Впровадження Zoho CRM для AI-платформи діагностики зору | Кейс клієнта

До нас звернулася міжнародна компанія, яка розробляє AI-платформу для масового скринінгу діагнозів з питань зору. Технологія дозволяє виявляти ранні ознаки ураження сітківки за фотографіями ока, зробленими навіть в аптеках. Працюють в Україні та Європі.

Такий проєкт ми зустрічаємо вперше, щоб за допомогою ШІ можна було допомагати людям швидше кваліфікувати та розв’язувати проблему медичного характеру.

Причина звернення до нас: компанія масштабується і потребує фіксованого порядку роботи з клієнтами. А оскільки CRM-система допомагає впорядкувати роботу з клієнтською базою і вибудувати єдиний алгоритм роботи, вони звернулися до нас.

Головна вимога: потрібна англомовна CRM-система, оскільки в ній працюватимуть усі представники компанії.

Вихідні дані

Ми провели аудит компанії та виявили наступні проблеми:

• Інформація про клієнтів зберігалася в таблицях та переписках
• Менеджери переключалися між вікнами та часто плутали дані клієнтів
• Не було розділення процесів: холодні контакти, активні продажі, впровадження, підтримка — все в одній таблиці без розподілу на категорії
• Безліч угод перебували в невизначеному стані — незрозуміло, на якому етапі клієнт і чи є по ньому подальші дії
• Менеджери витрачали до 50% часу на пошук інформації про клієнтів у різних джерелах
• Неможливо було побудувати статистику щодо роботи всього відділу

Коли компанія починає розвиватися, наявність фіксованих та автоматизованих бізнес-процесів — це основа. Тому що без цього компанія буде масштабувати не бізнес, а сталі фрагменти. Але до постійного прибутку робота без CRM не приведе, оскільки половину робочого дня персонал компанії займається простим пошуком даних.

Завдання проєкту

Клієнт самостійно ініціював впровадження CRM-системи та звернувся до нас для комплексної реалізації проєкту. Як CRM-рішення було обрано Zoho Bigin, як систему, що оптимально підходить для структурування процесів продажу, впровадження та підтримки на етапі активного розвитку компанії.

Наше завдання полягало не тільки в технічному налаштуванні Zoho Bigin, а й у проєктуванні логіки роботи системи на основі реальних бізнес-процесів з урахуванням міжнародної специфіки компанії та вимог до мови інтерфейсу.

Роботи за проєктом розпочалися з глибокого аналізу бізнес-процесів клієнта. У межах серії робочих зустрічей було детально розібрано поточну модель продажу та взаємодії з клієнтами, визначено ключові сценарії руху клієнта від першого контакту до підтримки після впровадження продукту.

Процес реалізації

Етап 1: Аналіз та проєктування

Провели серію робочих зустрічей з командою клієнта для глибокого занурення в бізнес-процеси

Детально розібрали поточну модель продажу: як надходять ліди, як іде спілкування з клієнтами, як приймаються рішення

Проаналізували весь шлях клієнта від першого контакту до підтримки після впровадження продукту

Зафіксували всі точки прийняття рішень та можливі переходи між процесами

Визначили вимоги до автоматизації для кожного етапу

Створили детальну схему бізнес-процесів, що візуально відображає логіку руху клієнта між воронками

Узгодили схему з керівництвом — вона лягла в основу всього подальшого налаштування

Так виглядає схема бізнес-процесів компанії (фрагмент)

Етап 2: Налаштування структури системи

• Спроєктували структуру CRM: визначили сутності (компанії, контакти, угоди), їхні взаємозв’язки
• Створили перелік полів, необхідних для роботи менеджерів та аналітики
• Визначили обов’язкові поля для дисципліни команди та цілісності даних
• Створили 4 окремі воронки для ключових процесів компанії:
• Холодні контакти (первинна робота з новими лідами)
• Продажі (активні переговори та укладання угод)
• Підтримка (супровід чинних клієнтів)
• Відмови (робота з відхиленими пропозиціями)
• Налаштували детальні картки угод з відображенням усіх ключових параметрів роботи з клієнтом

Воронки вид налаштувань. Демонстрація декількох воронок з індивідуальними етапами і статусами, що відображають реальні процеси компанії.

