Навіщо і як проводять аудити проєктів, що отримують грант

Цей матеріал створено в межах безкоштовного онлайн-курсу «Європейські гранти для культурних та креативних проєктів» від рамкової програми Європейського Союзу «Креативна Європа» та освітньої платформи Креативна Практика.

Протягом реалізації проєкту, представники «Креативної Європи» спостерігатимуть за його перебігом, а в кінці вам потрібно буде надати звіт. Але для перевірки великих довгострокових проєктів додатково залучають аудиторські компанії. Це забезпечує більшу об'єктивність звіту.

За правилами «Креативної Європи» аудит є обов'язковим для проєктів, які отримали грант понад 60 000 євро. Тому якщо ви отримуєте великий грант, вам необхідно заздалегідь подбати про аудит: знайти компанію, яка його проведе, і побудувати свою роботу та документообіг так, щоб аудиторський висновок був позитивним.

Хто може проводити аудит

«Креативна Європа» не ставить особливих вимог до аудитора: це може бути як закордонна компанія, так і українська. Єдина умова — ця компанія повинна мати ліцензію на роботу у країні заявника.

Пам'ятайте, що аудиторський висновок, так само як і всі інші документи, має бути складено англійською мовою.

Як підготуватися до аудиту

Щоб аудиторська компанія змогла підготувати свій висновок, потрібно буде надати їй всі договори, рахунки, акти та інші документи, пов’язані з виконанням проєкту. Якщо проєкт триває кілька років, таких документів набереться багато, тому важливо з самого початку організувати їх облік і зберігання так, щоб в них було легко розібратися.

Майте на увазі, що за правилами «Креативної Європи» грантоотримувачі зобов'язані зберігати всі оригінали документів, особливо бухгалтерські та податкові записи, а також докази оплати та банківські виписки. Для проєктів, які отримали грант понад 60 000 євро, термін зберігання становить 5 років. Для проєктів, які отримали менше ніж 60 000 євро, цей термін може бути зменшений до 3 років.

Сам аудит зазвичай займає небагато часу, хоча, звісно, все залежить від проєкту. Якщо у вас невеликий проєкт і чітко організований документообіг, можна вкластися навіть в один тиждень. У разі великих і складних проєктів може знадобитися близько місяця.

Вартість послуг аудитора також залежить від складності проєкту. Однак майте на увазі, що цю суму можна покрити коштом гранту. Тому якщо ви заздалегідь оціните обсяг витрат і включите їх до бюджету, цю суму ви зможете компенсувати.

Що далі

Якщо ви отримали грант «Креативної Європи», це вже само собою означає, що ви здатні довести проєкт до кінця і у вас вірять. Але про всяк випадок треба знати й про те, що буде, якщо ви не зможете виконати свої зобов'язання. Про це ми поговоримо в наступній статті.