Як створювалася система яка допомогла автоматизувати 90% роботи

Велика кількість готових рішень з широким функціоналом може не задовольняти всіх потреб великої компанії для планування ресурсів. Саме тому ми розробили нове програмне забезпечення з нуля. Розгляньмо як розробляється новий продукт з нуля та чому потрібно залучати майже 30 спеціалістів у проєкт.

Про клієнта

До компанії CodeIT звернулась компанія родом з США. Компанія клієнта налічує більше ніж 17 000 співробітників, якими потрібно ефективно керувати за допомогою цифрових рішень.

Клієнт шукав спеціалістів, які можуть надати кваліфіковану ІТ експертизу та виділити необхідну кількість розробників для того, щоб втілити проєкт в життя.

Наша задача

Від спеціалістів CodeIT вимагалось доповнити команду клієнта та розробити для того, щоб розробити нове програмне забезпечення. Клієнт надав початкові розробки та проєктну документацію.

Задача компанії полягала в тому, щоб знайти найкраще рішення, виділити необхідну кількість розробників та інших спеціалістів, та розробити веб додаток з унікальним функціоналом, який охоплює:

  • моніторинг доступних у компанії ресурсів;
  • управління наявних ресурсів;
  • планування роботи;
  • детальна аналітика;
  • створення рахунків-фактур;
  • автоматичне створення документів;
  • інтеграція з іншими продуктами.

Розробка рішення

Проєкт розпочався з асигнування декількох розробників для того, щоб доповнити наявну команду на стороні клієнта.

Після того як клієнт побачив реальну потребу у великій кількості розробників для швидкого розроблення нового продукту, CodeIT була наймана як досвідчений партнер для розробки необхідного веб додатка.

Процес розробки програмного забезпечення містив багато етапів, які наведені нижче.

1. Аналіз проєктної документації

Команда спеціалістів проаналізувала вимоги до проєкту, для того, щоб уникнути неочікуваних проблем під час розробки рішення.

Основні проблеми, які були виділенні при аналізі технічної документації були наступні:

  • Інформація, яка збиралась з різних ресурсів була перемішана і не структурована.
  • Зміни у документах зроблені різними працівниками не фіксуються.
  • Ризик втрати даних або внесення випадкових змін через брак контролю.

Командою CodeIT були запропоновані наступні рішення для того, щоб покращити продукт:

  • Синхронізація з CRM програмами, які використовує компанія, для того, щоб записи автоматично створювалися та змінювалися.
  • Функціонал, який дозволяє менеджерам фіксувати зміни в документах, зроблені працівниками.
  • Усі документи зберігаються у надійному хмарному сховищі. Доступ до певних документів обмежений та може бути змінений тільки визначеними користувачами.

2. Розробка рішень

Для створення повністю робочого веб додатка, було залучено 16 розробників з експертизою у використанні різних технологій. Командою та процесами керував окремо виділений менеджер проєкту.

Розгляньмо основний функціонал, який був розроблений.

Дашборд. Головний екран збирає всю необхідну інформацію та основні метрики. Користувачі можуть швидко перевірити інформацію про наявні ресурси, бюджет виділений для активних проєктів, нові запити, що потребують оцінки, та інше. Завдяки використанню технології progressive web application (PWA), дані на дашборді оновлюються автоматично в режимі реального часу.

Створення рахунків-фактур. Візуальний інтерфейс дозволяє автоматично створювати рахунки-фактури. Користувачі можуть вибирати витрачені ресурси. Система проводить розрахунки та генерує нові документи.

Швидке створення документів. Користувачі можуть створювати шаблони документів, які можуть бути використані для того, щоб швидко створювати нові документи. Також, користувачі можуть створювати багато схожих документів гуртом.

Затвердження нових документів. Усі створені документи та рахунки фактури мають бути затвердженні відповідальними менеджерами. Запити на затвердження можуть бути виконані в один клік.

Автоматичний контроль. Система автоматично відстежує всі зміни. Якщо певні метрики досягають нижче визначених значень, відповідальні менеджери отримують оповіщення.

Управління ресурсами. Система дозволяє централізовано керувати наявними людськими ресурсами. Користувачі можуть швидко знаходити необхідних спеціалістів використовуючи матрицю навичок та виділяти необхідну кількість ресурсів для проєкту.

Моніторинг та планування. Користувачі можуть у режимі реального часу моніторити наявні ресурси та проєкти до яких вони залучені. Вся інформація про ресурси зберігається у хмарному сервері та аналізується. Дані використовуються для того, щоб автоматично генерувати звіти та формувати прогнози.

Інтеграція з CRM системами. Система може бути інтегрована з двома найбільш популярними CRM системами (SalesForce та Microsoft) для того, щоб створювати автоматичні системи планування ресурсів.

3. Тестування

Ми виділили команду інженерів для тестування всіх розроблених функцій. Фахівці провели автоматизоване та ручне тестування. Наші спеціалісти документували всі виявлені помилки та передавали звіти розробникам програмного забезпечення, які потім виправляли всі виявлені проблеми.

4. Реліз

Ми налаштували хмарний сервер відповідно до всіх технічних характеристик і випустили додаток з усім розробленим функціоналом.

5. Підтримка після завершення проєкту

Для того, щоб швидко інтегрувати нову систему, потрібно навчити працівників користуватись нею. Команда підтримки, залучена до проєкту відповідальна за два основних напрямки:

  • Тренування працівників для того, щоб допомогти новим користувачам опанувати нову систему.
  • Підтримка користувачів у яких виникають питання або технічні проблеми. Також спеціалісти підтримки залучені до збирання зворотного зв'язку для того, щоб покращити продукт.

Результат

Наша компанія була залучена на самому початку проєкт. Загалом, до розробки було залучено 28 спеціалістів з різними навичками.

Розроблений веб додаток дозволяє автоматизувати велику кількість процесів. За допомогою даної системи, автоматизація деяких процесів досягає 90%.

Наразі, наша команда займається підтримкою додатка, клієнтів, та користувачів.

Відгук клієнта

CodeIT бездоганно інтегрований із внутрішньою командою, постійно вдосконалює їхні процеси управління, та оперативно розв'язували будь-які проблеми. Їх технічний досвід і віддана трудова етика зробили їх цінним та надійним партнером.
2075