![](https://cdn.cases.media/image/wide/db864c97-4d9a-42b7-ba44-675af72ac09e.jpg)
Як запустити івент-простір під час пандемії і адаптуватися. Кейс PMHUB
Завдання
Про карантин оголосили буквально за пару тижнів до офіційного відкриття хаба. У нас був вибір — або повністю переносити запуск простору, або починати роботу в нових умовах. Ми зупинилися на другому варіанті з двох причин: по-перше, було незрозуміло, коли настане «сприятливий момент» (обертаючись назад можна сказати, що за фактом він так і не настав), а по-друге — для нас це був шанс заявити про себе у відносно вільному від конкуренції середовищі. На той момент івент-індустрія була в розгубленості, а ми намагалися діяти рішуче.
![](https://cdn.cases.media/image/wide/e137139d-c8a3-48da-b2a8-c9623f24b153.jpg)
Тоді все переходило в онлайн: робота, освіта, а івенти або переносилися або ставилися на паузу. Ми вирішили, спробувати віртуальний формат заходів з активною інтеграцією нашої нової площадки. Тому практично без сумнівів рушили у цьому напрямку.
Трансформація
Що потрібно для проведення гарного онлайн-івенту? Студія і хороше обладнання. З першим все було зрозуміло: нам вдалося швидко трансформувати майданчик під цей запит. З обладнанням ситуація склалася також в нашу користь.
Ще при будівництві хаба ми інвестували великі кошти в технічне оснащення: панорамний екран розмірами 14 х 4,5 м, на який, зокрема, можна виводити презентації, а також звук, який використовується на найбільших заходах на кшталт Євробачення. Якийсь час ми витратили на те, щоб налаштувати обладнання для проведення трансляцій, але це було не критично.
![](https://cdn.cases.media/image/wide/4a2bcac8-b01c-4b2c-bf36-13ede7e69638.jpg)
До початку пандемії ми окреслили для себе головні критерії для проведення івентів:
- Захід несе практичну користь глядачам.
- За подією цікаво спостерігати і брати участь.
- Якщо івент з культурної сфери, він повинен відповідати інтересам аудиторії.
Коли відбувся перехід до онлайну, з'явився ще один критерій — залученість. Стало зрозуміло, що віртуально її буде зберегти складніше, тому при виборі і підготовці заходів ми завжди тримали в розумі можливу динаміку події.
Онлайн-івенти
Першим онлайн-заходом, який пройшов в хабі, став PM GO 5.0 — міжнародна бізнес-конференція про виклики під час пандемії. Нам вдалося залучити топових спікерів — Даніель Сасскінд, Дмитро Дубілет, Олександр Кохановський — і це стало великим плюсом.
Але з іншого боку у нас були стислі терміни для підготовки і промо і згодом ми враховували цей момент. Проте, результати перевершили наші очікування: до конференції приєдналося 4000 людей з 9 країн світу.
PM GO 5.0 показав, що на ділові, масштабні онлайн-івенти є попит: людям цікавий такий формат, і в перспективі він зможе стати хорошою альтернативою фізичним подіям. До кінця 2020 року ми в хабі прийняли десятки подібних заходів, а в декількох виступили повноцінними партнерами:
- Technologication — ділова конференція про цифрову трансформацію бізнесу. Вдалося запросити спікерів з AWS, Microsoft, Booking.com — їх доповіді слухало понад 2000 осіб, що є дуже хорошим показником для нішевого заходу.
- PM GO 6.0 — другий івент серії PM GO. Збільшили масштаб і вдосконалили формат. Всього виступило 20 експертів, а сам івент йшов весь день: до нього під’єдналося сумарно 6000 людей. Це наш рекорд.
- Онлайн-хакатони #USGH — абсолютно новий для нас і, в цілому, для ринку формат. Запускали його як тест, але в підсумку він виріс в регулярну ініціативу івентів, де розробники, дизайнери і маркетологи віддалено створюють проєкти, отримують фідбек і борються за призи. Поки ми провели два таких заходи і кожен раз в ньому брало участь близько 500 людей.
Просування
Важливо відзначити, що всі віртуальні івенти, які ми проводили в партнерстві, були безкоштовними. І це мало власні особливості. Коли людина купує квиток — не важливо, це онлайн або офлайн захід — вона чітко для себе вирішує, що відвідає подію.
З безкоштовними івентами ситуація інша: у потенційного глядача паралельно є багато інших речей, на які той може витратити час. І в онлайні в період пандемії конкуренція за його увагу стає набагато серйознішою. Ми прийняли таку тактику: крім того, що організовуємо максимально корисну і гучну подію, ми постійно нагадуємо про нього у всіх можливих каналах — Facebook, YouTube, Telegram, Instagram і пошті.
Якщо говорити про найбільш ефективні інструменти для промо, виділимо наступні:
- Таргетована реклама в Facebook і Instagram. Під кожен івент ми створювали певний портрет цільового глядача, а також працювали з чинними базами і look-alike аудиторією. На таке промо приходило стабільно до 50% реєстрацій.
- Реклама в Telegram. Ми вибирали канали, які відповідали нашій аудиторії і розміщували рекламні публікації. Ефективність також була високою — близько 10-15% від всіх реєстрацій.
- Тексти в профільних ЗМІ — медіа про бізнес, технології, маркетингу. Цей інструмент забезпечує до 6% реєстрацій, і в тому числі підвищує впізнаваність майбутнього івенту.
Протягом 2020 року конкуренція в ніші онлайн-івентів стала величезною, тому організаторам потрібно виділятися. Ми прийшли до того, що промо потрібно починати десь за 3-4 місяці до події. Спікери, доповіді, нові формати, призи та розіграші — дайте потенційним глядачам причини, щоб виділити час саме для вашого івенту.
Висновки
Цей рік багато чому навчив нашу команду. Якщо підбивати підсумки, можна виділити три головні моменти:
- Швидко приймайте рішення і не бійтеся нових ідей. Коли ми навесні переходили в онлайн, то досвіду організації віртуальних івентів у нас було набагато менше, ніж традиційних. Але методом проб і помилок ми прийшли до оптимальної формули.
- Дивуйте. Кожен івент повинен бути унікальним — навіть якщо це регулярний захід. В PM GO 5.0 у нас було 8 спікерів, в наступному — вже 20, включно з Конором Макргегором та експертами з «Ювентусу» і Viber. Збільшуйте масштаб, підвищуйте ставки — це єдиний спосіб залишатися цікавим.
- Робіть акцент на залучення. Це та річ, з якою і нам потрібно ще працювати. Залученість — напевно, найважливіший показник, якщо говорити про онлайн-івенти. Можна зібрати сотні, тисячі реєстрацій, але зрештою отримати аудиторію в рази менше. Інструменти для нетворкінгу, конкурси та розіграші, інтерактив, грамотна структура події — все це допоможе утримувати людей біля екранів якомога довше.
На 2021 у нас багато планів. Звичайно, сподіваємося, що повернуться офлайн-заходи, але й загалом амбіцій у нас чимало: плануємо розпочати нові креативні партнерства з іншими організаторами, розвивати напрямок кіберспортивних івентів. А глобальна мета — стати майданчиком №1 у Східній Європі.