Голосовий бот для організаторів івентів

Навряд чи хтось зможе скласти повний посібник із підготовки івентів, тому що на будь-якому етапі може статися все, що завгодно. Головний спікер не встигає приїхати, конференц-зал заливає водою, замість печива для кава-брейку привозять в’ялені томати тощо. Останнім часом ще однією серйозною проблемою став збір гостей — через пандемію квитки продаються набагато гірше, неможливо передбачити, чи посиляться карантинні обмеження.

Контролювати всі процеси особисто одному організатору важко, наймати помічників іноді клопітно, але завжди можна швидко та економно автоматизувати рутину з використанням сучасних технологій. Про своє бачення проблематики в організації івентів та можливості автоматизації деяких процесів розповіла Олена Дишкант, засновниця та СЕО Olenka.ai.

5 найпоширеніших проблем організаторів івентів

В організаторів івентів приблизно однаковий чек-лист:

• визначення формату події та очікуваних результатів від її проведення;
• опрацювання цільової аудиторії;
• розпланування кожного етапу підготовки та проведення;
• бюджетування;
• пошук локації, кейтерингу, партнерів та підрядників, які не дозволять гостям занудьгувати;
• деталізація всіх процесів та сервісів, щоби гості залишилися задоволені;
• розподіл зон відповідальності між усіма залученими до підготовки;
• запрошення учасників;
• проведення самого івента;
• збір зворотного зв’язку;
• аналітика та робота над помилками.

В ідеалі ви продаєте квитки до єдиного, збираєте повну залу задоволених гостей, отримуєте позитивні відгуки та досягаєте бажаної мети. Але насправді на організатора чекає багато перешкод: від недооцінки часу виконання певних завдань та зміни концепції до необхідності терміново переходити до «плану Б», якого часто просто немає. Перелік можливих проблем досить великий, але до критичних можна віднести ці 5.

Перевищення бюджету на залучення аудиторії

Досвідчені організатори івентів під час бюджетування завжди закладають невеликий «люфт» для того, щоби швидко розв’язувати можливі проблеми. Наприклад, буває, що потрібно терміново змінити відповідального за фудкорт підрядника та зробити передоплату до того, як попередній поверне гроші. Або запросити на вебінар «дорожчого» спікера.

Часто додаткові витрати виникають на етапі просування заходу. Припустимо, організатор запускає рекламу в соціальних мережах, e-mail розсилку за своєю базою клієнтів, розміщує публікації на своєму сайті та партнерські чи рекламні статті в ЗМІ. Але цільова аудиторія може не побачити рекламу через неправильне таргетування, листи іноді потрапляють до спаму, а статті залишаються непоміченими.

«Через неефективну комунікацію організатори витрачають на просування більше, ніж потрібно. Цього можна уникнути, якщо використовувати канали з максимальними охопленнями. У голосового бота, наприклад, охоплення досягає 90 %», — говорить Олена.

Нестача часу

Завжди є ризик того, що щось піде не за графіком. Наприклад, sms-повідомлення «затримається» і прийде посеред ночі, розлютивши абонента. Або поліграфія запізно надрукує запрошення, які ви просто не встигнете доставити адресатам.

Недостатнє залучення аудиторії

У середньому від першого знайомства з продуктом (у нашому випадку — коли людина бачить рекламу івента) до придбання квитка клієнту потрібно 5–7 контактів із продавцем.

Коли контактів лише кілька десятків, організатори івентів цілком можуть працювати з кожним із них особисто. Але якщо йдеться про сотні або тисячі, зручним рішенням може стати саме автоматизація. Частково її можна реалізувати у воронці продажів.

Наприклад, робот може зробити перший дзвінок — ознайомити клієнта з продуктом. З гарячими лідами менеджерам краще працювати особисто. Але деякі рутинні завдання після особистого контакту можна делегувати роботу. Це — дзвінок-нагадування про захід, голосова розсилка з додатковою корисною інформацією, збір зворотного зв’язку. Тобто щонайменше 3 контакти відпрацює розумний бот.

Низька відвідуваність

Буває так, що клієнти цікавляться та реєструються, але подія вже завтра, а половина квитків ще не розпродана. Або ви очікуєте, що безкоштовний вебінар відвідає 50 осіб, а їх виявляється 5. Це також одна з проблем організації: ви не переконали, не нагадали, не запропонували додаткові вигоди тощо.

Відсутність зворотного зв’язку

Іноді для того, щоби подякувати гостям за відвідини та зібрати після івента зворотний зв’язок, немає ні часу, ні грошей. Але цей простий прояв уваги зробить клієнтів лояльнішими, а вам дасть цінні інсайти: що покращити і в якому напрямку рухатися далі.

Усі ці проблеми можна розв’язати за допомогою розумного робота для автоматичного обдзвону. Досі багато організаторів івентів вважають, що це дорого, неефективно та довго. Але чи це так дійсно?

Чому голосовий бот у плануванні івента — хороша ідея

«Голосова розсилка — це не щось на зразок спаму. Це — інструмент підвищення продуктивності та скорочення витрат на процеси, у яких безпосередня участь людини не потрібна», — пояснює Олена Дишкант.

