Робота з агентством — це співпраця: як найняти івентора і не схибити
Коли компанії вирішують скористатися послугами івент-агентства, вони часто вдаються до крайнощів: «я плачу гроші, отже, все інше вирішать і зроблять за мене» або «я плачу гроші, отже, все зроблять так, як я хочу». Що хибного у цих уявленнях про роботу з агентством, пояснює Олексій Куликов, керуючий партнер івент-агентства ANT@HILL.
Міфи про роботу з агенцією
У кожної агенції є успішні і, навпаки, неприємні історії взаємодії у трикутнику «клієнт/агенція/підрядник». За довгі роки своєї роботи я стикався з абсолютно абсурдними уявленнями клієнтів про таку співпрацю.
«Агенція, як і будівельники, обов'язково вас обдурить».
«Агенція — це мої руки: зробить усе, що я захочу».
«Усе буде на моїх умовах: постоплата 120 днів, комісія 3% і виберу лише після тендера з 30 агенцій».
«Ціна послуг агенції має падати з кожним роком. Інфляція? Ні, не чув».
«Бриф віддамо минулорічний. Нехай підкинуть ідеї, а ми потім виберемо найкращі та все зробимо самі».
«Я плачу гроші й спрощувати завдання агенції не буду. Нехай самі здогадаються про наші процедури та залучать максимум ресурсів».
Додайте до всього зазначеного абсолютно відірвані від реальності уявлення про дедлайни та правки.
Історії про «синергію результату», успішну взаємну співпрацю, рівноцінний внесок у спільну справу — теж занадто. Ще з часів «батька економіки» Адама Сміта відомо, що головний двигун усіх учасників процесу — бажання отримати максимальну вигоду. І успішний проєкт у портфоліо також є однією з таких вигод. Тож поговоримо про те, як досягти балансу в цих взаєминах клієнта, агентства та підрядника.
«Клієнт/агенція/підрядник»: тріумвірат, любовний трикутник чи Лебідь, Рак та Щука?
Чому часто відбувається так, що тріо «клієнт + агенція + підрядник», яке мало б одностайно працювати на спільну справу, часом більше нагадує персонажів із байки Крилова, в яких хура (а точніше проєкт) і досі там?
Почнімо з того, що і клієнт, і агенція, і підрядник — це не абстрактні компанії зі своїм штатом співробітників, а конкретні люди. Зі своїми психотипами, бажаннями та зонами відповідальності. І всі вони мають різні цілі.
Сторона 1: клієнт
Особисті цілі людини, яка представляє сторону клієнта, — кар'єрне зростання, визнання, похвала. Оскільки гроші витрачає компанія, то на першому плані все ж таки виступає особиста вигода та доказ власної ефективності в очах інших.
Бізнес-цілі компанії-клієнта при цьому — відчутний ефект від події. Оскільки в подібних проєктів відсутній прямий зв'язок із майбутніми доходами, мова здебільшого про незмірні показники.
Сторона 2: агенція
Особисті цілі представника агенції аналогічні — кар'єрне зростання, визнання, похвала. На плечі менеджера агенції лягає важкий тягар свого роду арбітра. Якщо він підтримає клієнта, то налаштує проти себе підрядників. Якщо займе позицію підрядників, то з ним відмовиться працювати клієнт. Якщо ж дотримуватиметься своєї власної позиції, може лишитися і без клієнтів, і без підрядників.
Бізнес-цілі агенції цілком зрозумілі — заробіток та подальші замовлення.
Сторона 3: підрядник
Особисті цілі нічим не відрізняються від цілей представника компанії та агенції. Відмінність між ними лише в тому, що серед підрядників більше представників малого бізнесу, і як наслідок — у взаємодії з ними бюрократії менше.
Бізнес-цілі підрядника — заробіток. Однак складно сказати, хто є головним «клієнтом» для підрядника — агенція чи компанія-замовник. З одного боку, агенція, яка його наймає. Але з іншого — через тендерну плинність наступного разу агенція може бути вже іншою, а ось компанія-замовник — незмінною.
Як бачите, всі учасники процесу тісно пов'язані та залежать одне від одного. І поки ці Лебідь, Рак і Щука не порозуміються, їхня хура не зрушить.
Поради клієнтам, агентству та підряднику
Є одна універсальна порада, яку можна дати всім учасникам процесу: щоб усе вийшло добре, роби свою частину роботи максимально якісно та вимагай від інших того самого. При цьому поважай думку іншої сторони та в міру сил шукай компроміс. Адже, як не крути, маєте одну мету — зробити цей проєкт. Кожен із вас має свою частину обов'язків, яку потрібно виконати.
Обов'язки клієнта — ставити максимально зрозумілі завдання та конструктивно давати фідбек на запропоновані рішення, контролювати власні дедлайни та дедлайни агенції.
Обов'язки агенції — підбирати найефективніші рішення та контролювати їх виконання, уточнювати непорозуміння, чесно повідомляти про можливі ризики та надавати рекомендації.
Обов'язки підрядника — виконувати всі домовленості, чесно говорити про ризики та надавати рекомендації.
І зауважте, що всі ці обов'язки та права, як правило, прописані в шаблонних договорах між юридичними особами, вони гранично прості й зрозумілі, але практика завжди вносить свої корективи. Можливо, наша країна просто любить нестатутні стосунки або має давню звичку недолюблювати закон, а статут, як, власне, і договір, можна завжди трактувати по-різному.
Пам'ятайте: якщо будь-яка сторона дасть збій, то проєкт зупиниться.
Замість висновків
Наймаючи івенторів та підрядників, роботу з ними важливо сприймати саме як співпрацю та поважати їхню експертність. Ви краще знаєте свій колектив, а івентори — як робити заходи. Ці знання потрібно поєднати для крутого результату.