Як звичайна організація подій у Telegram перетворилася на автоматизацію, яка зекономила десятки годин?
В одному з Telegram-чатів кілька друзів вирішили щотижня ходити в баню. Ідея проста: хто хоче — записується, збираються до 10 людей, далі черга. Але кожного разу хтось має бути тим, хто веде список. А це:
- редагувати повідомлення вручну,
- слідкувати, хто випав і кого додати,
- нагадувати, бо половина забула,
- рахувати, скільки ще вільних місць,
- відповідати на одні й ті самі питання.
Звучить як щось дріб’язкове, але коли ти це робиш щотижня, і група в тебе 100+ користувачів, а тим більше коли в тебе декілька івентів на тиждень — не те що набридає, це пекло. А, головне, марнує купу часу.
Як виглядає типовий хаос під час організації заходу в Telegram?
Ось класичний сценарій:
Хтось пише: «Хто йде в баню в суботу?»
Люди починають відповідати в коментарі, хтось просто ставить +, хтось пише в особисті.
Через 10 хвилин уже незрозуміло, скільки людей записалося і хто точно йде.
Увечері ще хтось випав, але адміністратор вже не пам’ятає, хто був наступний.
У день події частина людей не прийшла, хтось забув, хтось не бачив повідомлення.
Усе це можна було б пережити раз чи два. Але коли це регулярна активність — постійно повторюються одні й ті самі помилки.
Ось так зазвичай виглядає організація події заходу в телеграмі
Стандартне телеграм голосування не рятує
Пробували вирішити це через стандартне голосування — варіант здався зручним, але теж не ідеальним:
не можна обмежити кількість учасників (можуть ставити «+» без обмежень),
немає черги — якщо зайнято, ти не знаєш, чи є сенс взагалі записуватись,
немає автоматичної відправки, треба контролювати вручну,
не можна додати автоматичне нагадування, особливо тим, хто в черзі.
Знову ж, виникло бажання якось структурувати цей безлад.
Коли хаос перетворюється на системну потребу
Через кілька місяців стало зрозуміло: кожна подія, навіть така проста, як «зібратись у баню», має:
- обмежену кількість учасників;
- потребу в черзі (списку очікування);
- бажано — автоматичне нагадування;
- звітність для організатора (хто записаний, хто вийшов, скільки місць вільно);
- автоматичну періодичну відправку.
І це не лише про баню. У чатах з волейболом, поїздками, лекціями — всюди одна і та сама рутина, яку чомусь доводиться робити вручну.
Як виникла ідея?
Спочатку були просто повідомлення— хто записався, кого видалити, кого тегнути, кому нагадати. Потім з’явилася думка: "А якби був бот, який сам це робив?"
Так і з’явився задум — передати всю організаційну рутину боту. Бо якщо подумати:
- Текст з подією та із кнопками «Записатись / Відмінити» може надсилатись автоматично;
- Якщо місце звільнилось — повідомляти всіх черзі, що звільнилось місце;
- Адміністратору важливо мати список, а не згадувати з голови чи шукати по чатіку;
- Учасникам зручно, коли є нагадування і все в одному місці;
- Адміну круто отримувати короткий звіт по кожному івенту.
Це вже була не ідея для «бані» 🙂, а універсальний EaseEventBot для збору учасників на події, зустрічі, тренування, семінари, виступи, поїздки та що завгодно де треба зібрати людей.
Ось так виглядає повідомлення з подією, яку автоматично присилає чат-бот:
Чому ця історія не тільки про бота?
Бо це — історія про системне мислення.
Про те, як речі, які здаються "дрібними", можуть з’їдати години часу, нерви, увагу.
І як тільки ти починаєш задавати собі питання «як зробити це простіше наступного разу?», приходить момент систематизації.
Цей досвід — не лише про організацію подій. Це історія про рутинні процеси, які здаються дрібязковими але на довгих дистанціях це години, а то і тижні.
Це як атомні звички вони маленькі але впливають на ваше життя суттєво так і з цими рутинними процессами вони маленькі але зїдають купу часу.
А наша місія в botera.top це звільнити людину від рутини через автоматизацію😎