс нашої роботи!