Штучний інтелект як інструмент операційного менеджера: не боятись, а інтегрувати

У цій професії я дев’ятий рік. За цей час я бачила компанії, які виростали з хаосу, команди, які падали через відсутність системи, і керівників, які мріяли про спокій, але щоранку прокидались у новій пожежі. І всюди поруч був хтось, хто намагався тримати ці процеси в купі — операційний менеджер.

Останній рік додав до нашої роботи ще одну змінну — штучний інтелект. І разом з ним — типову трійку реакцій:

Страх: “він нас замінить”.

Скепсис: “це для айтішників”.

Спокуса: “може, хоч щось зробить за мене”.

Моя позиція проста: ШІ — не загроза. Це можливість. Але тільки для тих, хто готовий переосмислити власну роль.

Не “робот усе зробить”, а “частину роботи зроблю не я”

Операційний менеджмент — це не лише про те, щоб “все працювало”. Це про мислення, системність і про вміння тримати процес навіть тоді, коли всі інші вже втомились. Але правда в тому, що 30–50% нашого часу йде не на прийняття рішень, а на повторювану ручну роботу: листи, уточнення, нагадування, короткі зведення, переписування однієї й тієї ж інформації з чату в таблицю.

Це той пласт завдань, який ШІ сьогодні здатен брати на себе. І з кожним місяцем — точніше, швидше, ефективніше.

Як я використовую ШІ в щоденній операційній роботі?

Не в теорії — на практиці.

1. Листування

Коли я пишу лист клієнту чи партнеру, я більше не відкриваю 10 старих шаблонів. Я даю вхідні дані ChatGPT — і отримую 2–3 варіанти з різним тоном: офіційно, м’яко, чітко. Я не копіюю це без змін. Але я починаю не з порожнього екрану. І це економить щонайменше 10 хвилин на кожен лист.

2. Текст із голосу

Усі ми отримували від керівника аудіо на 4 хвилини з фразами типу “ну ти зрозумій по-своєму”. Я звикла транскрибувати це вручну. Тепер я просто завантажую в Otter.ai, отримую текст — і далі передаю GPT: “Виділи ключові завдання. Склади перелік.”

І я працюю вже з результатом.

3. Структура для презентацій і планів

Коли є ідея, але немає структури, я звертаюсь до GPT як до умовного “асистента-помічника”. Він не мислить за мене, але допомагає сформувати каркас. Потім я додаю зміст, емоцію, нюанси. Це не готове рішення, але це вже не з нуля.

Чого GPT точно не зробить — і добре, що не зробить?

Він не відчуває напругу в команді, коли хтось мовчить уже третій тиждень.

Він не пояснить керівнику, що задача не в “поганому результаті”, а в тому, що в команді відсутнє розуміння пріоритетів.

Операційний менеджер — це не просто про процес. Це про сприйняття бізнесу як живої системи. І поки у вас є це відчуття, вашої ролі не замінити.

Як інтегрувати ШІ без ілюзій і без страху?

Я не раджу бігти підключати всі платформи одразу. Раджу почати з одного запитання:

“Яке завдання у моїй роботі мене дратує своєю повторюваністю?”

Після цього — протестувати. Наприклад:

Написати листа в ChatGPT, перевірити, наскільки це зекономило час.

Дати GPT складну інструкцію — і подивитись, чи зрозуміє.

Запропонувати йому структурувати задачі після наради.

Кожен з цих експериментів — це точка входу. Не більше. Але вже з цього починається зміна підходу.

Висновки:

ШІ не візьме на себе відповідальність.

Не поговорить з керівником, коли той нервує.

Не відчує момент, коли краще мовчати, ніж сказати “я ж писала вчора”.

Але він зніме з вас 30% механіки. І цей час можна витратити на:

роботу з командою,

проєктне планування,

передбачення ризиків,

підготовку до масштабування.

Якщо не брати на себе ці зони — їх хтось забере. Або автоматизація, або інший фахівець, який не боїться працювати з новими інструментами.

Я обираю не боятись. Я обираю використовувати. І вам раджу те саме.