Карта угоди вигляд у системі

Етап 3: Додавання партнерських компаній та продуктів у систему

Окремим етапом було виконано налаштування продуктів та підписок. Клієнт надав перелік продуктів за моделлю підписки. Усі продукти та їх варіації були додані в систему та пов’язані з угодами, що дозволило враховувати комерційні умови та надалі використовувати ці дані для аналітики.

Продукти за підпискою внесені до бази та закріплені за кожною компанією

Додано опис кожного продукту для зручності роботи

Налаштовано картки юридичних осіб з основними характеристиками, сегментацією та пов’язаною історією угод

Додається також опис кожного продукту для зручності роботи

Перелік продуктів компанії партнера

Етап 4: Автоматизація та перенесення бізнес-процесів

• Реалізували логіку автоматичного створення пов’язаних угод при переході клієнта між процесами
• Це зберегло повну історію взаємодії з клієнтом та виключило дублювання даних
• Налаштували автоматичні нагадування, прив’язані до дат зустрічей з клієнтами
• Налаштували автоматичні нагадування за термінами підписок та договорів
• Налаштували автоматичні дії при зміні етапів угод
• Мінімізували ручний контроль та знизили ризик пропущених дій менеджерів
• Налаштували календар активностей як основний інструмент планування завдань, зустрічей та дзвінків
• Пов’язали всі активності з відповідними угодами, контактами та компаніями

Приклад налаштування ролей і прав користувачів у CRM. Щоб менеджери не плуталися у своїх завданнях.

У системі також була реалізована автоматизація ключових процесів. Були налаштовані нагадування, прив’язані до дат зустрічей, термінів підписок і договорів, а також до зміни етапів угод. Це дозволило мінімізувати ручний контроль і знизити ризик пропущених дій з боку менеджерів.

Логіка автоматичних нагадувань та задач

Також є календар активностей, який використовується менеджерами як основний інструмент планування завдань, зустрічей і дзвінків. Всі активності пов’язані з відповідними угодами, контактами і компаніями.

Етап 5: Імпорт клієнтської бази

• Отримали вихідні таблиці з клієнтською базою від клієнта
• Переробили та структурували дані: додали необхідні стовпці
• Очистили дані від дублів та помилок
• Вибудували зв’язки між сутностями (компанії-контакти-угоди)
• Привели дані до формату, що підходить для коректного імпорту в CRM
• Виконали імпорт компаній, контактів та угод
• Автоматично розмістили імпортовані угоди у воронку холодних контактів
• Перевірили коректність перенесення даних

Результати

Впровадили CRM-систему та повністю адаптували її під реальні бізнес-процеси. Завдяки цьому робота з клієнтами стала продуктивнішою, а конверсія зросла в першому кварталі на 14%. Що для такої компанії є суттєвою перевагою.

• 4 структуровані воронки відображають усі процеси продажу
• Кожна угода має наступний крок
• Автоматизація завдань звільнила 40% часу менеджерів та прискорила обробку заявок
• Повна історія комунікацій з кожним клієнтом в одному місці
• Підвищення конверсії на 14% шляхом системної роботи з клієнтами

Що це дає компанії:

Для кожної компанії фіксований алгоритм роботи з клієнтами — це обов’язкове правило. Коли є чітка та системна робота з клієнтами, можна прогнозувати виторг та планувати розвиток компанії. Тепер компанія зможе показувати свої результати та робити роботу ефективнішою, завдяки чому зможе досягти головного: створення потужної партнерської бази.

Висновки

Для цієї компанії CRM стала фундаментом для розвитку та масштабування. Це спростило вихід на нові ринки, додало прозорості в роботі для інвесторів та партнерів, а також дозволило заощадити ресурси на пошуку персоналу.

Хочете впровадити CRM систему?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам розв’язати всі питання 😎