Технічне завдання, що зрозуміє кожен: 5 порад

Робота в команді або із запитом замовника — це завжди про комунікацію. Але інколи домовленості не виправдовуються, а результат виходить зовсім іншим: не той колір та шрифт, а тон комунікації варто повністю змінити… Знайомо? Щоб уникнути таких непорозумінь та конфліктних ситуацій, для більшості завдань та послуг варто прописувати технічне завдання.

ТЗ — це певний перелік вимог замовника щодо проєкту, який створює рамки для виконавця, описує побажання та очікування, а значить, є ключовим фактором успіху.

infocus.assist — сервіс професійних асистентів, який щодня виконує десятки завдань у сферах SMM, PR та Sales. Всі вони потребують ТЗ, тому асисти, як ніхто, знають про основи та можливі помилки. У цій статті ми поділимося порадами щодо формування завдання та розкажемо, як неправильне ТЗ може суттєво вплинути на ефективність роботи. Летс старт! 

Чіткий дедлайн — ключовий елемент успішного виконання завдань

Деякі замовники ігнорують таку просту, але вкрай важливу частину ТЗ. Адже чіткі терміни виконання роботи впливають на успішність та ефективність проєктів.

Порада: Забезпечте реалістичні та гнучкі дедлайни для високої якості виконання завдань, уникайте зайвого тиску на виконавців.

Підказки:

• Плануйте дедлайн на 1 день раніше, щоб врахувати непередбачені обставини та гарантувати вчасне завершення проєкту.
• Оберіть час проміжної перевірки результату, під час якої ви переконаєтеся, що виконавець робить все правильно.
• Ніколи не ставте довгостроковий дедлайн. Якщо завдання невелике, поставте дедлайн ближче, а якщо велике — розбийте його на кілька етапів.

Враховуйте рівень досвіду спеціаліста

Чим менше досвіду у спеціаліста, тим детальніше мають бути описані ТЗ. Для джуніорів важливо надати розгорнуту інструкцію. Але сеньйору зайві вказівки можуть тільки заважати: рівня його досвіду має бути достатньо для того, щоб зробити власний професійний вклад у завдання.

Особливо важливо ретельно пояснювати завдання новим працівникам. Такі ТЗ мають бути розгорнутими, містити додаткові документи чи посилання, а також контакти людей, які можуть відповісти на запитання чи допомогти розвʼязати певну проблему.

Пишіть ТЗ у позитивній та підтримувальній манері

Не важливо, чи ви ставите завдання для члена своєї команди, чи для стороннього виконавця, намагайтеся зробити це якомога ввічливіше та позитивніше. У такий спосіб ви створите потрібну атмосферу для роботи. Не забувайте про «будь ласка», дякуйте за зусилля, а також не полініться запитати, чи все зрозуміло.

Якщо даєте правки щодо результату по ТЗ, сформулюйте їх так, щоб стимулювати виконавця до роботи із задоволенням, навіть якщо він натрапляє на труднощі. Такий тон допоможе підтримувати якісну позитивну взаємодію.

Створіть шаблон для технічного завдання

Під час роботи команда постійно ставить одне одному ТЗ. В такому випадку доцільніше буде створити спільний шаблон. Це допоможе не тільки зекономити час для постановки завдання, але й уникнути непорозумінь.

Розгляньмо приклад шаблону для завдання з написання статті.

Назва завдання: Стаття про wow-сервіс.

Опис завдання: Привіт. Напиши, будь ласка, статтю про wow-сервіс, яку ми опублікуємо на нашому сайті (посилання).

В ній важливо надати поради щодо впровадження крутого сервісу, показати кейси нашої компанії.

Об’єм: від 5000 знаків без пробілів.

Додатковий контекст: Дізнатися більше на тему та знайти наші кейси тобі допоможе X працівник.

В infocus.assist також є список наперед заготовлених питань до різних можливих видів завдань. Перед початком роботи над запитом асист обов’язково ставить їх клієнту, щоб максимально чітко зрозуміти очікування.

Додаткові матеріали:

Бачила цікаву статистику по цій темі ось тут (посилання).

Також ми писали раніше ось такий матеріал на дотичну тему.

Сподіваюся, буде корисно!

Дата проміжної перевірки результату: 08.01.2024.

Дедлайн: 4 дні (10.01.2024).

Прикладів багато не буває

Щоб допомогти виконавцю краще зрозуміти ваші вимоги, надайте йому референси.

Наприклад, якщо ви хочете, щоб сайт був адаптивним для мобільних пристроїв, наведіть конкретний приклад того, як він має виглядати на мобільному телефоні. Поділіться посиланнями, скрінами, попередніми роботами або будь-чим іншим, що може допомогти.

Ось вам кейс на цю тему: користувач попросив підібрати українські стартапи у галузі квітів з 2020 року. Асисти запитали про конкретні приклади. Виявилося, що його цікавлять флористичні бізнеси та мережі, які відкрилися після 2020 року і стали успішними. Без уточнення запит міг би бути виконаний неякісно.

Підсумок

Отже, якісно прописане ТЗ є важливим аспектом під час ознайомлення з майбутнім завданням. Це конкретизує обсяг роботи та дає точну інформацію щодо його виконання.

Не бійтеся витратити час на деталі, не шкодуйте його і на перевірку свого ТЗ перед тим, як відправити все виконавцю. Адже краще довше та якісніше формулювати завдання, ніж змарнувати свої кошти та нерви на виконавця й отримати результат, який не відповідає очікуванням.