Project Management

Успішне впровадження Agile-практики в роздрібній торгівлі

Кейс Varus демонструє, як традиційні IT-практики можуть ефективно застосовуватися в різних галузях, забезпечуючи успішну реалізацію проєктів. Впровадження Agile-підходів дозволило компанії покращити мотивацію співробітників, прискорити реалізацію проєктів та забезпечити контроль над якістю та бюджетом.

Усе частіше стикаюся з тим, що в компаній із широким портфелем проєктів виникають серйозні проблеми з вибором ключового напряму розвитку. Саме в такий період варто переглянути підходи та перебудувати бізнес-процеси.

На прикладі цього кейсу я хочу показати, як використання традиційних для IT-галузі практик допомагає в реалізації проєктів у роздрібній торгівлі.

До мене звернулась Олена Асланова, директор проєктного офісу ТОВ «Омега», частиною якого є Varus — мережа продуктових магазинів.

Проблеми й болі клієнта

Перед компанію постали класичні труднощі: проєкти затягуються та виходять за межі бюджету, співробітники вигоряють та звільняються, а поставленні цілі водночас не виконуються.

Окрім цього були додаткові виклики, які все ускладнювали:

  • в роботі постійно було одночасно безліч проєктів;
  • не було виділених команд для ведення конкретного проєкту;
  • співробітники надавали перевагу операційним завданням, а не проєктним, оскільки швидко втрачали фокус.

Компанія стикнулася з тим, що навіть потенційно крутий проєкт прогоряв, бо процеси всередині компанії були погано налагоджені.

Які рішення ми прийняли

Для розв’язання цих проблем ми вирішили впровадити в традиційні ритейл бізнес-процеси гнучкі Agile-практики, які притаманні більше ІТ-галузі, а не торгівлі.

Насамперед треба було познайомити топменеджерів Varus з Agile-практиками. Для цього ми розділили навчання на два дні.

День 1. Загальний огляд практик. Особливу вагу приділили таким моментам:

  • Чим Аджайл відрізняється від класичних парадигм.
  • Його основні принципи та цінності.
  • Особливості взаємодії в команді.
  • Ролі, події та артефакти у Scrum.
  • Як правильно працювати з клієнтом.
  • Ефективний збір вимог.

День 2. Agile-планування та розроблення. Обговорили такі теми:

  • Гнучке планування або Agile.
  • Техніки оцінювання проєктів.
  • Release та Sprint планування.
  • Метрика продуктивності команди.
  • Робота декількох команд.
  • Правила й патерни взаємодії.

Окрім цього ми склали портфель усіх проєктів компанії, та пропрацювали його:

  • сформулювали зрозумілий і короткий опис для кожного проєкту;
  • визначили критерії важливості: швидкість реалізації, впізнаваність, повернення інвестицій;
  • оцінили проєкти за критеріями важливості та виставили пріоритети;
  • запевнилися, що пріоритети завізовані керівництвом;
  • визначили кількість проєктів, які одночасно можна реалізувати;
  • склали короткий список проєктів, взятих у реалізацію.

Який був результат

Ми вибрали три головних проєкти, серед яких був VarusTo Go. Він здобув пріоритетний розподіл ресурсів, а його менеджери — більше свободи в процесах прийняття рішень.

Подальша реалізація проєкту полягала в аналізі та визначенні вимог, їхнього виконання, тестування, оцінювання результату, перегляду нинішніх вимог та доповненні, якщо потрібно.

Після того, як усі перелічені завдання були виконані, менеджер із командою зробили це:

Розробили план двоетапної реалізації. На першому етапі була зазначена підготовка до відкриття пілотного об’єкта (три місяці), а на другому — тиражування формату зі створенням формат-буку за цим проєктом (десять місяців):

  • сформували критерії приймання кожного етапу;
  • організували прозору звітність;
  • здобуті дані вивели на дошку згоряння в зрозумілій формі.

У кожен етап проєкту впровадили Agile-практики:

  • щотижневі статус-зустрічі з командою верхнього рівня, та щоденні зустрічі з виконавцями завдань;
  • швидке реагування на тимчасові відхилення;
  • щотижневе аналізування чинників негативного впливу на проєкт, та розроблення методів для їхнього запобігання.

Підсумок

Завдяки впровадженню Agile-практик, команда не відчувала напруження та невизначеності. Це сприяло покращенню мотивації співробітників, дало можливість легко вносити зміни та керувати проєктом, а також краще відстежувати якість результату.

У результаті відкриття пілотного об’єкта відбулося за три місяці, а згодом було відкрито ще два. Найголовніше те, що проєкт реалізували в рамках бюджету із допустимими відхиленнями, закладеними в ризиках.

Чому IT-прийом спрацював у рітейл-бізнесі

Насправді все просто. Scrum (Скрам), один з Agile-підходів, який ми використали в цьому випадку, — гнучка методологія, що дає можливість налагодити процеси в будь-якій сфері. Про це говорить навіть її засновник — Джефф Сазерленд.

Звичайно, на початку Скрам призначався для створення програмного забезпечення. Проте автор методології наполягає, що це чудове рішення для будь-якого напряму: ритейл, виробництво, будівництво, освіта тощо.

Такий прийом — чудовий спосіб налагодити бізнес-процеси всередині компанії будь-якої величини, що призведе до досягнення поставленої мети.

1973