Як штучний інтелект змінює закупівлі: досвід команди SmartTender

Ще десять років тому українські закупівлі вимагали багато часу й зусиль: папери, ручні перевірки, нескінченні таблиці Excel. Саме в цій реальності у 2013 році з’явився SmartTender — платформа, яка зробила тендери прозорими та зручними. Сьогодні компанія стоїть на вістрі технологій і впроваджує штучний інтелект у процеси закупівель.

SmartTender — офіційний акредитований майданчик систем Prozorro та Prozorro.Продажі, а також одна з найбільших платформ для комерційних закупівель в Україні. З 2013 року компанія об’єднала понад 110 000 клієнтів, на платформі щодня відбувається понад 10 000 закупівель.

SmartTender розвиває власну систему електронного документообігу Signy та першим серед майданчиків впровадив штучний інтелект у Prozorro-закупівлі — інструмент SmartCheck AI, який автоматизує перевірку документації та прискорює процес участі в тендерах.

Від ідеї до AI-рішень

У 2023 році SmartTender став першим в Україні майданчиком, який застосував інструменти на базі AI у сфері державних закупівель.

Ідея виникла після чергового запиту клієнтів: «Може, є спосіб автоматизувати перевірку документів?» — і так народився SmartCheck AI.

Було кілька ітерацій проєкту: доводилося повністю змінювати підходи, і лише на третій раз модель показала потрібну точність результатів. Ми з командою годинами крутили налаштування, а зміни так і не відбувалися», — згадує Олександр Очкасов, AI Solutions Architect IT-Enterprise та SmartTender.

Через пів року рішення запрацювало: система виконує роботу, яка раніше займала до восьми годин, лише за кілька хвилин — перевіряє документи, знаходить неточності та формує чернетки пропозицій.

AI, що реально працює

Ще до SmartCheck у компанії з’явився AI-чат-бот Smartik, який консультує учасників торгів Prozorro. А згодом — аналітичний модуль, що об’єднує AI, BI та CRM, аналізуючи конкурентів, ціни, умови договорів і KPI відділу закупівель.

Зараз акцент не просто на проведенні тендеру, а на управлінні закупівлями, на аналітиці ринків та конкурентів. І ми постійно розвиваємося: у нас тільки в комерційному модулі 16 видів різних типів закупівель, також є можливість кастомізації та конструктори, де клієнти самі можуть конфігурувати певні процедури. Зручно, що на нашій платформі максимально зібрано все, що потрібно, аби зайти на ринок закупівель, обрати свою нішу та визначити стратегію», — пояснює Сергій Сагун, СЕО SmartTender.

AI SmartTender уже використовують великі компанії — Yasno, WOG, Епіцентр — щоб обробляти тисячі тендерів на місяць і звільняти час для стратегічних рішень.

AI не замінює людей

«Ми не боїмося технологій, ми намагаємося їх зрозуміти й використовувати для того, щоб покращити досвід наших клієнтів», — каже Сергій Сагун.

Досвід SmartTender підтверджує: AI не забирає робочі місця, а створює нові. Після запуску SmartCheck AI команда зросла вдвічі.

Існують завищені очікування щодо штучного інтелекту, однак ми сприймаємо його як просто висококваліфікованого працівника. А знайдіть хоч одного експерта, який не помиляється. Штучний інтелект працює круто, але повністю прибрати людину з робочих процесів наразі рано. Що більше я вивчаю штучний інтелект, то менше вірю в те, що він повністю замінить людину», — додає Олександр Очкасов.

Світові дослідження підтверджують: майбутнє роботи — це співпраця людини та штучного інтелекту.

За даними PwC, компаніям варто готуватися до гібридної моделі, де AI доповнює людські можливості, а не замінює їх. Ключова роль залишається за людьми — саме вони формують стратегію, ухвалюють рішення і визначають, як штучний інтелект приноситиме користь бізнесу.

Інфраструктура, що забезпечує стабільність

Навіть найкращий AI не працюватиме без надійної інфраструктури.

Щоб гарантувати безперервність, SmartTender розподілив ресурси між кількома датацентрами та хмарами, а стабільність і безпеку сервісів забезпечує партнерство з GigaTrans — лідером телеком-інфраструктури.

Наша інфраструктура організована так, щоб ресурси були розподілені по різних локаціях і складали неоднорідну систему, яка ефективно працює разом. Одна її частина знаходиться в хмарах, інша – в поєднаних між собою датацентрах. Це дозволяє забезпечити відмовостійкість, автоматичне масштабування та безпеку сервісів. Ми бачимо всі логи й метрики в режимі онлайн і можемо миттєво реагувати, гарантуючи стабільну роботу навіть під високими навантаженнями чи загрозами», — розповідає Сергій Панькін, керівник відділу розробки SmartTender.

На базі каналів зв’язку GigaTrans побудовано «хребет» рішення: зарезервовані канали, швидкий доступ до даних, захист від DDoS-атак і масштабованість під будь-яке навантаження.

Майбутнє закупівель — це екосистема

Сьогодні SmartTender — не просто тендерний майданчик, а екосистема технологічних рішень. Тут бізнес може проводити державні й комерційні закупівлі, управляти документами, аналітикою, приватизацією та навіть інтегрувати ERP-рішення.

Наша головна мета – дати користувачам не лише інструмент, а й можливість закривати всі потреби в одному місці», — підсумовує Сергій Сагун.

AI став лише частиною цієї трансформації — інструментом, який звільняє час для стратегічних рішень, інновацій і розвитку.