Голосовий бот працює на базі штучного інтелекту та технологій розпізнавання природної мови й машинного навчання. Він телефонує абоненту та спілкується з ним за скриптом, ніби досвідчений менеджер. Бот розуміє намір клієнта та прогнозує його наступний крок, тоді як людина не завжди може це зробити. Як це використовувати в підготовці до івенту?

Актуалізуйте бази та працюйте тільки з цільовими клієнтами

Телефонне спілкування — найшвидший спосіб отримати потрібну інформацію. А висока пропускна спроможність — те, чим програми обдзвону вигідно відрізняються від менеджерів із продажу та операторів колцентрів. Тому голосових роботів можна використовувати для актуалізації застарілих або обдзвону холодних клієнтських баз.

Сучасний голосовий бот може за годину опрацювати до 20 000 контактів. Оператор колцентру за такий самий проміжок часу встигає переговорити всього з 8–10 клієнтами. З роботом ви вже в день розсилки отримаєте структуровану базу: гарячі ліди, зацікавлені на перспективу й ті, чиї контакти слід видалити.

Заощаджуйте на телефонії та послугах колцентрів

Багатоканальна IP-телефонія та точність у дотриманні сценарію діалогу знижують вартість дзвінка в 3–4 рази. Моделювання розмови за допомогою скрипта та здатність розпізнавати наміри гарантують те, що робот розмовлятиме з абонентом рівно стільки, скільки потрібно для отримання результату.

Підвищуйте конверсію навіть вдалих скриптів

Українці відповідають на телефонні дзвінки практично у 90 % випадків, тобто у голосових розсилок найвищий показник охоплення з-поміж аналогічних каналів комунікації. А що більше охоплення, то більше гарячих лідів ви отримуєте.

Зростання конверсії на 30–37 % забезпечує й те, що скрипти обов’язково тестуються. Зазвичай пишеться 2 або більше варіантів і запускається тестовий обдзвін, після чого здійснюється основна розсилка за конверсійним сценарієм.

Збирайте зворотний зв’язок та дані для аналізу

Після завершення події можна запустити голосову розсилку для тих, хто її відвідав. Розумний робот подякує їм за присутність, поцікавиться враженнями від Івента, зафіксує всі пропозиції, скарги, очікування від майбутніх заходів.

Алгоритми програми обдзвону відсортують фідбеки клієнтів відповідно до їхніх намірів. Тобто ви отримаєте готові переліки людей, об’єднаних певною думкою чи проблемою, щоби працювати з ними далі вже більш персоналізовано.

Як залучити робота до організації івента

Для голосового робота можна написати будь-який скрипт залежно від мети кампанії. Її підготовка триває від кількох днів до тижня. Цей час потрібний для того, щоби вивчити проблематику та аудиторію, написати, озвучити, протестувати скрипт та здійснити сам обдзвін. У результаті кампанії замовник отримує структуровані дані для аналізу та якісно сегментовану базу. Отже, які процеси візьме на себе голосовий робот у підготовці до івенту?

Актуалізація бази контактів. Запустіть автообзвін, щоби відокремити цільових клієнтів від нецільових та оновити інформацію про них: номери телефонів та адреси, рід занять, уподобання, сімейний стан, потреби та побажання. Так ви отримаєте базу потенційно лояльних клієнтів та не витратите гроші на рекламу для тих, кому вона не цікава.

Інформування про івент та продаж квитків. Такі розсилки бажано запускати за 1–2 тижні до події. Голосовий робот зателефонує потенційним відвідувачам, розповість про подію та відповість на типові питання. А перелік гарячих лідів передасть безпосередньо менеджеру з продажів.

Нагадування та надання додаткової інформації. Отже, івент уже за день-два. Розумний бот зателефонує всім, хто зареєструвався, і поцікавиться, чи планують вони відвідати захід. Якщо потрібно, до скрипту можна додати довідкову інформацію: готелі, ресторани, паркувальні майданчики поблизу місця проведення, схеми проїзду, корисні поради тощо.

Збір зворотного зв’язку. Через 1–2 дні після івента голосовий робот швидко обдзвонить присутніх: подякує за участь, збере зворотний зв’язок, розповість про майбутні заходи, запропонує персональні бонуси.

Голосовий робот — це недорога в порівнянні з аналогами та продуктивна технологія для ефективної комунікації з великою клієнтською базою. Розмовний штучний інтелект можна використовувати для планування та проведення івентів будь-якого типу незалежно від галузі. Організація автообдзвону не забирає багато часу, а фіксована вартість дзвінка дозволяє бюджетувати голосові розсилки на кілька кварталів уперед.

Чому штучний інтелект важливий для івент-індустрії? Тому, що голосові роботи розуміють клієнтів та середовище, у якому вони звикли спілкуватися, а завдяки скриптам програми для автообдзвонів бувають навіть кращими комунікаторами, ніж професійні продавці. Завдяки їм організатори зможуть краще зрозуміти свою аудиторію та уникнути більшості помилок у плануванні заходів.